Terminerinnerungen im Friseursalon in Österreich: was wirkt und was erlaubt ist

Die Kundin hat den Termin im Jänner ausgemacht, für einen Dienstag im März, und bis dahin ist er längst aus dem Kopf gerutscht. Kein böser Wille, einfach Alltag. Genau dagegen helfen automatische Terminerinnerungen, und zwar messbar. Für Sie als Inhaberin oder Inhaber eines Friseursalons in Österreich stellen sich dabei drei Fragen: Was bringt eine Erinnerung wirklich, was darf ich nach österreichischem Recht überhaupt verschicken, und was kostet das Ganze?

Dieser Artikel beantwortet alle drei, mit geprüften Preisen, einem Blick in das Telekommunikationsgesetz 2021 und konkreten Formulierungsbeispielen. Und er sagt offen, was eine kostenlose Terminsoftware für Friseursalons wie ViteUneCoupe dabei leistet und was nicht: E-Mail-Erinnerungen ja, SMS nein. Warum das bei online gebuchten Terminen kaum eine Rolle spielt, lesen Sie weiter unten.

Ein Hinweis vorab: Die rechtlichen Abschnitte sind sorgfältig recherchierte Orientierung, aber keine Rechtsberatung. Im Zweifel hilft die Rechtsberatung Ihrer WKO-Landesinnung.

Warum Terminerinnerungen so viel bewirken

Menschen vergessen Termine, und das lässt sich beziffern. Eine Cochrane-Übersichtsarbeit aus dem Gesundheitswesen wertete sieben Studien mit 5.841 Teilnehmenden aus: Ohne Erinnerung erschienen 67,8 Prozent zum Termin, mit einer Erinnerung per Handynachricht 78,6 Prozent (Cochrane, CD007458, geprüft am 11. Oktober 2026). Die Nachricht wirkte dabei genauso gut wie ein persönlicher Anruf, kostete aber einen Bruchteil davon.

Wichtig für die Einordnung: Das sind Daten aus Arztpraxen und Kliniken, nicht aus Friseursalons. Der Mechanismus ist aber derselbe, egal ob am Schild Friseur oder Frisör steht: Ein Termin, der Wochen im Voraus ausgemacht wurde, geht im Alltag unter, und eine kurze Nachricht 24 bis 48 Stunden vorher holt ihn zurück. Wer dann doch nicht kann, sagt rechtzeitig ab, und Sie vergeben den Platz neu. Die Erinnerung ist damit die erste und billigste Stufe, bevor Sie über härtere Mittel nachdenken. Was rechtlich gilt, wenn eine Kundin trotzdem nicht erscheint, haben wir im Beitrag zur Stornogebühr bei No-Shows im Friseursalon in Österreich ausführlich behandelt.

E-Mail oder SMS: der ehrliche Vergleich für Salons in Österreich

Beide Kanäle erinnern zuverlässig. Sie unterscheiden sich bei den Kosten, bei der Frage, welche Kontaktdaten Sie überhaupt haben, und beim Pflegeaufwand.

Was SMS-Erinnerungen bei Anbietern am österreichischen Markt kosten

SMS kosten fast immer extra, pro Nachricht oder als Kontingent, und nicht jeder Anbieter weist das offen aus. Ein Blick auf öffentlich einsehbare Preisseiten von Anbietern, die am österreichischen Markt aktiv sind (alle geprüft am 11. Oktober 2026):

Quellen: Treatwell-Preisseite für Österreich, Salonkee-Preisseite, eTermin-Preisseite. Zwei Dinge fallen auf. Erstens: "Nicht ausgewiesen" heißt nicht "nicht vorhanden", sondern nur, dass Sie im Verkaufsgespräch gezielt nachfragen sollten, was eine SMS kostet und ob ein Kontingent enthalten ist. Zweitens: Selbst die österreichische Preisseite von Treatwell stellt bei den Erinnerungen die E-Mail in den Vordergrund, nicht die SMS.

Ein Rechenbeispiel, bewusst als Beispiel gekennzeichnet: Ein Salon mit 200 Terminen im Monat, der jeder Kundin eine einzige Erinnerungs-SMS schickt, hat ein 100-SMS-Kontingent bereits nach der Hälfte des Monats aufgebraucht. Mit Bestätigungs-SMS verdoppelt sich der Verbrauch. Das ist kein Argument gegen SMS, aber ein laufender Posten, den viele erst auf der Rechnung bemerken. Einen breiteren Überblick über Anbieter und Preise finden Sie im Vergleich der Terminsoftware für Friseursalons in Österreich.

Was E-Mail-Erinnerungen leisten

E-Mails kosten in der Regel keinen Aufpreis pro Nachricht und haben zwei strukturelle Vorteile. Erstens Platz: Eine E-Mail kann Termin, gebuchte Leistung, Adresse, einen Kalendereintrag und einen Stornolink enthalten, ohne dass jede Zeile Geld kostet. Zweitens Datenqualität: Wer online bucht, gibt zwangsläufig eine funktionierende E-Mail-Adresse an, sonst kommt die Buchungsbestätigung nie an.

Der klassische Einwand "E-Mails liest doch niemand" trifft vor allem auf Werbe-Newsletter zu. Eine Nachricht mit dem Betreff "Ihr Termin morgen um 14 Uhr" ist erwartete Post zur eigenen Buchung, keine Werbung, und wird entsprechend geöffnet. Für Termine, die über Ihre Online-Buchung entstehen, erreicht eine E-Mail-Erinnerung deshalb praktisch jede Kundin.

Wann SMS wirklich die bessere Wahl ist

Ehrlich bleiben: Es gibt Fälle, in denen die SMS vorne liegt. Telefonisch oder im Geschäft ausgemachte Termine werden oft nur mit Handynummer erfasst, ganz ohne E-Mail-Adresse. Eine Kundschaft, die selten ins Postfach schaut, erreicht eine SMS zuverlässiger, und am Termintag selbst wird eine SMS typischerweise binnen Minuten gesehen.

Wenn also ein Großteil Ihrer Termine weiterhin am Telefon entsteht und Sie keine E-Mail-Adressen erfassen, ist ein Anbieter mit SMS-Funktion für Sie die sicherere Wahl, trotz der laufenden Kosten. Wächst der Anteil der Online-Buchungen, wächst automatisch der Anteil der Kundschaft, die per E-Mail sicher erreichbar ist.

Rechtslage in Österreich: Erinnerung oder Werbung?

In Österreich regelt § 174 des Telekommunikationsgesetzes 2021 die sogenannten unerbetenen Nachrichten. Die Abgrenzung zwischen Servicenachricht und Werbung entscheidet darüber, ob Sie eine Einwilligung brauchen.

§ 174 TKG 2021: Direktwerbung braucht Zustimmung

Nach § 174 Abs. 3 TKG 2021 ist die Zusendung elektronischer Post, SMS ausdrücklich eingeschlossen, ohne vorherige Einwilligung unzulässig, wenn sie zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt. Verstöße sind Verwaltungsübertretungen, die das Fernmeldebüro verfolgt. Die WKO hat die Regeln in einer eigenen Übersicht zur Direktwerbung per E-Mail, SMS, Telefon und Fax und einer Checkliste zur E-Mail-Werbung nach dem TKG zusammengefasst (beide geprüft am 11. Oktober 2026).

Der Dreh- und Angelpunkt ist das Wort Direktwerbung. Eine sachliche Bestätigung oder Erinnerung an einen Termin, den die Kundin selbst gebucht hat, bewirbt nichts, sondern dient der Abwicklung genau dieses Termins. Nach gängigem Verständnis ist sie damit keine Direktwerbung, sondern Teil der Vertragserfüllung, datenschutzrechtlich gestützt auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, die als EU-Verordnung in Österreich unmittelbar gilt. Das ist eine Einordnung der herrschenden Auslegung, kein Gerichtsurteil speziell zu Friseursalons. Heikel wird es, sobald Sie die Erinnerung werblich aufladen: "Ihr Termin ist morgen um 14 Uhr, übrigens minus 20 Prozent auf alle Pflegeprodukte" macht aus der Servicenachricht eine Werbenachricht, und dann gelten die Zustimmungsregeln in voller Härte.

Die Bestandskundenausnahme und die ECG-Liste

Für echte Werbung an bestehende Kundschaft, etwa einen Newsletter mit Aktionen, kennt § 174 Abs. 4 TKG 2021 eine eng gefasste Ausnahme. Sie dürfen ohne vorherige Einwilligung werben, wenn alle vier Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind:

1. Sie haben die Kontaktdaten im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Dienstleistung erhalten.
2. Die Werbung betrifft Ihre eigenen, ähnlichen Produkte oder Dienstleistungen.
3. Die Kundin konnte den Empfang bei der Erhebung und kann ihn bei jeder einzelnen Nachricht kostenfrei und problemlos ablehnen.
4. Die Empfängerin ist nicht in die ECG-Liste eingetragen.

Die ECG-Liste nach § 7 E-Commerce-Gesetz ist eine bei der RTR geführte Robinsonliste, in die sich Personen und Unternehmen kostenlos eintragen, wenn sie keine Werbe-E-Mails erhalten wollen. Sie ist weiterhin aktiv, und wer die Bestandskundenausnahme nutzt, muss seine Adressliste vor dem Versand dagegen prüfen (ECG-Liste bei der RTR, geprüft am 11. Oktober 2026). Für reine Terminerinnerungen ohne Werbeinhalt brauchen Sie diesen Abgleich nach der dargestellten Einordnung nicht, für Ihren Aktions-Newsletter sehr wohl.

Vorsicht bei der Umsetzung: Einzelversand statt Gruppennachricht

Dass auch eine gut gemeinte Erinnerung schiefgehen kann, zeigt ein Fall aus dem Gesundheitswesen: Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte 2024 eine Strafe von 4.000 € gegen eine Arztpraxis, deren Rezeption Terminerinnerungen als Gruppennachricht an 28 Patientinnen und Patienten verschickt hatte, sodass die Empfänger gegenseitig ihre Daten sehen konnten (BVwG 3.6.2024, W292 2282284-1, berichtet von Info für Ärzte, geprüft am 11. Oktober 2026). Das Problem war dort nicht die Erinnerung an sich, sondern die Umsetzung per Sammelnachricht vom Praxishandy.

Die Lehre für Ihren Salon: Erinnerungen gehören einzeln und automatisiert verschickt, aus einem System, das pro Kundin eine eigene Nachricht erzeugt, niemals als Gruppen-SMS oder E-Mail mit offenem Verteiler. Nutzen Sie dafür eine Software, schließen Sie mit dem Anbieter den üblichen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und erwähnen Sie die Terminerinnerungen in Ihrer Datenschutzerklärung.

Timing und Formulierung: so wirken Erinnerungen am besten

Der richtige Zeitpunkt

Bewährt hat sich ein Fenster von 24 bis 48 Stunden vor dem Termin: früh genug, dass eine verhinderte Kundin absagen kann und Sie den Platz nachbesetzen, spät genug, dass der Termin bis dahin nicht wieder vergessen wird. Bei langen Leistungen wie Balayage oder Dauerwelle lohnt sich zusätzlich eine frühere Nachricht einige Tage vorher, denn ein kurzfristig frei werdender Drei-Stunden-Block ist deutlich schwerer nachzubesetzen als ein Herrenhaarschnitt.

Sinnvoll ist die Kette aus drei Nachrichten: sofortige Bestätigung bei der Buchung, Erinnerung vor dem Termin, Dankesnachricht danach. Die Bestätigung beugt Missverständnissen bei Datum und Uhrzeit vor, die Erinnerung verhindert das Vergessen, und die Dankesnachricht ist der natürliche Moment, zur nächsten Buchung einzuladen.

Formulierungsbeispiele für Ihre Erinnerungs-E-Mail

Die folgenden Texte sind Beispiele zur Orientierung, passen Sie sie an Ihren Salon an. Eine gute Erinnerung ist kurz, nennt die Eckdaten und macht das Absagen leicht:

"Guten Tag Frau Berger, wir erinnern Sie an Ihren Termin am Donnerstag, 15. Oktober um 14:00 Uhr: Schneiden und Föhnen bei Anna im Salon Haargenau, Lindengasse 12, 1070 Wien. Sie können nicht kommen? Über diesen Link sagen Sie mit einem Klick ab oder buchen um, dann freut sich jemand anderes über den Platz."

"Lieber Herr Moser, morgen um 9:30 Uhr ist Ihr Termin zum Herrenhaarschnitt bei uns im Salon. Falls sich etwas ändert, geben Sie uns bitte bis heute Abend Bescheid, telefonisch oder direkt über Ihren Buchungslink. Danke und bis morgen!"

Der Hinweis auf die einfache Absage ist bewusst dabei: Er nimmt der Absage die Peinlichkeit und erklärt, warum sie dem Salon hilft. Und verzichten Sie in der Erinnerung auf Rabattaktionen und Produktwerbung, erstens aus den oben beschriebenen rechtlichen Gründen, zweitens weil jede zusätzliche Botschaft die eigentliche verwässert.

Was ViteUneCoupe bietet, und was ehrlicherweise nicht

ViteUneCoupe ist eine Terminsoftware für Friseursalons, auf Deutsch verfügbar und auch von Salons in Österreich nutzbar. Die kostenlose Version enthält unbegrenzte Online-Buchungen mit dauerhaft 0 Prozent Provision, eine eigene Buchungsseite, Leistungskatalog, Mitarbeiterplanung, Kundenkartei und Kalender. Sie ist keine Registrierkasse und keine Buchhaltung, dafür nimmt sie Ihnen die Terminverwaltung ab.

Die automatischen Nachrichten stecken im Standard-Tarif ab 29 € zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Vertragsbindung: Bestätigungs-E-Mail bei der Buchung, Erinnerungs-E-Mail vor dem Termin, Dankes-E-Mail danach, dazu Kalender-Synchronisation per ICS. Genauso klar gesagt: SMS-Erinnerungen gibt es bei ViteUneCoupe nicht, in keinem Tarif.

Warum wir dazu stehen: Das Werkzeug ist auf Online-Buchungen ausgelegt, und wer online bucht, hinterlässt zwangsläufig eine funktionierende E-Mail-Adresse. Für genau diese Termine deckt die E-Mail-Erinnerung den größten Teil des Effekts ab, ohne Kosten pro Nachricht und ohne SMS-Kontingent, das Sie im Blick behalten müssen. Verwaltet Ihr Salon überwiegend telefonisch ausgemachte Termine ohne E-Mail-Adressen, sind Sie mit einem SMS-fähigen Anbieter aus der Tabelle oben ehrlicherweise besser bedient.

Für die hartnäckigen Fälle, in denen auch Erinnerungen nicht reichen, ist ein Anti-No-Show-Schutz über die Hinterlegung der Bankkarte geplant, im Tarif Standard + Anti No-Show für 49 € zzgl. MwSt. pro Monat. Dieser Tarif ist als bald verfügbar angekündigt und aktuell noch nicht buchbar.

Noch ein Hinweis für Leserinnen und Leser mit Salon in Deutschland: Dort gelten andere Regeln (UWG statt TKG 2021) und andere Anbieterpreise. Dafür gibt es den eigenen Beitrag zu Terminerinnerungen im Friseursalon nach deutschem Recht; übernehmen Sie dessen rechtliche Aussagen nicht ungeprüft nach Österreich, und umgekehrt.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich in Österreich eine Einwilligung für Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS?

Für eine sachliche, werbefreie Bestätigung oder Erinnerung an einen selbst gebuchten Termin gilt nach gängiger Auslegung: Sie dient der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und ist keine Direktwerbung im Sinne des § 174 TKG 2021, eine gesonderte Werbe-Einwilligung ist dafür nicht nötig. Sobald die Nachricht Aktionen oder Produktwerbung enthält, greifen die Zustimmungsregeln. Dies ist eine redaktionelle Einordnung, keine Rechtsberatung.

Was ist die ECG-Liste und muss ich sie für Erinnerungen prüfen?

Die ECG-Liste ist eine bei der RTR geführte Robinsonliste nach § 7 E-Commerce-Gesetz, in die sich Personen eintragen, die keine Werbe-E-Mails wollen. Prüfen müssen Sie sie, wenn Sie Werbung über die Bestandskundenausnahme des § 174 Abs. 4 TKG 2021 verschicken, etwa einen Aktions-Newsletter. Für reine Terminerinnerungen ohne Werbeinhalt ist der Abgleich nach gängiger Auslegung nicht erforderlich.

Wann sollte die Erinnerung verschickt werden?

Bewährt hat sich ein Fenster von 24 bis 48 Stunden vor dem Termin: früh genug für eine Absage, die Sie noch nachbesetzen können, spät genug gegen erneutes Vergessen. Bei langen Terminen wie Farbe oder Dauerwelle ist eine zusätzliche Nachricht einige Tage vorher sinnvoll.

Was kosten SMS-Erinnerungen für Salons in Österreich?

Das hängt vom Anbieter ab und steht nicht immer auf der Preisseite. eTermin verlangt 9 € pro Monat für ein Kontingent von 100 SMS, Treatwell listet auf der österreichischen Preisseite unbegrenzte E-Mail-Erinnerungen, aber keine SMS-Kosten, Salonkee weist SMS-Kosten auf der Preisseite nicht aus (alle Preise geprüft am 11. Oktober 2026). Fragen Sie vor Vertragsschluss gezielt nach Kontingenten und dem Preis pro SMS.

Bietet ViteUneCoupe SMS-Erinnerungen an?

Nein, in keinem Tarif. ViteUneCoupe verschickt im Standard-Tarif ab 29 € zzgl. MwSt. pro Monat Bestätigungs-, Erinnerungs- und Dankes-E-Mails. Da online buchende Kundschaft ihre E-Mail-Adresse immer hinterlegt, erreichen diese Erinnerungen online gebuchte Termine zuverlässig, ohne Kosten pro Nachricht.