Buchhaltung im Coiffeursalon in der Schweiz: Milchbüechli, Kassabuch und Belege zehn Jahre

Die kurze Antwort zuerst: Ein Coiffeursalon in der Schweiz, der als Einzelfirma geführt wird und im letzten Geschäftsjahr weniger als CHF 500'000 Umsatz gemacht hat, darf eine vereinfachte Buchhaltung führen, die sogenannte Milchbüechli-Rechnung: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage. Eine GmbH oder AG muss immer doppelt Buch führen, mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Beide müssen Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren, und bei beiden schaut die Steuerverwaltung zuerst auf das Kassabuch, denn ein Salon ist ein Bargeldbetrieb. Wer sein Kassabuch nachträglich zusammenschreibt, riskiert, dass die ganze Buchhaltung zurückgewiesen und das Einkommen nach Ermessen geschätzt wird.

Dieser Leitfaden gilt für Coiffeursalons in der Schweiz, mit Blick auf die Deutschschweiz, und stützt sich auf das Obligationenrecht, die Geschäftsbücherverordnung, die Merkblätter der Kantone Aargau und Thurgau sowie die Publikationen von ESTV und AHV, alle am 31. Oktober 2026 geprüft. In Deutschland gelten andere Regeln (EÜR, GoBD, Gebührenordnung der Steuerberater), nachzulesen im Beitrag zum Steuerberater für den Friseursalon; in Österreich wieder andere (Registrierkassenpflicht, Pauschalierungen), siehe Steuerberater und Buchhaltung für den Friseursalon in Österreich. Nichts davon lässt sich auf die Schweiz übertragen.

Zur Transparenz: Dieser Blog gehört zu ViteUneCoupe, einer kostenlosen Terminsoftware für Coiffeursalons ohne Provision, die auch in der Schweiz genutzt wird. Buchhaltung ist nicht unser Fach, und ViteUneCoupe ist weder Kasse noch Buchhaltungsprogramm; Ihre Treuhänderin bleibt die richtige Ansprechperson für Ihren Fall. Die Frage, wie viel Buchhaltung ein Salon wirklich braucht, kommt bei Schweizer Inhaberinnen aber so oft, dass sie einen eigenen Beitrag verdient.

Welche Buchhaltung das Gesetz von Ihrem Coiffeursalon verlangt

Seit der Revision des Rechnungslegungsrechts von 2013 hängt die Buchführungspflicht nicht mehr vom Handelsregistereintrag ab, sondern vom Umsatz und von der Rechtsform. Massgebend ist Artikel 957 des Obligationenrechts.

Unter CHF 500'000: die Milchbüechli-Rechnung

Nach Art. 957 Abs. 2 OR müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften «mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr» lediglich «über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen. Das ist die Milchbüechli-Rechnung, auch Milchbüchlein- oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt. Sie kennt kein Soll und Haben, keine Abgrenzungen, keine Bilanz: Jede Einnahme und jede Ausgabe wird einmal erfasst, am Tag des Geldflusses, dazu einmal im Jahr eine Aufstellung des Geschäftsvermögens.

Vereinfacht heisst aber nicht formlos. Nach Art. 957 Abs. 3 OR gelten «die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss», also die Liste aus Art. 957a Abs. 2: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, ein Beleg für jede Buchung, Klarheit, Zweckmässigkeit, Nachprüfbarkeit. Das Kantonale Steueramt Aargau bringt es in seinen Hinweisen zur Buchführungspflicht auf den Punkt: Auch die vereinfachte Buchführung soll «die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte (wie beispielsweise die Steuerbehörde) ein zuverlässiges Urteil bilden können». Der Umsatz des letzten Geschäftsjahres entscheidet: Ein Salon, der 2025 mit CHF 480'000 abgeschlossen hat, bleibt 2026 beim Milchbüechli; wer CHF 500'000 erreicht, führt ab dem Folgejahr doppelt Buch.

Für die meisten Coiffeursalons der Deutschschweiz mit einer bis drei Fachkräften ist damit die Rechtslage klar: Milchbüechli, sofern der Salon eine Einzelfirma oder eine Kollektivgesellschaft ist.

Ab CHF 500'000 oder als GmbH und AG: die kaufmännische Buchführung

Art. 957 Abs. 1 OR unterstellt der vollen Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung zwei Gruppen: Einzelunternehmen und Personengesellschaften «mit einem Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr» und «juristische Personen», also jede GmbH und jede AG, unabhängig vom Umsatz. Die Salon-GmbH mit CHF 150'000 Umsatz führt also doppelt Buch, die Einzelfirma mit CHF 450'000 nicht. Was die Wahl zwischen Einzelfirma und GmbH sonst noch für Haftung, AHV und Steuern bedeutet, zeigt der Beitrag Einzelfirma oder GmbH für den Coiffeursalon.

Voll heisst (Art. 958 Abs. 2 OR): eine Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang, innert sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und unterzeichnet (Abs. 3), mit zeitlicher und sachlicher Abgrenzung von Aufwand und Ertrag (Art. 958b). Das führt heute niemand mehr von Hand; hier übernehmen Buchhaltungssoftware oder Treuhandstelle, und Ihre Aufgabe als Inhaberin verlagert sich auf die Qualität der Belege, die Sie liefern.

Eine Entlastung gibt es für die kleine GmbH: Die Revision. Nach Art. 818 OR gelten für die GmbH die Revisionsvorschriften des Aktienrechts, und Art. 727a Abs. 2 OR erlaubt, mit Zustimmung aller Gesellschafter auf die eingeschränkte Revision zu verzichten, wenn die Gesellschaft «nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat». Der Verzicht (Opting-out) muss vor Beginn des Geschäftsjahres beim Handelsregisteramt angemeldet werden, seit 1. Januar 2025 mit der Jahresrechnung des letzten Geschäftsjahres als Beilage (Abs. 2bis). Praktisch jede Salon-GmbH erfüllt die Voraussetzung. Für die Einzelfirma stellt sich die Frage gar nicht: Sie hat keine Revisionsstelle.

CHF 100'000: Handelsregister und MWST, nicht Buchhaltung

Zwei Grenzen werden ständig verwechselt. Nach Art. 931 Abs. 1 OR muss eine natürliche Person, «die ein Gewerbe betreibt, das im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 100 000 Franken erzielt hat», ihr Einzelunternehmen am Ort der Niederlassung ins Handelsregister eintragen lassen. Darunter ist der Eintrag freiwillig (Abs. 3). Der Eintrag ändert an der Buchführungspflicht nichts: Ein eingetragener Salon mit CHF 180'000 Umsatz bleibt beim Milchbüechli. Was sich ändert: Ihre Firma ist geschützt, Sie erhalten eine UID, und Sie unterstehen als eingetragene Inhaberin der Betreibung auf Konkurs statt auf Pfändung (Art. 39 SchKG), ein Punkt, den Sie mit Ihrer Treuhänderin besprechen sollten, bevor Sie sich freiwillig eintragen.

Bei derselben Grenze beginnt die Mehrwertsteuerpflicht (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab dann muss Ihre Buchhaltung die Umsätze so führen, dass sich daraus die MWST-Abrechnung erstellen lässt, bei der effektiven Methode mit Vorsteuer pro Lieferantenrechnung, beim Saldosteuersatz von 5,3 % nur mit dem Total der Einnahmen inklusive Steuer. Welche Methode zu welchem Salon passt und wie die seit 2025 mögliche jährliche Abrechnung funktioniert, steht im Beitrag zur Mehrwertsteuer im Coiffeursalon; hier bleibt es bei der Folge für die Buchhaltung: Wer effektiv abrechnet, braucht eine Buchhaltung mit MWST-Codes, wer den Saldosteuersatz wählt, kommt mit dem Milchbüechli weiter.

Was die Steuerverwaltung von einem Coiffeursalon erwartet

Das Obligationenrecht sagt, welche Bücher Sie führen; die Steuerverwaltung sagt, wie. Beides hängt zusammen: Nach Art. 125 Abs. 2 DBG legen Selbständigerwerbende der Steuererklärung die unterzeichnete Jahresrechnung bei oder, bei vereinfachter Buchführung, «Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen», so fasst es das Merkblatt des Kantonalen Steueramts Aargau vom 29. November 2024 zusammen. Geprüft wurden hier Aargau und Thurgau; andere Kantone formulieren es ähnlich, aber lesen Sie die Wegleitung Ihres Kantons.

Das Kassabuch: täglich, lückenlos, abgestimmt

Für Bargeldbetriebe, und ein Coiffeursalon ist einer, ist das Kassabuch das Herzstück. Das Aargauer Merkblatt verlangt, dass «alle Bareinnahmen und Barausgaben täglich und fortlaufend aufzuzeichnen» sind und der Saldo «bei bargeldintensiven Betrieben täglich» anhand des tatsächlichen Bargeldbestands überprüft wird. Die Thurgauer Steuerpraxis StP 156 Nr. 2 (Ausgabe September 2026) zieht die Konsequenz: «Ein nachträglich erstelltes Kassabuch erfüllt die Anforderung an eine zeitnahe Aufzeichnung nicht mehr», und fehlt ein beweistaugliches Kassabuch, kann bei bargeldintensiven Betrieben «die ganze Buchhaltung zurückgewiesen werden». Das Einkommen wird dann nach Ermessen festgesetzt. Dazu kommen Bussen für die Verletzung von Verfahrenspflichten: bis CHF 1'000, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis CHF 10'000 (Art. 174 DBG und kantonales Recht, laut Aargauer Merkblatt).

Ob Sie das Kassabuch im Heft, in Excel, in Banana oder in einer Tablet-Kasse führen, ist dem Gesetz egal; Pflicht ist das Ergebnis. Was ein Kassensystem dazu beiträgt, warum die Schweiz keine Registrierkassenpflicht kennt und was Kasse plus Terminbuchung im Jahr kosten, steht im Beitrag zu Kassensystem und Online-Terminbuchung im Coiffeursalon. Hier nur die Faustregel für den Abend: Bargeld zählen, mit dem Kassabuch vergleichen, Differenz notieren statt verschwinden lassen, Datum und Unterschrift.

Privatentnahmen und Privateinlagen

In einer Einzelfirma gibt es keinen Lohn für die Inhaberin, sondern Privatentnahmen: Jeder Franken, den Sie aus der Kasse oder vom Geschäftskonto für sich nehmen, ist eine Entnahme, jeder Franken, den Sie privat einschiessen, eine Einlage. Beides gehört in eine eigene Aufstellung, denn die Steuerverwaltung will sehen, wovon Sie gelebt haben: Wer CHF 30'000 Gewinn deklariert, aber CHF 60'000 Lebenshaltung hat, bekommt Fragen. Buchen Sie Entnahmen nie als Ausgabe des Salons; sie mindern den Gewinn nicht.

Eigenverbrauch von Produkten und Naturalbezüge

Das Shampoo, das Sie aus dem Regal mit nach Hause nehmen, und das Styling, das Sie der Familie machen, sind Naturalbezüge. Das Merkblatt N 1/2007 der ESTV regelt die Bewertung: «Die Warenbezüge aus dem eigenen Betrieb sind mit dem Betrag anzurechnen, den die steuerpflichtige Person ausserhalb ihres Geschäftes dafür hätte bezahlen müssen.» Pauschalen nennt das Merkblatt nur für Lebensmittelbranchen; ein Coiffeursalon schätzt den Eigenverbrauch an Produkten also selbst, plausibel und jedes Jahr gleich, und bucht ihn als Privatentnahme. Dasselbe Merkblatt regelt den Privatanteil am Geschäftsauto: ohne Bordbuch pauschal 0,9 % des Kaufpreises exklusive MWST pro Monat, mindestens CHF 150, und Privatanteile an Heizung, Strom und Kommunikation, falls der Salon diese Kosten für den Haushalt mitträgt. Ist der Salon MWST-pflichtig, löst der Eigenverbrauch zusätzlich eine Korrektur der Vorsteuer aus (Art. 31 MWSTG); mit dem Saldosteuersatz ist das pauschal abgegolten.

Die Milchbüechli-Rechnung in der Praxis: eine Monatsroutine

Das Gesetz schreibt kein Formular vor. Die folgende Struktur erfüllt die Mindestanforderungen des Aargauer Merkblatts (Datum, Betrag, Gegenpartei mit Wohnort, Zweck, Beleg) und lässt sich in einem Heft, in Excel oder in einer Buchhaltungs-App abbilden. Die Routine: täglich Kasse, wöchentlich Belege, monatlich Abschluss, jährlich Vermögen.

Einnahmen: pro Tag, nach Zahlungsart

Die Einnahmen erfassen Sie pro Tag, getrennt nach Zahlungsart, weil jede Zahlungsart ihren eigenen Beleg hat: den Kassensturz für Bargeld, die Tagesabrechnung des Terminals für Karten, die Abrechnung der TWINT-App oder des Terminals für TWINT. Trinkgelder, die Mitarbeitende behalten, gehören nicht hinein; was Sie als Inhaberin selbst erhalten, schon (dazu der Beitrag zum Trinkgeld im Coiffeursalon).

Die Spalte «Produkte darin» ist kein gesetzliches Muss, aber sie rettet Sie dreimal: bei der MWST (zwei Saldosteuersätze, wenn Produkte über 10 % des Umsatzes ausmachen), beim Inventar und bei der Frage, ob sich das Produktregal lohnt. Rechnungen, die Sie stellen (Firmen, Stuhlmiete), erfassen Sie bei Zahlungseingang auf dem Konto, nicht beim Versand: Im Milchbüechli zählt der Geldfluss.

Ausgaben: nach Kategorie, jede mit Beleg

Sinnvolle Kategorien für einen Coiffeursalon: Miete und Nebenkosten, Material (Farbe, Verbrauch), Handelsware (für den Wiederverkauf), Personal, Sozialversicherungen und Versicherungen, Energie, Werbung und Software, Gebühren (Terminal, Bank, SUISA), Weiterbildung, Fahrzeug, Kleinmaterial, Treuhand. Die Privatentnahme steht separat und zählt nicht als Ausgabe. Lohnabrechnungen führen Sie mit Bruttolohn, Abzügen und Arbeitgeberbeiträgen; wie hoch Löhne und Beiträge nach GAV Coiffure sind, zeigt der Beitrag zur Preiskalkulation im Coiffeursalon.

Vermögenslage per 31. Dezember

Dieser Teil wird am häufigsten vergessen, und er ist es, der aus einem Einnahmenheft eine Buchhaltung nach Art. 957 Abs. 2 OR macht. Einmal im Jahr, am Abschlussstichtag:

Das Aargauer Merkblatt verlangt beim Inventar «detaillierte Angaben über die Menge, die Werte (Anschaffungs- beziehungsweise Marktpreise, falls diese niedriger sind) und Warenarten» und bei den Forderungen «jeder einzelne Schuldner mit Name und Adresse»; «die Angabe von Globalbeträgen genügt nicht». Nicht eingelöste Gutscheine sind eine Schuld gegenüber Ihrer Kundschaft, keine Einnahme: Das Geld ist zwar eingegangen, die Leistung aber noch offen, und bei Wertgutscheinen entsteht die MWST erst bei der Einlösung. Wie Sie Gutscheine ausgeben und verbuchen, erklärt der Beitrag zu Gutscheinen im Coiffeursalon.

Privat und Geschäft trennen: Geschäftskonto und Haftung

Die Einzelfirma kennt rechtlich keine Trennung: Sie haften mit Ihrem gesamten Vermögen, und das Geschäftskonto ist Ihr Konto. Buchhalterisch ist die Trennung trotzdem Pflicht, weil die Steuerverwaltung sonst nicht prüfen kann, was Salon und was Privatleben ist. Drei Regeln, die sich bewähren:

• Ein eigenes Konto für den Salon, auf das Terminal, TWINT und Kundenrechnungen fliessen und von dem Miete, Grossist und Löhne abgehen. Die Kontoauszüge sind dann fast schon Ihr Ausgabenjournal; das Aargauer Merkblatt erlaubt ausdrücklich, dass «die detaillierten Kontoauszüge und die geordnet aufbewahrten dazugehörenden Belege» an die Stelle eines Rapports treten, sofern die Empfänger erkennbar sind.
• Eine feste monatliche Privatentnahme statt vieler kleiner Griffe in die Kasse. Das vereinfacht die Aufstellung und macht Ihren Lebensunterhalt plausibel.
• Keine privaten Einkäufe mit der Geschäftskarte. Wenn es doch passiert: als Privatentnahme buchen, nicht als Kleinmaterial.

Wer den Salon als GmbH führt, trennt zwingend: Die GmbH ist eine eigene Person, Ihr Lohn ist ein Lohn mit Lohnausweis, und Geld aus der Gesellschaft gibt es nur als Lohn, Dividende oder Darlehen mit Vertrag. Was bei der Gründung sonst noch zu entscheiden ist, von der Rechtsform bis zur AHV-Anmeldung, steht im Leitfaden Coiffeursalon eröffnen in der Schweiz.

Stuhlmiete: zwei Betriebe, zwei Buchhaltungen

Vermieten Sie einen Arbeitsplatz an eine selbständige Coiffeuse, haben Sie zwei Betriebe im selben Raum, und jeder führt seine eigenen Bücher. Die Mieterin erfasst ihre Einnahmen in ihrem Milchbüechli, Sie erfassen die Miete als Einnahme und stellen dafür eine Rechnung. Vermischen Sie nie die Kassen: Eine gemeinsame Kasse ist nicht nur buchhalterisch ein Problem, sondern auch ein Indiz für Scheinselbständigkeit. Die Fallstricke bei AHV, GAV und MWST behandelt der Beitrag zur Stuhlmiete im Coiffeursalon.

Belege zehn Jahre aufbewahren, auch in der Cloud

Art. 958f Abs. 1 OR: «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.» Für einen Salon heisst das: Kassabuch, Kassenstürze, Terminal- und TWINT-Abrechnungen, Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Mietvertrag, Versicherungspolicen, die eigenen Rechnungen. Die Belege des Jahres 2026 dürfen Sie frühestens Anfang 2037 entsorgen.

Papier ist nicht Pflicht. Nach Art. 958f Abs. 3 OR dürfen Bücher und Belege «auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise» aufbewahrt werden, sofern die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie «jederzeit wieder lesbar gemacht werden können». Nur die Jahresrechnung einer voll buchführungspflichtigen Firma muss «schriftlich und unterzeichnet» vorliegen (Abs. 2); für das Milchbüechli gilt das nicht, unterschreiben sollten Sie Ihre Jahresaufstellung trotzdem, weil die Steuererklärung sie unterzeichnet verlangt.

Was «unveränderbar» heisst, regelt die Geschäftsbücherverordnung GeBüV: Die Bücher müssen so geführt und die Belege so erfasst und aufbewahrt werden, «dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt» (Art. 3 GeBüV). Papier und einmal beschreibbare Datenträger gelten als unveränderbar; eine Festplatte, ein Cloud-Speicher oder eine Buchhaltungs-App sind veränderbare Träger und nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist und die Abläufe dokumentiert sind (Art. 9 GeBüV). Für Ihre Werkzeugwahl bedeutet das:

• Ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Laptop erfüllt die Anforderung nicht. Die Dateien lassen sich ohne Spur ändern, und ohne Backup sind sie nach einem Diebstahl weg.
• Eine Buchhaltungssoftware mit Journal, in dem Korrekturen als Storno sichtbar bleiben und Belege mit Zeitstempel abgelegt werden, kann die Anforderung erfüllen. Fragen Sie den Anbieter, ob gebuchte Perioden gesperrt werden und ob Sie nach einer Kündigung noch zehn Jahre an Ihre Daten kommen.
• Thermopapier (Grossist, Tankstelle, Kleinmaterial) verblasst in wenigen Jahren. Scannen oder fotografieren Sie Thermobelege zeitnah, und heften Sie das Original dazu, solange es lesbar ist.
• Kassabuch im Heft mit Kugelschreiber, Korrekturen durchgestrichen statt überschrieben, ist vollständig gesetzeskonform. Bleistift ist es nicht.

Eine behördliche Zertifizierung «GeBüV-konform» gibt es nicht; die Aussage ist immer eine Selbstdeklaration des Anbieters.

Rechnungen stellen: QR-Rechnung, MWST-Angaben, Verzugszins

Die meisten Leistungen eines Salons werden an der Kasse bezahlt; eine Rechnung braucht es für Firmen (Frisuren bei Shootings, Events, Schulungen), für die Stuhlmiete, für Gutscheine, die per Post verschickt werden, und gelegentlich für Kundinnen, die nach dem Termin nicht zahlen konnten. In der Schweiz heisst Rechnung seit 2022 QR-Rechnung: Der Einzahlungsschein mit Swiss QR Code, den jede Bank-App einliest. Das Format wird von SIX gepflegt; nach den Implementation Guidelines QR-Rechnung gilt die Version 2.3 seit dem 22. November 2025, und seither ist in der QR-Rechnung nur noch die strukturierte Adresse zugelassen (Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern, keine kombinierten Adresszeilen mehr). Die Version 2.4 tritt am 14. November 2026 in Kraft und bringt laut SIX für Rechnungen in Franken keine technischen Änderungen (Stand: 31. Oktober 2026). Eine QR-Rechnung erzeugen Sie mit dem Generator Ihrer Bank, mit Banana, bexio oder Klara; wichtig ist nur, dass Ihre Vorlage die strukturierte Adresse nutzt, sonst lehnt die Bank-App der Kundin den Code ab.

Ist Ihr Salon im MWST-Register, schreibt Art. 26 MWSTG den Inhalt vor: Name und Ort des Salons, die MWST-Nummer (CHE-Nummer mit Zusatz MWST), Name und Ort der Kundin, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuersatz; ist die Steuer im Preis enthalten, genügt der Hinweis «inkl. 8,1 % MWST». Wer nicht eingetragen ist, darf keine MWST ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Zahlt eine Firma nicht, dürfen Sie ab Verzug 5 % Verzugszins pro Jahr verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR), ohne dass das im Vertrag stehen müsste. Verzug tritt mit der Mahnung ein oder, wenn die Rechnung ein festes Zahlungsdatum nennt, mit dessen Ablauf (Art. 102 OR). Bei Beträgen von CHF 150 für eine Hochzeitsfrisur lohnt sich die Betreibung selten; eine freundliche Mahnung mit Zahlungsfrist und dem Hinweis auf den Verzugszins reicht meist. Wenn sie nicht reicht, zeigt der Beitrag Kundin zahlt nicht: Mahnung, Betreibung und Friedensrichter, was ein Betreibungsbegehren kostet und wann Abschreiben klüger ist.

Werkzeuge und Treuhand: was sie kosten

Für das Milchbüechli brauchen Sie keine Software, aber eine spart Zeit, sobald Sie MWST-pflichtig sind oder Lohn abrechnen. Preise der drei gängigsten Schweizer Werkzeuge, am 31. Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten geprüft:

Für die Coiffeuse allein ohne MWST-Pflicht reicht der Gratisplan von Banana mit dem Cash Manager als Kassabuch, plus die Kontoauszüge. Ab MWST-Pflicht mit effektiver Methode oder ab der ersten Mitarbeiterin wird ein Abo mit MWST-Codes und Lohnmodul sinnvoll, und spätestens dann lohnt sich der Zugang für die Treuhandstelle, damit Belege nicht zweimal erfasst werden.

Zu den Treuhandkosten gibt es keine verbindliche Zahl: Anders als in Deutschland mit seiner Gebührenordnung kennt die Schweiz keinen Tarif für Treuhänderinnen, und die Honorare hängen vom Kanton, vom Belegvolumen und vom Zustand Ihrer Ablage ab. Holen Sie zwei oder drei schriftliche Offerten ein, die den Umfang nennen: Jahresabschluss und Steuererklärung, MWST-Abrechnung, Lohnabrechnung pro Mitarbeiterin, Stundenansatz für Fragen. Verlangen Sie ein vereinbartes Format für die Belegübergabe (monatlicher Scan statt Schuhschachtel im Januar) und einen Hinweis, wenn Sie sich der MWST-Grenze oder der CHF 500'000 nähern. Und klären Sie, wem die Daten gehören: Ihre Buchhaltung muss für Sie exportierbar bleiben, nicht nur für die Treuhandstelle.

Was Sie selbst tun, was die Treuhandstelle tut:

Jahresabschluss und Steuererklärung der Einzelfirma

Bei der Einzelfirma gibt es keine Unternehmenssteuer: Der Gewinn des Salons (Einnahmen minus Ausgaben, korrigiert um Privatanteile und Naturalbezüge) ist Ihr Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und wird mit Ihrem übrigen Einkommen in der privaten Steuererklärung versteuert, bei Bund, Kanton und Gemeinde. Beilage: die unterzeichnete Jahresaufstellung mit Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage sowie Privatentnahmen und -einlagen. Das Geschäftsvermögen aus der Vermögensaufstellung fliesst in die Vermögenssteuer.

Auf demselben Gewinn zahlen Sie die AHV/IV/EO-Beiträge als Selbständigerwerbende: 10,0 % ab einem Jahreseinkommen von CHF 60'500, darunter nach der sinkenden Skala bis hinunter zu 5,371 %, und bei weniger als CHF 10'100 Einkommen den Mindestbeitrag von CHF 530 (Merkblatt 2.02 der AHV/IV, Stand 1. Januar 2026). Die Ausgleichskasse erhebt vierteljährlich Akontobeiträge auf dem von Ihnen geschätzten Einkommen; «die definitiven Beiträge werden auf Basis der Steuerveranlagung festgesetzt», und die Differenz wird nachgefordert oder zurückerstattet. Wer das Einkommen im ersten Jahr zu tief schätzt, bekommt zwei bis drei Jahre später eine Nachzahlung samt Verzugszins; das Merkblatt nennt Verzugszinsen, sobald die Akontobeiträge nicht mindestens 75 % der definitiven Beiträge erreichen. Legen Sie deshalb jeden Monat einen Teil des Gewinns für AHV und Steuern zurück, in unserem Beispiel mit CHF 4'000 Privatentnahme sind rund 10 % für die AHV allein schon CHF 400. Alles, was zur Selbständigkeit sonst gehört, von der Anerkennung durch die Ausgleichskasse bis zur Vorsorge, steht im Beitrag Coiffeuse selbständig machen in der Schweiz.

Der Rhythmus eines Jahres für einen Milchbüechli-Salon:

1. Täglich: Kassensturz, Eintrag im Kassabuch, Terminal- und TWINT-Abrechnung ablegen.
2. Wöchentlich: Belege nummerieren und ablegen, Thermobelege scannen.
3. Monatlich: Einnahmen und Ausgaben des Monats abschliessen, Privatentnahme buchen, Umsatz mit CHF 8'300 mal Anzahl Monate vergleichen (die MWST-Grenze von CHF 100'000 geteilt durch zwölf).
4. Quartalsweise: AHV-Akonto zahlen, bei MWST-Pflicht die Abrechnung (oder die Raten bei jährlicher Abrechnung).
5. Per 31. Dezember: Kassensturz, Inventar, Liste offener Rechnungen und Gutscheine, Vermögensaufstellung, Naturalbezüge und Privatanteile.
6. Im Frühjahr: Jahresaufstellung unterschreiben, Steuererklärung mit Beilagen, Einkommen bei der Ausgleichskasse anpassen.
7. Beim Jahreswechsel prüfen: Umsatz unter CHF 100'000 (MWST, Handelsregister)? Unter CHF 500'000 (Milchbüechli)? Lohnt sich die GmbH?

Was die Terminbuchung zur Buchhaltung beiträgt, und was nicht

Ehrlich vorweg: ViteUneCoupe ist keine Buchhaltung, keine Kasse und kein Kassabuch. Es erzeugt keine Belege, exportiert keine Umsätze, kennt keine MWST-Codes, nimmt keine Zahlungen entgegen und hat keine TWINT-Anbindung. Erinnerungen gehen per E-Mail, nicht per SMS, und der Standard-Tarif ab 29 € zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Vertragsbindung, wird in Euro fakturiert; für die Buchhaltung ist das eine Fremdwährungsrechnung, die Sie zum Tageskurs Ihrer Karte in Franken erfassen. Für die Buchhaltung selbst brauchen Sie also ein anderes Werkzeug, siehe oben.

Was ein digital geführter Terminkalender trotzdem beiträgt, ist die Plausibilität Ihres Umsatzes. Die Steuerverwaltung prüft Bargeldbetriebe über Kennzahlen: Anzahl Kundinnen pro Tag, Durchschnittsbon, Material- zu Umsatzverhältnis. Ein Kalender, in dem jeder Termin mit Leistung, Preis in Franken, Dauer und Mitarbeiterin erfasst ist, liefert diese Zahlen auf einen Blick: 18 Termine am Dienstag, davon 6 Farben, bei zwei Fachkräften. Stimmt das mit CHF 1'135 Tageseinnahmen zusammen, haben Sie ein starkes Argument bei jeder Rückfrage. Stimmt es nicht, finden Sie den Fehler, bevor die Steuerverwaltung ihn findet. In der kostenlosen Version von ViteUneCoupe sind unbegrenzte Online-Buchungen mit 0 % Provision, die Buchungsseite mit Leistungskatalog und Preisen in Franken, der Terminkalender, Mitarbeitende mit eigenen Zeiten und die Kundenkartei mit Buchungshistorie enthalten, ohne Kreditkarte. Für die Kasse daneben eignet sich alles vom Quittungsblock bis zur Tablet-Kasse, und das Kassabuch führen Sie in Banana, bexio, Klara oder im Heft.

Checkliste: Buchhaltung im Coiffeursalon

1. Rechtsform und Umsatz geklärt: Einzelfirma unter CHF 500'000 (Milchbüechli) oder GmbH, AG, über CHF 500'000 (doppelte Buchhaltung)?
2. Handelsregister: ab CHF 100'000 Umsatz Pflicht, mit Folgen für Betreibung und Firmenschutz.
3. MWST: ab CHF 100'000 anmelden, Methode wählen, Buchhaltung darauf ausrichten.
4. Kassabuch täglich mit Kassensturz, Differenzen notiert, nie nachträglich erstellt.
5. Einnahmen pro Tag nach Bar, Karte, TWINT, mit Terminalabrechnung als Beleg.
6. Ausgaben nach Kategorie, jede mit Beleg, Empfänger und Zweck.
7. Privatentnahmen und -einlagen separat, feste monatliche Entnahme.
8. Eigenverbrauch an Produkten und Privatanteile (Auto, Telefon) jährlich bewertet.
9. Per 31. Dezember: Kasse, Konto, Forderungen, Inventar, Einrichtung, Schulden, offene Gutscheine.
10. Alles zehn Jahre aufbewahrt, Thermobelege gescannt, Software mit sperrbaren Perioden und Export.
11. QR-Rechnungen mit strukturierter Adresse, bei MWST-Pflicht mit Angaben nach Art. 26 MWSTG.
12. AHV-Akonto auf realistischem Einkommen, monatliche Rückstellung für AHV und Steuern.
13. Treuhand-Offerten mit klarem Umfang, Belegübergabe vereinbart, Daten exportierbar.
14. Terminkalender als Plausibilitätsprüfung: Termine pro Tag und Person zu Tageseinnahmen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ein Coiffeursalon in der Schweiz doppelte Buchhaltung führen?

Nur wenn er als GmbH oder AG geführt wird oder als Einzelfirma im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000 Umsatz erzielt hat (Art. 957 Abs. 1 OR). Darunter genügt der Einzelfirma die Milchbüechli-Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Abs. 2), sofern sie vollständig, chronologisch und mit Beleg für jede Buchung geführt wird.

Ist das Kassabuch für einen Coiffeursalon Pflicht?

Ja. Die Steuerverwaltungen verlangen bei Bargeldbetrieben, dass alle Bareinnahmen und Barausgaben täglich und fortlaufend aufgezeichnet und der Saldo täglich mit dem Bargeldbestand verglichen werden (Kantonales Steueramt Aargau, Hinweise vom 29. November 2024). Ein nachträglich erstelltes Kassabuch gilt nicht als zeitnah, und ohne beweistaugliches Kassabuch kann die ganze Buchhaltung zurückgewiesen werden (Thurgauer Steuerpraxis StP 156 Nr. 2). Eine elektronische Kasse ist dafür nicht vorgeschrieben.

Kann ich die Buchhaltung meiner Einzelfirma als Coiffeuse selber machen?

Beim Milchbüechli ohne MWST-Pflicht und ohne Angestellte: ja, mit Heft, Excel oder einem Gratisprogramm wie dem Cash Manager von Banana, plus Kontoauszüge und eine Vermögensaufstellung am Jahresende. Ab MWST-Pflicht mit effektiver Methode, ab der ersten Mitarbeiterin oder bei einer GmbH spricht das Verhältnis von Aufwand und Risiko für eine Treuhandstelle, mindestens für Jahresabschluss, Löhne und MWST. Das tägliche Kassabuch bleibt in jedem Fall Ihre Aufgabe.

Wie lange muss ein Coiffeursalon Belege aufbewahren?

Zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR), auf Papier oder elektronisch, sofern nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben und alles jederzeit lesbar gemacht werden kann (Art. 958f Abs. 3 OR, Art. 3 GeBüV). Thermobelege sollten Sie zeitnah scannen, weil sie verblassen.

Was kostet eine Treuhänderin für einen Coiffeursalon?

Dafür gibt es in der Schweiz keinen Tarif und keine verlässliche Spanne: Die Honorare hängen vom Kanton, vom Belegvolumen, von MWST und Löhnen und vom Zustand Ihrer Ablage ab. Holen Sie zwei bis drei schriftliche Offerten ein, die Jahresabschluss, Steuererklärung, MWST und Lohnabrechnung einzeln ausweisen, und vereinbaren Sie die Belegübergabe im Voraus.

Muss ich als Coiffeursalon QR-Rechnungen stellen?

Nur wenn Sie überhaupt Rechnungen stellen, etwa an Firmen, für die Stuhlmiete oder für versandte Gutscheine; Kassenzahlungen brauchen keine Rechnung. Dann ist die QR-Rechnung der Schweizer Standard: Seit dem 22. November 2025 (Implementation Guidelines Version 2.3) ist nur noch die strukturierte Adresse zugelassen, die Version 2.4 vom 14. November 2026 bringt für Rechnungen in Franken keine technischen Änderungen (Stand: 31. Oktober 2026).