Newsletter im Friseursalon in Österreich: Einwilligung nach TKG 2021, ECG-Liste und Praxis an der Kassa

Dürfen Sie Ihrer Kundschaft in Österreich einen Newsletter mit Aktionen, Saisonangeboten oder einer Preisinfo schicken? Ja, aber nur an Personen, die vorher eingewilligt haben, oder an Bestandskundschaft unter den vier Bedingungen des § 174 Abs. 4 Telekommunikationsgesetz 2021, inklusive Abgleich mit der ECG-Liste der RTR. Wer einfach alle E-Mail-Adressen aus der Kundenkartei in ein Newsletter-Tool lädt und losschickt, begeht eine Verwaltungsübertretung, die das Fernmeldebüro mit bis zu 50.000 € bestrafen kann. In der Praxis liegen die Strafen weit darunter, aber sie werden tatsächlich verhängt, auch für eine einzige E-Mail.

Dieser Leitfaden ist für Friseursalons in Österreich geschrieben und bleibt bei österreichischem Recht: TKG 2021 statt UWG § 7, Fernmeldebüro statt Abmahnanwalt, ECG-Liste statt Robinsonliste des DDV, Mediengesetz statt Digitale-Dienste-Gesetz. Wer einen Salon in Deutschland führt, findet die dortige Rechtslage im Beitrag zum Newsletter im Friseursalon nach deutschem Recht; die beiden Systeme ähneln sich auf den ersten Blick, unterscheiden sich aber bei Behörde, Strafen und Pflichtangaben deutlich. Hier geht es der Reihe nach um die Grenze zwischen Terminnachricht und Werbung, die Grundregel des § 174 TKG 2021, die Bestandskundenausnahme, die ECG-Liste, die Strafen, die DSGVO-Seite mit Double-Opt-in, die Einwilligung im Salonalltag, die Pflichtangaben im Newsletter, Inhalte und Frequenz sowie Werkzeuge. Vorweg auch das klar gesagt: ViteUneCoupe, die kostenlose Online-Terminbuchung ohne Provision für Friseursalons, hat kein Newsletter-Modul. Es verschickt ausschließlich terminbezogene E-Mails. Was das für Ihre Newsletter-Praxis bedeutet, steht weiter unten.

Ein Hinweis vorab: Dieser Artikel ist sorgfältig recherchierte Orientierung, keine Rechtsberatung. Alle Gesetzesstellen wurden am 30. Oktober 2026 im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) geprüft, die Praxishinweise stammen von WKO, RTR und oesterreich.gv.at. Im Zweifel helfen die Rechtsberatung Ihrer WKO-Landesinnung oder eine Anwältin.

Warum sich ein Newsletter auch für einen kleinen Salon lohnt

Instagram zeigt Ihren Beitrag, wem der Algorithmus will. Das Google-Unternehmensprofil sieht nur, wer gerade sucht. Ein Newsletter ist dagegen Ihr eigener Kanal: Die Adressen gehören Ihnen, den Zeitpunkt bestimmen Sie, und die Nachricht erreicht Menschen, die Ihren Salon schon kennen. Für einen Betrieb mit überwiegend Stammkundschaft ist das der günstigste Weg, um Herbstfarben anzukündigen, die neue Kollegin vorzustellen, den Betriebsurlaub im Jänner mitzuteilen oder freie Termine am Dienstagvormittag zu füllen. Wie Sie solche ruhigen Zeiten im Friseursalon füllen, haben wir eigens beschrieben; der Newsletter ist dafür ein Werkzeug von mehreren.

Der Haken: Der Kanal funktioniert nur, wenn die Kundschaft die E-Mails wirklich wollte. Eine aufgedrängte Werbemail wird gelöscht, als Spam markiert oder beim Fernmeldebüro angezeigt. Deshalb beginnt jeder gute Salon-Newsletter nicht beim Design, sondern bei der Einwilligung. Und ehrlich gesagt ist der Newsletter selten der stärkste Hebel: Der Folgetermin am Stuhl bringt in den meisten Salons mehr Wiederbuchungen als jede Aussendung, wie im Beitrag zur Kundenbindung und Wiederbuchung im Friseursalon nachzulesen ist. Der Newsletter ergänzt das, er ersetzt es nicht.

Terminnachricht oder Werbung: wo in Österreich die Grenze liegt

§ 174 Abs. 3 TKG 2021 verbietet elektronische Post ohne vorherige Einwilligung nur dann, wenn sie "zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt". Alles hängt also an diesem Begriff. Eine sachliche Bestätigung, eine Erinnerung an den gebuchten Termin oder ein kurzes Danke danach bewerben nichts, sondern wickeln den Termin ab, den die Kundin selbst vereinbart hat; dafür brauchen Sie keine Werbeeinwilligung. Warum das so ist, welche Rechtsgrundlage greift und wie Sie Erinnerungen am besten formulieren, erklärt der Beitrag zu Terminerinnerungen im Friseursalon in Österreich; wir wiederholen das hier nicht.

Für diesen Artikel zählt die andere Seite der Grenze. Die WKO beschreibt Direktwerbung als jede Nachricht, die für ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Idee wirbt; maßgeblich ist, ob sie den Absatz fördern soll (WKO, E-Mails versenden, aber richtig, geprüft am 30. Oktober 2026). Eine Einordnung typischer Salon-Nachrichten:

Zur Preisinfo sind wir bewusst vorsichtig: Eine gerichtliche Entscheidung speziell dazu ist uns nicht bekannt. Je enger die Nachricht am konkreten, schon gebuchten Termin bleibt und je weniger sie zum Buchen auffordert, desto klarer ist sie Vertragsinformation. Sobald sie an die gesamte Kundenkartei geht und eine Handlungsaufforderung enthält, behandeln Sie sie als Werbung. Wie Sie eine Preisanpassung in Österreich kalkulieren und kommunizieren, steht im Beitrag zur Preiserhöhung im Friseursalon in Österreich.

Noch ein Punkt, der oft übersehen wird: "Elektronische Post" ist nicht nur E-Mail. Das Gesetz nennt SMS ausdrücklich, und die WKO stellt klar: "Elektronische Post umfasst E-Mails, SMS, Direktnachrichten via Soziale Medien usw." In ihrer Übersicht zu den Strafen führt sie "unerwünschte WhatsApp-Nachrichten" als Beispiel für einen Verstoß gegen § 174 TKG 2021 an. Wer Aktionen per WhatsApp an die Kundschaft schickt, braucht also dieselbe Einwilligung wie für einen E-Mail-Newsletter.

§ 174 TKG 2021: die Grundregel für Werbe-E-Mails in Österreich

Die Regel steht in § 174 TKG 2021, in Kraft seit 1. November 2021 als Nachfolger des alten § 107 TKG 2003 (Wortlaut geprüft am 30. Oktober 2026). Abs. 3 lautet: "Die Zusendung einer elektronischen Post, einschließlich SMS, ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, wenn die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt." Drei Wörter sind entscheidend:

• vorherige: Die Einwilligung muss vor der ersten Werbemail vorliegen. Eine E-Mail, die um Erlaubnis für künftige E-Mails bittet, ist selbst schon Werbung. Die WKO formuliert es so: Die Einwilligung darf nicht durch Anrufe, E-Mails oder Faxe an die künftigen Empfängerinnen eingeholt werden. Für Salons heißt das: Die Erlaubnis holen Sie im Salon, bei der Buchung oder über ein Formular ein, nicht per Rundmail an die Kartei.
• Einwilligung: Aktiv, informiert und freiwillig. Ein vorangekreuztes Kästchen, ein Satz in den AGB oder Schweigen reichen nicht. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
• des Empfängers: Die Zustimmung muss von der Person kommen, der die Adresse gehört. Deshalb spielt der Nachweis eine so große Rolle, dazu unten mehr.

Abs. 5 ergänzt Fälle, in denen Werbe-E-Mails "jedenfalls unzulässig" sind, also auch mit Einwilligung: wenn die Identität des Absenders verschleiert wird, wenn die Kennzeichnungspflichten des § 6 Abs. 1 E-Commerce-Gesetz verletzt werden, wenn auf Websites verwiesen wird, die dagegen verstoßen, oder wenn "keine authentische Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann". Ein Newsletter von einer Adresse, auf der niemand liest, was zurückkommt, verstößt schon deshalb gegen das Gesetz.

Die Bestandskundenausnahme nach § 174 Abs. 4 TKG 2021: vier Bedingungen, die zusammen gelten müssen

Es gibt einen Weg, bestehende Kundschaft ohne ausdrückliche Einwilligung zu bewerben. § 174 Abs. 4 TKG 2021 verzichtet auf die vorherige Einwilligung, wenn vier Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind (Wortlaut geprüft am 30. Oktober 2026):

In der Praxis scheitert die Ausnahme in Friseursalons fast immer an Z 3: Kaum ein Betrieb hat bei der Erhebung der E-Mail-Adresse, also an der Kassa oder bei der ersten Online-Buchung, darauf hingewiesen, dass die Adresse für Werbung genutzt werden kann und dass die Kundin das ablehnen darf. Fehlt dieser Hinweis, ist die Ausnahme für alle bisher gesammelten Adressen weg, und Sie können das nicht rückwirkend reparieren. Der Weg zurück führt dann über eine echte Einwilligung. Die WKO zählt in ihrer Darstellung übrigens fünf Punkte statt vier, weil sie die Ablehnungsmöglichkeit bei der Erhebung und den Abmeldelink in jeder Nachricht getrennt nennt; inhaltlich ist es dasselbe.

Wer die Ausnahme künftig nutzen will, muss sie ab heute vorbereiten: ein kurzer Hinweis bei jeder Adresserhebung ("Wir informieren Sie gelegentlich per E-Mail über eigene Angebote; Sie können das jederzeit hier oder in jeder E-Mail ablehnen"), eine protokollierte Ablehnung, wenn jemand Nein sagt, und der ECG-Abgleich vor jedem Versand. Unsere Empfehlung bleibt trotzdem: Bauen Sie den Newsletter auf ausdrücklichen Einwilligungen auf. Mit Einwilligung entfällt laut WKO-Checkliste sogar der ECG-Abgleich, weil die Kundin dem Empfang ja zugestimmt hat (WKO, Checkliste E-Mail-Werbung nach dem TKG, Stand Jänner 2026, PDF).

Die ECG-Liste der RTR: was sie ist und wann Sie prüfen müssen

Die ECG-Liste ist die österreichische Sperrliste gegen Werbe-E-Mails. Grundlage ist § 7 E-Commerce-Gesetz: Die RTR-GmbH "hat eine Liste zu führen, in die sich diejenigen Personen und Unternehmen kostenlos eintragen können, die für sich die Zusendung kommerzieller Kommunikation im Weg der elektronischen Post ausgeschlossen haben", und wer Werbung zulässigerweise ohne vorherige Zustimmung verschickt, hat "diese Liste zu beachten" (Wortlaut geprüft am 30. Oktober 2026).

Für Ihren Salon heißt das:

• Mit ausdrücklicher Einwilligung brauchen Sie keinen Abgleich. Eine Kundin, die sich bei Ihnen für den Newsletter angemeldet hat, kann sich nicht gleichzeitig auf ihren Eintrag in der ECG-Liste berufen; die WKO beschreibt das so, dass die Einwilligung den Listeneintrag im vereinbarten Umfang aufhebt.
• Ohne Einwilligung, also über die Bestandskundenausnahme, ist der Abgleich Pflicht, und zwar vor jedem Versand, nicht nur einmal beim Aufbau der Liste.

Die Abfrage läuft über das Webportal der RTR: einzelne Adressen eintippen oder eine Liste als .txt oder .csv hochladen, das Ergebnis lässt sich nach "enthalten" und "nicht enthalten" sortieren (geprüft am 30. Oktober 2026). Für größere Mengen gibt es eine Schnittstelle; für einen Salon reicht der Upload der Exportdatei aus dem Newsletter-Tool. Die Eintragung ist für Personen und Unternehmen kostenlos, das heißt auch: Es gibt keine Gruppe, die garantiert nicht drinsteht.

Wie ernst die Behörden den Abgleich nehmen, zeigt eine Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 23. Dezember 2024 (BVwG W282 2299749-1, geprüft am 30. Oktober 2026): Ein Einzelunternehmer hatte drei Werbe-E-Mails an eine Geschäftsführerin geschickt, deren Adresse in der ECG-Liste eingetragen war. Er wusste zwar, dass es eine Abfrageseite gibt, hatte aber kein Kontrollsystem. Das Gericht hielt deshalb ein geringes Verschulden für ausgeschlossen und bestätigte zwei Strafen von 600 € und 800 € zuzüglich Verfahrenskosten; die dritte E-Mail, verschickt nach der ersten Aufforderung zur Rechtfertigung, wertete es als vorsätzlich.

Strafen: § 188 TKG 2021 und wer sie verhängt

Verstöße gegen § 174 Abs. 3 oder 5 TKG 2021 sind Verwaltungsübertretungen. § 188 Abs. 4 Z 28 TKG 2021 stellt sie unter Strafe, wer "entgegen § 174 Abs. 3 oder 5 elektronische Post zusendet", mit einer Geldstrafe bis zu 50.000 € (Fassung seit 1. Oktober 2026, geprüft am 30. Oktober 2026). Zuständig ist das Fernmeldebüro, die Fernmeldebehörde der Republik Österreich; so beschreibt es auch oesterreich.gv.at (Stand 30. April 2026). Anders als in Deutschland gibt es in Österreich keine Abmahnindustrie: Der typische Weg ist, dass eine verärgerte Empfängerin die E-Mail an das Fernmeldebüro weiterleitet und die Behörde ein Verwaltungsstrafverfahren einleitet.

Wie hoch die Strafen tatsächlich ausfallen, zeigen die veröffentlichten Entscheidungen. Neben dem Fall oben bestätigte das BVwG am 27. Mai 2025 eine Strafe von 500 € zuzüglich Kostenbeiträgen, insgesamt 650 €, gegen einen Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter, der eine einzige Werbe-E-Mail an einen Rechtsanwalt geschickt hatte, dessen Adresse ebenfalls in der ECG-Liste stand; der Empfänger war kein Kunde, eine Einwilligung lag nicht vor, die E-Mail hatte keine Abmeldemöglichkeit (BVwG W603 2304292-1, geprüft am 30. Oktober 2026). Das Gericht hielt ausdrücklich fest, dass weder ein Absehen von der Strafe noch eine Ermahnung in Betracht kam. Eine einzige E-Mail reicht also, und ein gutgläubiger Irrtum über die Einwilligung schützt nicht.

Die Übersicht der Sanktionen, die für einen Salon-Newsletter relevant sind (Beträge am 30. Oktober 2026 im RIS geprüft):

Die DSGVO-Höchstbeträge von bis zu 20 Millionen Euro, die in jeder Broschüre stehen, sind für einen Friseursalon nicht die realistische Größe; die Datenschutzbehörde bemisst nach Schwere, Dauer und Betriebsgröße. Die realistische Größe für einen Salon ist das Verwaltungsstrafverfahren beim Fernmeldebüro mit einigen hundert Euro pro Vorfall, plus der Ärger mit der Kundin, die Sie angezeigt hat.

DSGVO: Rechtsgrundlage, Nachweis und Double-Opt-in

Das TKG regelt, ob Sie werben dürfen. Die Datenschutz-Grundverordnung, die als EU-Verordnung in Österreich unmittelbar gilt und vom Datenschutzgesetz (DSG) ergänzt wird, regelt, wie Sie die E-Mail-Adresse dabei verarbeiten. Beides muss zusammenpassen. Wie Sie Rechtsgrundlagen für Ihre gesamte Kartei zuordnen, zeigt der Leitfaden zur Kundenkartei im Friseursalon in Österreich nach DSGVO und DSG; hier nur, was den Newsletter betrifft.

Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Beim Newsletter mit Einwilligung ist es die Einwilligung nach lit. a. Bei Werbung an Bestandskundschaft unter § 174 Abs. 4 TKG 2021 kommt das berechtigte Interesse nach lit. f in Betracht; dann steht der Kundin das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO zu, und nach einem Widerspruch dürfen Sie die Adresse für Werbung nicht mehr verwenden.

Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). "Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat" (DSGVO im Amtsblatt der EU, geprüft am 30. Oktober 2026). Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass die Einwilligung vorlag, nicht die Kundin, dass sie fehlte. Ein mündliches "ja, gerne" an der Kassa ohne Notiz ist deshalb kein Nachweis.

Double-Opt-in. Das Wort steht in keinem österreichischen Gesetz. Die WKO berichtet aber, dass nach der Praxis der Datenschutzbehörde bei Anmeldungen über Online-Portale das Double-Opt-in-Verfahren erforderlich ist, und dass die Behörde es zugleich als Datensicherheitsmaßnahme im Sinne des Art. 32 DSGVO sieht, weil es den Missbrauch fremder E-Mail-Adressen verhindert (WKO Niederösterreich, Rechtsfrage zur Newsletter-Einwilligung, Stand 24. Juli 2025). Funktionsweise: Nach der Eintragung erhält die Adresse eine Bestätigungs-E-Mail mit Link, und erst der Klick schaltet den Newsletter frei. Damit ist belegt, dass die Inhaberin der Adresse selbst zugestimmt hat. Behandeln Sie es als Pflicht, auch wenn es formal eine Empfehlung ist.

Die Bestätigungsmail muss neutral sein. Hier lauert eine Besonderheit des österreichischen Rechts: Der Verwaltungsgerichtshof hat laut WKO Niederösterreich entschieden (VwGH 2012/03/0089), dass eine werblich gestaltete Bestätigungsmail selbst als unerbetene Nachricht gelten kann, wenn jemand eine fremde Adresse eingetragen hat und der echte Inhaber die Mail bekommt. Die Bestätigungsmail enthält daher nur drei Dinge: den Hinweis, dass sich jemand mit dieser Adresse angemeldet hat, den Bestätigungslink und das E-Mail-Impressum. Kein Angebot, kein Produktbild, kein "übrigens minus 10 % auf Farbe". Ein Formulierungsbeispiel, kein geprüfter Rechtstext:

"Guten Tag, mit dieser E-Mail-Adresse wurde der Newsletter des Salons Haargenau, Lindengasse 12, 1070 Wien, bestellt. Bitte bestätigen Sie die Anmeldung über diesen Link. Haben Sie sich nicht angemeldet, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos; es passiert dann nichts weiter."

Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Kundin kann jederzeit widerrufen, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Ein Abmeldelink in jeder E-Mail, der mit einem Klick wirkt, erfüllt das; ein Link, der erst ein Login verlangt, nicht. Setzen Sie Abmeldungen sofort um, nicht erst bei der nächsten Aussendung, und führen Sie eine Sperrliste, damit eine abgemeldete Adresse nicht über einen späteren Import zurückkommt.

Kopplungsverbot (Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Die Buchung muss auch ohne Newsletter möglich sein. "Termin nur mit Newsletter-Anmeldung" macht die Einwilligung unfreiwillig. Ein kleiner Dank für die Anmeldung, etwa ein Pflegetipp-PDF, ist dagegen üblich; ein Rabatt, der ohne Anmeldung nicht zu bekommen ist, ist nach Einschätzung der WKO heikel, weil er die Freiwilligkeit infrage stellt.

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Ihr Newsletter-Dienst verarbeitet Kundendaten in Ihrem Auftrag. Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, den seriöse Anbieter online bereitstellen, bevor Sie die erste Adresse hochladen, und fragen Sie, wo die Server stehen.

Öffnungs- und Klickraten. Fast jedes Tool misst, wer geöffnet und geklickt hat. Das ist eine eigene Verarbeitung personenbezogener Daten; nennen Sie das Tracking im Einwilligungstext und in der Datenschutzerklärung, oder schalten Sie es ab. Die WKO Niederösterreich behandelt genau diesen Punkt in der oben verlinkten Rechtsfrage.

Einwilligung im Salonalltag einholen: Buchung, Kassa, Spiegelplatz

Die Online-Buchung liefert Ihnen funktionierende E-Mail-Adressen, aber keine Werbeeinwilligung: Die Adresse wurde für den Termin angegeben, nicht für Werbung. Sie brauchen also einen zweiten, getrennten Schritt. Vier Wege, die in Friseursalons funktionieren und alle ohne Rundmail auskommen:

1. Das Anmeldeformular auf der Website, verlinkt aus dem Google-Unternehmensprofil, der Instagram-Bio und der E-Mail-Signatur. Das Newsletter-Tool erzeugt es, übernimmt das Double-Opt-in und protokolliert Zeitpunkt und Wortlaut. Was eine Salon-Website in Österreich sonst noch braucht, vom Impressum bis zu den Cookies, ist ein eigenes Thema.
2. Die Frage an der Kassa, nach dem Bezahlen, nie währenddessen: "Wollen Sie unsere Angebote gelegentlich per E-Mail bekommen?" Mit einer kleinen Karte zum Ausfüllen und Unterschreiben oder einem Tablet mit dem Anmeldeformular. Die Unterschrift belegt die Einwilligung, das Tool schickt trotzdem die Bestätigungsmail, damit ein Tippfehler in der Adresse nicht zur Werbemail an eine fremde Person wird. Die Karten heften Sie ab, mit Datum.
3. Der QR-Code am Spiegelplatz oder an der Kassa, der zum Anmeldeformular führt. Die Kundin trägt sich während der Einwirkzeit selbst ein, die Einwilligung entsteht sauber im Tool.
4. Der Hinweis in der Buchungsbestätigung des Salons, wenn Ihre Software ein getrenntes, nicht vorangekreuztes Kästchen für den Newsletter im Buchungsformular anbietet. Prüfen Sie dann, ob das Kästchen protokolliert wird und ob ein Double-Opt-in folgt.

Was nicht geht: die Karteikarten der letzten zehn Jahre abtippen und importieren, Adressen von Gewinnspielzetteln übernehmen, oder eine E-Mail an alle schicken, die fragt, ob man künftig E-Mails schicken darf. Der letzte Punkt ist der häufigste Fehler beim Start, und er ist nach § 174 Abs. 3 TKG 2021 selbst schon die Übertretung.

Die WKO nennt die Anforderungen an den Einwilligungstext: Information über die verarbeiteten Daten, den Zweck, die Speicherdauer, die Empfänger und das jederzeitige Widerrufsrecht; klar formuliert, freiwillig, aktiv erteilt, nicht an unbeteiligte Leistungen gekoppelt, und bei persönlichem Kontakt dokumentiert (WKO, Zustimmungserklärung für Newsletter nach TKG und DSGVO, geprüft am 30. Oktober 2026; die Seite verlinkt einen Generator für Einwilligung und Datenschutzerklärung). Ein Formulierungsbeispiel für das Kästchen oder die Karte, zur Orientierung und nicht als geprüfter Rechtstext:

"Ja, ich möchte den Newsletter des Salons Haargenau, Lindengasse 12, 1070 Wien, per E-Mail erhalten (etwa einmal im Monat: Neuigkeiten aus dem Salon, saisonale Angebote, freie Termine). Meine E-Mail-Adresse wird dafür bis zu meinem Widerruf gespeichert und an unseren Newsletter-Dienstleister übermittelt. Ich kann mich jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder direkt im Salon abmelden. Die Datenschutzerklärung habe ich zur Kenntnis genommen."

Pro Adresse sollten Sie am Ende belegen können: den Wortlaut des Textes zum Zeitpunkt der Anmeldung, Datum und Uhrzeit von Eintragung und Bestätigungsklick, den Kanal (Website, Tablet, Karte) und bei Papier die unterschriebene Karte. Ändern Sie den Text später, bewahren Sie die alte Fassung mit Gültigkeitszeitraum auf.

Pflichtangaben in jedem Newsletter: Kennzeichnung, Impressum, Offenlegung, Abmeldung

Unabhängig von der Einwilligung muss jede Aussendung bestimmte Angaben enthalten. Hier unterscheidet sich Österreich spürbar von Deutschland, weil das Mediengesetz mitspielt.

Kennzeichnung als Werbung (§ 6 und § 7 ECG). Kommerzielle Kommunikation muss "klar und eindeutig als solche erkennbar" sein, den Auftraggeber erkennen lassen und "Angebote zur Absatzförderung wie etwa Zugaben und Geschenke als solche erkennen lassen" samt einfachem Zugang zu den Bedingungen (§ 6 ECG, geprüft am 30. Oktober 2026). Wer ohne Einwilligung über die Bestandskundenausnahme verschickt, muss nach § 7 Abs. 1 ECG zusätzlich dafür sorgen, dass die Werbung "bei ihrem Eingang beim Nutzer klar und eindeutig als solche erkennbar ist"; die WKO liest das so, dass die Kennzeichnung schon im Betreff stehen soll. Ein Betreff wie "Re: Ihr Termin" über einer Aktionsmail ist damit tabu, der Absendername ist der Salon, nicht "Info".

Impressum nach § 24 Abs. 3 Mediengesetz. Ein Newsletter, der mindestens viermal im Kalenderjahr in vergleichbarer Gestaltung erscheint, ist nach der WKO-Auslegung ein "wiederkehrendes elektronisches Medium". Dann gilt § 24 Abs. 3 MedienG: "In jedem wiederkehrenden elektronischen Medium sind der Name oder die Firma sowie die Anschrift des Medieninhabers und des Herausgebers anzugeben" (geprüft am 30. Oktober 2026). Die WKO betont, dass das Impressum direkt im Newsletter stehen muss; ein Link auf die Website ist "allenfalls zusätzlich möglich, alleine aber nicht ausreichend" (WKO, Informationspflichten nach dem Mediengesetz für E-Mail-Newsletter, Stand 15. Oktober 2024). Für einen Salon, in dem Medieninhaberin und Herausgeberin dieselbe Person sind, sind das zwei Zeilen: Name oder Firma und volle Postadresse.

Offenlegung nach § 25 Mediengesetz. Ein Salon-Newsletter, der nur eigene Leistungen bewirbt, ist ein "kleiner" Newsletter ohne meinungsbildenden Inhalt. Für ihn reicht nach § 25 Abs. 5 MedienG die kleine Offenlegung: Name oder Firma, gegebenenfalls Unternehmensgegenstand sowie Wohnort oder Sitz der Medieninhaberin. Die Offenlegung darf laut WKO auf der Website stehen, wenn sie aus dem Newsletter direkt verlinkt ist. Praktisch: eine Zeile "Offenlegung gemäß § 25 MedienG" im Impressum Ihrer Website, die der Newsletter-Fuß verlinkt. Wer stattdessen regelmäßig Branchenpolitik kommentiert, rutscht in die große Offenlegung mit Blattlinie; für einen Salon-Newsletter ist das die Ausnahme.

Angaben auf Geschäftspapieren. Die WKO weist darauf hin, dass E-Mails als Geschäftspapiere gelten und deshalb je nach Rechtsform die Angaben nach Unternehmensgesetzbuch (Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und -gericht bei eingetragenen Unternehmen) beziehungsweise nach Gewerbeordnung (Name und Standort der Gewerbeberechtigung bei nicht eingetragenen Einzelunternehmerinnen) enthalten müssen. Für ein EPU ohne Firmenbucheintrag sind Impressum und Geschäftspapierangaben praktisch deckungsgleich.

Abmeldelink in jeder E-Mail, gut sichtbar, mit einem Klick wirksam; bei Bestandskundenwerbung zusätzlich der ausdrückliche Hinweis auf die Ablehnungsmöglichkeit nach § 174 Abs. 4 Z 3 TKG 2021. Dazu eine authentische Antwortadresse, auf der jemand liest (§ 174 Abs. 5 Z 4), und der Link zur Datenschutzerklärung mit dem Newsletter-Abschnitt.

Preise im Newsletter. Wer Aktionen mit Preisen bewirbt, nennt Bruttopreise inklusive 20 % Umsatzsteuer, wie auch im Salon und auf der Buchungsseite; was das Preisauszeichnungsgesetz dazu verlangt, steht im Beitrag zur Preisliste im Friseursalon in Österreich.

Inhalte und Frequenz: was Ihre Kundschaft wirklich lesen will

Die Rechtslage ist das Fundament, aber kein Grund für einen Newsletter. Der Grund ist, dass Sie etwas zu sagen haben. Ideen, die in Friseursalons funktionieren und jeweils einen natürlichen Platz für den Buchungslink lassen:

Zwei Dinge gehören nicht in den Newsletter: Kundenfotos ohne dokumentierte Einwilligung der abgebildeten Person, auch nicht "nur von hinten", und Angebote, die Sie im Salon nicht einhalten können. Was bei Fotos in Österreich gilt, steht im Beitrag zu Kundenfotos auf Instagram und Facebook.

Ein Aufbau, der sich bewährt hat: ein Thema pro E-Mail, ein Bild, drei bis fünf Sätze, ein Button zur Buchungsseite. Niemand liest im Postfach einen Aufsatz, und je weniger Sie schreiben, desto eher schreiben Sie es regelmäßig.

Zur Frequenz gibt es keine belastbaren Zahlen speziell für Friseursalons; die Benchmarks der Newsletter-Anbieter messen Onlineshops und Medien. Drei Regeln sind trotzdem verlässlich: Schreiben Sie nur, wenn es etwas zu sagen gibt, für die meisten Salons heißt das monatlich bis vierteljährlich plus Anlassmails. Halten Sie die im Einwilligungstext angekündigte Frequenz ein; wer "etwa einmal im Monat" verspricht und wöchentlich schickt, bewegt sich aus der informierten Einwilligung heraus. Und beobachten Sie die Abmeldungen, nicht die Öffnungsraten: Steigen die Abmeldungen nach einer Aussendung, war das Thema falsch oder die Frequenz zu hoch. Denken Sie beim Mediengesetz daran: Ab der vierten Ausgabe im Kalenderjahr sind Sie Medieninhaberin, planen Sie das Impressum also von der ersten Ausgabe an ein.

Werkzeuge: Newsletter-Dienst, Salonsoftware, und was ViteUneCoupe nicht kann

Sie haben zwei Wege, und beide sind legitim.

Spezialisierte Newsletter-Dienste sind auf genau diese Aufgabe gebaut: Anmeldeformular, Double-Opt-in, Protokollierung, Abmeldelink, Sperrliste und ein fester Fußbereich für das Impressum gehören zur Grundausstattung. Mehrere Anbieter haben kostenlose Einstiegsstufen für kleine Listen; Konditionen ändern sich laufend, prüfen Sie sie auf der jeweiligen Preisseite und achten Sie darauf, ob Preise mit oder ohne Umsatzsteuer angegeben sind. Aus österreichischer Sicht zählen sieben Fragen:

1. Ist das Double-Opt-in Standard, und wird der Einwilligungstext samt Zeitpunkt pro Adresse protokolliert?
2. Lässt sich die Empfängerliste als .csv exportieren, damit Sie sie bei Bedarf gegen die ECG-Liste prüfen können?
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zum Online-Abschluss, und stehen die Server in der EU?
4. Wird der Abmeldelink automatisch eingefügt und die Abmeldung sofort wirksam?
5. Kann ich Papier-Einwilligungen von der Kassa manuell erfassen und den Nachweis (Datum, Kanal) hinterlegen?
6. Lässt sich das Tracking abschalten oder auf eingewilligte Empfängerinnen beschränken?
7. Gibt es einen festen Fußbereich, in dem Impressum nach § 24 MedienG, Offenlegungslink und Datenschutzlink in jeder Ausgabe stehen?

Salonsoftware mit Marketingfunktion verbindet Kundenkartei und Aussendung und kann nach gebuchten Leistungen segmentieren, etwa alle Farbkundinnen der letzten sechs Monate. Der Nachteil: Sie sind an diese Software gebunden, und Sie müssen genau prüfen, wie die Einwilligung dort erhoben, protokolliert und vom Terminkontakt getrennt wird. Eine Kundenkartei voller Adressen ist noch keine Einwilligungsliste, auch nicht in einer Salonsoftware. Welche Systeme am österreichischen Markt Kampagnenfunktionen anbieten und was sie kosten, steht im Vergleich der Terminsoftware für Friseursalons in Österreich.

ViteUneCoupe gehört ehrlicherweise in keine der beiden Kategorien. Es gibt kein Newsletter-Modul, keine Kampagnen, keine Geburtstagsmails und keine WhatsApp-Anbindung. Die Software konzentriert sich auf die Terminbuchung: unbegrenzte Online-Buchungen mit dauerhaft 0 % Provision, eigene Buchungsseite, Leistungskatalog, Mitarbeiterpläne, Kundenkartei und Kalender in der kostenlosen Version; im Standard-Tarif für 29 € zzgl. USt. pro Monat, monatlich kündbar, kommen automatische Bestätigungs-, Erinnerungs- und Danke-E-Mails sowie die Kalender-Synchronisation per ICS dazu. Alle diese E-Mails sind transaktional: Sie beziehen sich auf einen konkreten Termin und enthalten keine Werbung, genau so, wie es § 174 TKG 2021 verlangt. Drei Konsequenzen für Ihren Newsletter:

• Die Werbeeinwilligung holt der Salon selbst ein, getrennt von der Buchung, über einen der vier Wege oben. ViteUneCoupe fragt sie bei der Buchung nicht ab.
• Die Kundenkartei enthält die E-Mail-Adressen Ihrer Kundschaft und lässt sich exportieren. Für ein Newsletter-Tool dürfen Sie diesen Export aber nur verwenden, wenn für jede Adresse eine Rechtsgrundlage für Werbung vorliegt: eine protokollierte Einwilligung oder alle vier Bedingungen der Bestandskundenausnahme samt ECG-Abgleich. Die Kartei ist die Quelle für den Abgleich, nicht die Verteilerliste.
• Der Buchungslink ist das Scharnier: Jeder Newsletter endet mit dem Link zu Ihrer Buchungsseite, damit aus "Herbstfarbe, eigentlich mal wieder" in zwei Minuten ein Termin wird, ohne Anruf. Die Buchung bringt die Kundin dann automatisch in den Kreislauf aus Bestätigung, Erinnerung und Danke, ganz ohne weitere Einwilligung.

Checkliste: Newsletter im Friseursalon in Österreich rechtssicher starten

1. Entscheidung: Newsletter nur auf Basis ausdrücklicher Einwilligungen (empfohlen) oder zusätzlich Bestandskundenausnahme mit dokumentiertem Ablehnungshinweis bei jeder Adresserhebung und ECG-Abgleich vor jedem Versand.
2. Anmeldeformular mit eigenem, nicht vorangekreuztem Kästchen; Text nennt Absender, Inhalt, ungefähre Frequenz, Speicherdauer, Dienstleister, Widerrufsrecht und verlinkt die Datenschutzerklärung.
3. Double-Opt-in aktiv; die Bestätigungsmail enthält nur Hinweis, Link und Impressum.
4. Einwilligung im Salon: Karte oder Tablet an der Kassa, QR-Code am Spiegelplatz; nie per Rundmail an die Kartei.
5. Pro Adresse protokolliert: Wortlaut, Zeitpunkt von Eintragung und Bestätigung, Kanal; Karten abgeheftet.
6. Keine Altadressen aus der Kundenkartei importieren, es sei denn, alle vier Bedingungen des § 174 Abs. 4 TKG 2021 sind für jede Adresse belegt.
7. Datenschutzerklärung um den Newsletter-Abschnitt ergänzt; Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Tool geschlossen; Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um den Newsletter ergänzt.
8. Vorlage geprüft: Werbung im Betreff erkennbar, Absender der Salon, Impressum nach § 24 Abs. 3 MedienG direkt im Fuß, Offenlegungslink, Abmeldelink, authentische Antwortadresse, Datenschutzlink, Buchungslink.
9. Sperrliste für Abmeldungen und Widersprüche; Umsetzung sofort, auch bei mündlicher Ablehnung an der Kassa.
10. Redaktionsplan mit realistischer Frequenz; Terminnachrichten bleiben werbefrei, Angebote gehören nur in den Newsletter.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich in Österreich die E-Mail-Adressen aus meiner Kundenkartei für einen Newsletter verwenden?

Nur mit Rechtsgrundlage für jede einzelne Adresse: entweder eine ausdrückliche, protokollierte Werbeeinwilligung oder alle vier Bedingungen der Bestandskundenausnahme nach § 174 Abs. 4 TKG 2021, einschließlich des Ablehnungshinweises schon bei der Erhebung der Adresse und des Abgleichs mit der ECG-Liste der RTR. Eine Adresse, die nur für die Terminbuchung angegeben wurde, erfüllt das in der Regel nicht. Der sichere Weg ist, die Kundschaft im Salon aktiv zur Anmeldung einzuladen.

Wie hoch ist die Strafe für einen Newsletter ohne Einwilligung in Österreich?

Nach § 188 Abs. 4 Z 28 TKG 2021 bis zu 50.000 € pro Verwaltungsübertretung, verhängt vom Fernmeldebüro. In den veröffentlichten Entscheidungen des Bundesverwaltungsgerichts aus 2024 und 2025 lagen die bestätigten Strafen für einzelne Werbe-E-Mails an Adressen aus der ECG-Liste bei 500 € bis 800 € zuzüglich Verfahrenskosten. Dazu kommen mögliche Verfahren der Datenschutzbehörde und zivilrechtliche Unterlassungsansprüche.

Ist Double-Opt-in in Österreich gesetzlich vorgeschrieben?

Das Wort steht in keinem Gesetz. Vorgeschrieben ist, dass Sie die Einwilligung der Adressinhaberin nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die WKO berichtet, dass die Datenschutzbehörde bei Online-Anmeldungen das Double-Opt-in verlangt und es als Datensicherheitsmaßnahme nach Art. 32 DSGVO einstuft. Behandeln Sie es als Pflicht, und halten Sie die Bestätigungsmail werbefrei, weil sie sonst selbst als unerbetene Nachricht gelten kann.

Muss ich die ECG-Liste prüfen, wenn alle Empfängerinnen eingewilligt haben?

Nein. Der Abgleich mit der ECG-Liste nach § 7 ECG ist Pflicht, wenn Sie Werbe-E-Mails ohne vorherige Einwilligung über die Bestandskundenausnahme verschicken. Eine ausdrückliche Einwilligung hebt den Listeneintrag im vereinbarten Umfang auf. Wer gemischt arbeitet, prüft alle Adressen ohne Einwilligung vor jedem Versand über das Webportal der RTR.

Brauche ich für einen Salon-Newsletter ein Impressum nach dem Mediengesetz?

Ja, sobald der Newsletter mindestens viermal im Kalenderjahr in vergleichbarer Gestaltung erscheint. Dann verlangt § 24 Abs. 3 MedienG in jeder Ausgabe Name oder Firma und Anschrift der Medieninhaberin und des Herausgebers, direkt im Newsletter, nicht nur per Link. Dazu kommt die kleine Offenlegung nach § 25 Abs. 5 MedienG, die auf der Website stehen darf, wenn der Newsletter sie direkt verlinkt. Verstöße kosten nach § 27 MedienG bis zu 20.000 €.

Darf ich Aktionen per WhatsApp an meine Kundschaft schicken?

Nur mit derselben Einwilligung wie für E-Mail. Die WKO zählt Direktnachrichten über soziale Medien zur elektronischen Post im Sinne des § 174 TKG 2021 und nennt unerwünschte WhatsApp-Nachrichten ausdrücklich als Beispiel für einen Verstoß. ViteUneCoupe bietet keine WhatsApp-Anbindung; die Terminnachrichten laufen per E-Mail und bleiben werbefrei.