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Coiffeur-Software wechseln in der Schweiz: Kundenkartei exportieren und ohne Datenverlust umziehen

Geschrieben von Veröffentlicht am 18 Min. Lesezeit
Zwei Coiffeusen tragen gemeinsam einen Umzugskarton voller Bürsten und Föhne durch ihren hellen Salon in Luzern, auf dem Tresen ein Tablet mit einem bunten Terminkalender, im Fenster die Kapellbrücke und der Vierwaldstättersee

Die Terminsoftware ist seit zwei Jahren teurer geworden, der Support sitzt im Ausland und antwortet spät oder gar nicht, und die Kundenkartei mit den Farbrezepturen von zehn Jahren liegt in der Cloud eines Anbieters, den Sie eigentlich verlassen möchten. Viele Inhaberinnen und Inhaber von Coiffeursalons in der Deutschschweiz bleiben trotzdem, weil der Wechsel nach Risiko klingt: Was, wenn die Kundendaten nicht mitkommen? Was, wenn die Stammkundschaft den neuen Buchungslink nicht findet?

Dieser Leitfaden ist für Salons in der Schweiz geschrieben, von Zürich bis St. Gallen, von Basel bis Luzern. Er erklärt, mit welchem Recht Sie Ihre Daten vom alten Anbieter verlangen (Datenschutzgesetz und Obligationenrecht, nicht DSGVO), was Schweizer und ausländische Anbieter am 31. Oktober 2026 auf ihren offiziellen Seiten zum Export und zur Kündigung sagen, und in welcher Reihenfolge der Umzug ohne Datenverlust gelingt. Für Salons in Deutschland gelten andere Regeln und Anbieter, siehe den Leitfaden zum Wechsel der Friseursoftware ohne Datenverlust (in Deutschland heisst Coiffeur-Software Friseursoftware); in Österreich kommt beim Wechsel die Registrierkasse dazu, siehe den Softwarewechsel für Salons in Österreich. Die Schweiz kennt keine Registrierkassenpflicht, dafür eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Belege, dazu später mehr.

Eine Offenlegung vorweg: Dieser Blog gehört zu ViteUneCoupe, einer kostenlosen Online-Terminbuchung ohne Provision für Coiffeursalons, die auch in der Schweiz genutzt wird. ViteUneCoupe kommt in diesem Artikel vor, als eines der Systeme, das Sie parallel zum alten Vertrag testen können, und mit seinen Grenzen für einen Schweizer Salon: Abrechnung in Euro, keine SMS, keine Kasse, kein Import einer Kundenliste per Datei. Dieser Artikel ist sorgfältig recherchierte Orientierung, keine Rechtsberatung.

Warum der Wechsel in der Schweiz anders ist als in Deutschland

Drei Dinge unterscheiden den Schweizer Fall von den Anleitungen, die Sie auf deutschen Seiten finden:

  • Es gilt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), nicht die DSGVO. Die DSGVO kann einen Schweizer Salon treffen, wenn er gezielt Kundschaft in der EU anspricht, für den Salon in Winterthur mit Kundschaft aus Winterthur ist das DSG massgebend. Die Rollen sind ähnlich, die Artikel andere, und die Busse trifft nach Art. 60 DSG bei vorsätzlichen Verstössen die handelnde natürliche Person mit bis zu CHF 250'000, nicht das Unternehmen.
  • Es gibt keine Registrierkassenpflicht. Was Sie aufbewahren müssen, regelt das Obligationenrecht: Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre. Die Terminhistorie als solche gehört nicht dazu, die Umsatzberichte und Quittungen, die Ihre Software erzeugt hat, sehr wohl.
  • Der Markt ist dreigeteilt. Schweizer Anbieter mit CHF-Rechnung (Klara, Posea, Velora, agenda.ch, MySalon.ch), internationale Plattformen mit Schweizer Preisseite (Fresha, Treatwell, Salonkee, Shore) und Tools ohne Schweizer Seite, die in Euro abrechnen, darunter ViteUneCoupe. Welche Kündigungsfristen und Exportwege dokumentiert sind, unterscheidet sich stark, und deutsche Euro-Preise oder deutsche AGB-Fristen dürfen Sie nicht einfach auf den Schweizer Vertrag übertragen.

Wer noch keinen Nachfolger hat, findet im Vergleich der Coiffeur-Software für die Deutschschweiz die Preise in Franken, Provisionen und das Hosting aller genannten Anbieter. Hier geht es um den Umzug selbst.

Ihre Rechte an den Kundendaten: DSG und OR

Sie sind Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsbearbeiter

Das DSG definiert in Art. 5 den Verantwortlichen als die Person, die über Zweck und Mittel der Bearbeitung entscheidet, und den Auftragsbearbeiter als die Person, die Personendaten im Auftrag des Verantwortlichen bearbeitet. Für Ihre Kundenkartei heisst das: Der Salon ist Verantwortlicher, die Terminsoftware in der Cloud ist Auftragsbearbeiter. Der EDÖB stuft Cloud-Dienste ausdrücklich so ein (Datenbearbeitungen in der Cloud, am 31. Oktober 2026 gelesen).

Art. 9 DSG erlaubt die Übertragung an einen Auftragsbearbeiter, wenn dieser die Daten so bearbeitet, wie Sie es selbst dürften, und Sie müssen sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleistet. Unterauftragsbearbeiter braucht er nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung. Das Gesetz schreibt Ihnen nicht vor, was der Vertrag zum Vertragsende sagen muss. Die Checkliste des EDÖB tut es: Der Vertrag soll die Bearbeitung auf Ihre Weisungen beschränken und regeln, ob der Anbieter die Personendaten nach Beendigung des Vertrags löscht oder zurückgibt, welche Unterauftragsbearbeiter in welchen Ländern beteiligt sind und wie er Sie bei Auskunftsbegehren und Meldungen von Sicherheitsverletzungen nach Art. 24 DSG unterstützt.

Praktisch heisst das: Ihr Anspruch auf den Export stützt sich auf Ihren Vertrag mit dem Anbieter, auf die AGB und auf die Auftragsbearbeitungsvereinbarung, nicht auf einen Paragrafen, den Sie dem Support um die Ohren hauen könnten. Lesen Sie diese Dokumente, bevor Sie schreiben, und zitieren Sie die Klausel.

Art. 25 und Art. 28 DSG sind Rechte Ihrer Kundschaft, nicht Ihre

Zwei Artikel werden beim Softwarewechsel regelmässig verwechselt. Das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG gibt jeder betroffenen Person das Recht, vom Verantwortlichen zu erfahren, welche Personendaten über sie bearbeitet werden, kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen. Das Recht auf Datenherausgabe nach Art. 28 DSG erlaubt der betroffenen Person, ihre selbst bekanntgegebenen Daten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen. Beide Rechte stehen Ihrer Kundin gegenüber Ihrem Salon zu. Sie als Salon können sie nicht gegenüber Ihrem Softwareanbieter geltend machen, denn Sie sind nicht betroffene Person, sondern Verantwortlicher. Art. 25 Abs. 4 hält sogar fest, dass Sie auskunftspflichtig bleiben, auch wenn ein Auftragsbearbeiter die Daten hält.

Für den Wechsel ergibt sich daraus eine stille Pflicht: Sie müssen während des ganzen Umzugs in der Lage sein, einer Kundin innert 30 Tagen zu sagen, was Sie über sie gespeichert haben. Wenn der Zugang zum alten System endet, bevor der Export in Ihren Händen ist, können Sie das nicht mehr.

Löschen beim alten Anbieter, und was Sie trotzdem behalten müssen

Art. 6 Abs. 4 DSG verlangt, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Nach dem Umzug hat der alte Anbieter keinen Zweck mehr: Fordern Sie die Löschung schriftlich an und lassen Sie sie sich bestätigen. Dasselbe Prinzip erlaubt Ihnen, beim Umzug aufzuräumen: Kundinnen, die seit Jahren nicht mehr da waren, müssen nicht ins neue System.

Davon getrennt ist die Aufbewahrungspflicht des Obligationenrechts. Nach Art. 958f OR sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres, auf Papier oder elektronisch, solange sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Als Buchungsbeleg gilt nach Art. 957a Abs. 3 OR jede Aufzeichnung, die notwendig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachzuvollziehen. Das gilt auch für die Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz, die nach Art. 957 Abs. 2 OR nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen muss (die sogenannte Milchbüechli-Rechnung).

Übersetzt für den Salon: Die Terminhistorie "Frau Meier, Schnitt und Farbe, 14. März" ist kein Buchungsbeleg und muss nicht zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Quittungen, Tagesabschlüsse, Umsatzberichte, Gutscheinverkäufe und Kundenrechnungen, die Ihre bisherige Software als Kasse oder Zahlungsmodul erzeugt hat, sind Belege und gehören zehn Jahre ins Archiv, lesbar, nicht nur im Konto eines Anbieters, zu dem Sie bald keinen Zugang mehr haben. Exportieren Sie diese Berichte als PDF, bevor der Zugang endet. Wie Sie die Kundenkartei insgesamt nach DSG führen, von der Datenschutzerklärung bis zu Allergienotizen als besonders schützenswerten Daten, erklärt der Beitrag zur Kundenkartei und zum Datenschutz im Coiffeursalon.

Was die Anbieter zum Export und zur Kündigung sagen

Was Sie tatsächlich bekommen, hängt vom Anbieter ab. Wir haben am 31. Oktober 2026 die offiziellen Preisseiten, Hilfe-Center und AGB geöffnet und zitieren nur, was dort steht. "Nicht ausgewiesen" heisst nicht, dass es keinen Export gibt, sondern dass Sie ihn schriftlich erfragen müssen, bevor Sie kündigen.

Anbieter Datenexport laut eigener Seite Datenimport beim Einstieg Laufzeit und Kündigung laut eigener Seite
Fresha Kundenliste als Excel oder CSV über "Optionen", Berechtigung "Kann Kunden herunterladen" nötig; Termine einer Kundin als PDF, CSV oder Excel; gespeicherte Kartendaten lassen sich nicht exportieren oder übertragen Nicht ausgewiesen Keine Mindestlaufzeit
Velora (Schweiz) "Termine, Kunden und Umsätze als Excel oder PDF exportieren. Vollständiger CSV-Backup jederzeit." Nicht ausgewiesen Monatlich kündbar, Kündigungsfrist nicht ausgewiesen
Posea (Schweiz) Nur Buchhaltungsexport und bexio-Übergabe genannt; allgemeiner Kundenexport nicht ausgewiesen Datenübernahme in allen Abos gratis, Kundschaft und Leistungskatalog werden gemeinsam übernommen Jederzeit kündbar, ohne Mindestlaufzeit, "mit einem Klick" im Konto
Klara (Schweiz) Nicht ausgewiesen Einmaliger Import der Kundendaten beim Einrichten; Migration einer bestehenden Buchhaltung CHF 350 laut Branchenseite Ein Monat gratis, danach läuft das Abo "ohne Kündigung automatisch als Monats- oder Jahresabonnement weiter"; Kündigungsfrist nicht ausgewiesen
agenda.ch (Schweiz) Statistiken exportierbar; Kundenexport nicht ausgewiesen Import durch das Team CHF 500 pauschal, gratis für Neukunden aus Salonkee und einigen Gesundheits-Systemen, andere auf Anfrage Kündigung jederzeit möglich
Treatwell Schweiz Partner-AGB Ziffer 10.8: alle Daten vorab herunterladbar, ausser Kundenbewertungen; sonst sendet der Kundendienst sie verschlüsselt per E-Mail; Zugang endet unmittelbar mit der Kündigung Nicht ausgewiesen AGB Ziffer 10.4: Kündigung jederzeit mit 30 Tagen Frist; Jahresverträge laut Besonderer Partnervereinbarung
Salonkee Nicht ausgewiesen (AGB hinter einer Verifikation nicht lesbar) Startseite verspricht die komplette Übernahme von "Stift und Papier" oder anderer Software durch das Team Nicht ausgewiesen
Shore (Shore GmbH, München) AGB Ziffer II.14: mit Vertragsende endet der Zugriff; der Kunde muss "durch regelmässigen Export über die von Shore bereitgestellte Exportfunktion" selbst vorsorgen; zu einer darüber hinausgehenden Herausgabe ist Shore nicht verpflichtet "Beim Import von Daten aus anderen Systemen stehen wir dir gerne zur Seite" Monatlich: 14 Tage zum Ende der Laufzeit; jährlich: 12 Monate Grundlaufzeit, Verlängerung um je 12 Monate, ein Monat Frist; AGB unter deutschem Recht
ViteUneCoupe Kein Export-Knopf in der Oberfläche; Export und Löschung auf Anfrage beim Support Kein Import einer Kundenliste per Datei: Kundinnen werden manuell angelegt oder legen sich bei der ersten Online-Buchung selbst an Kostenlose Version ohne Vertrag; Standard 29 € zzgl. MwSt. pro Monat, monatlich kündbar

Quellen, alle am 31. Oktober 2026 gelesen: Fresha Hilfe-Center, Kundenliste exportieren, Velora, Posea, Klara Online Terminbuchung und Klara Beauty und Coiffeur, agenda.ch Preise, Treatwell Schweiz Vertragsbestimmungen, Shore Schweiz Preise und Shore Schweiz AGB, ViteUneCoupe Impressum.

Drei Lehren aus der Tabelle:

  1. Der Zugang endet oft am Tag der Kündigung. Treatwell sagt es in Ziffer 10.8 ausdrücklich, Shore in Ziffer II.14. Wer erst kündigt und dann exportieren will, steht vor verschlossener Tür. Export zuerst, Kündigung zuletzt.
  2. Import wird beworben, Export selten. Posea, Klara, agenda.ch, Salonkee und Shore beschreiben, wie Ihre Daten hineinkommen. Nur Fresha und Velora beschreiben auf ihren Produktseiten, wie sie wieder herauskommen; bei Treatwell und Shore steht der Weg hinaus nur in den AGB. Fragen Sie den neuen Anbieter nach dem Weg hinaus, bevor Sie hineingehen, und lassen Sie die Antwort in die Offerte schreiben.
  3. Kartendaten wandern nie mit. Wer bei Fresha Kartenhinterlegungen gesammelt hat, beginnt beim nächsten Anbieter bei null; die Kundschaft muss die Karte neu hinterlegen. Das ist kein Fresha-Problem, sondern eine Folge der Kartensicherheitsregeln, und gilt sinngemäss überall.

Wer konkret von einer der Plattformen weg will, findet die Kostenrechnung und die Alternativen in Franken in den Beiträgen zu Treatwell-Alternativen, Fresha-Alternativen und Salonkee-Alternativen für Coiffeursalons in der Schweiz; agenda.ch übernimmt den Salonkee-Import gratis, der sonst CHF 500 kostet.

Der Migrationsplan in sechs Schritten

Schritt 1: Vertrag lesen, Kündigungstermin notieren, noch nicht kündigen

Holen Sie das Vertragsdokument hervor, nicht die Werbeseite. Als Unternehmerin schliessen Sie den Softwarevertrag nicht als Konsumentin ab; was gilt, steht im Vertrag und in den AGB, inklusive Form der Kündigung (reicht eine E-Mail, oder verlangt der Anbieter Schriftform?) und automatischer Verlängerung. Notieren Sie den letztmöglichen Kündigungstermin und planen Sie rückwärts. Bei Shore im Jahresvertrag sind das bis zu dreizehn Monate (Details im Beitrag zu Shore in der Schweiz), bei Treatwell 30 Tage, bei Posea und agenda.ch null. Eine Restlaufzeit von zwei Monaten ist kein Ärgernis, sondern Ihre Übergangszeit.

Schritt 2: Vollständig exportieren und sofort prüfen

Fordern Sie beim alten Anbieter einen vollständigen Export an, solange der Zugang läuft, und zwar diese Felder:

  • Kundenstamm: Vor- und Nachname, Mobilnummer im Format +41 79 … (das neue System muss die Vorwahl +41 erkennen, prüfen Sie das mit einer Testkundin), E-Mail-Adresse, Sprache der Kundin (im Tessin oder in Biel nicht nebensächlich).
  • Einwilligungen: Wer hat dem Newsletter zugestimmt, wer nur Terminerinnerungen erlaubt, wer gar nichts? Ohne diese Spalte verlieren Sie die Grundlage für jede spätere Mailing-Aktion.
  • Notizen und Farbrezepturen: Mischverhältnis, Oxidant, Einwirkzeit, Allergien. Prüfen Sie, ob die Notizen wirklich im Export stehen; manche Systeme exportieren nur die Stammdaten. Allergienotizen sind Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswert nach Art. 5 lit. c DSG: Sie dürfen sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung führen, und die CSV-Datei mit diesen Notizen gehört verschlüsselt abgelegt, nicht auf einen USB-Stick in der Schublade.
  • Zukünftige Termine: alle gebuchten Termine der nächsten Wochen mit Datum, Zeit, Leistung, Mitarbeiterin.
  • Leistungskatalog mit Dauern: Preise in Franken und vor allem die tatsächlichen Dauern inklusive Einwirkzeit. Diese Werte haben Sie über Jahre justiert.
  • Offene Gutscheine, Guthaben, Abos: Nummer, Restwert, Datum. Das sind Verbindlichkeiten, die weiterlaufen.
  • Umsatzberichte und Quittungen: als PDF, für die zehn Jahre nach Art. 958f OR.

Öffnen Sie die Datei am selben Tag. Stimmt die Anzahl Kundinnen? Sind Umlaute richtig ("Müller", nicht "Müller")? Sind Notizen und Einwilligungen drin? Ein lückenhafter Export fällt jetzt auf, nicht nach der Kündigung.

Schritt 3: Liste bereinigen, bevor sie ins neue System kommt

Der Umzug ist der beste Moment für eine saubere Kartei. Zwei Gründe, nicht alles mitzunehmen: Art. 6 Abs. 4 DSG (Daten vernichten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind) und der Aufwand im neuen System. Eine bewährte Regel: Wer in den letzten 24 Monaten keinen Termin hatte, kommt ins verschlüsselte Archiv, nicht ins neue System; wer in den letzten 24 Monaten da war, wird übernommen. Doppelte Einträge (dieselbe Kundin mit zwei Nummern) werden zusammengeführt, Testbuchungen gelöscht.

Dabei entscheidet sich auch, wen Sie später anschreiben dürfen. Nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG ist Massenwerbung per E-Mail ohne vorherige Einwilligung unlauter, mit einer Ausnahme: Wer beim Verkauf einer Leistung die Kontaktdaten erhalten und dabei auf die Ablehnungsmöglichkeit hingewiesen hat, darf diesen Kundinnen Werbung für eigene ähnliche Leistungen senden, solange der Absender korrekt ist und jede Nachricht eine problemlose, kostenlose Abmeldung anbietet. Für die Mitteilung "Wir haben ein neues Buchungssystem, hier ist Ihr Link" heisst das: an Kundinnen mit bestehender Kundenbeziehung, mit Abmeldelink, nicht an Adressen, die vor fünf Jahren einmal einen Gutschein gekauft haben. Kundinnen mit einem bereits gebuchten Termin informieren Sie ohnehin einzeln, als Teil der Terminabwicklung.

Schritt 4: Nachfolger parallel einrichten und mit echten Terminen testen

Lassen Sie beide Systeme einige Wochen nebeneinander laufen. Der Ablauf:

  1. Leistungskatalog anlegen mit den exportierten Dauern und Preisen in Franken. Rechnen Sie mit zwei bis vier Stunden.
  2. Mitarbeitende und Öffnungszeiten hinterlegen, Betriebsferien eintragen, Buchungsseite personalisieren.
  3. Selbst buchen: als Testkundin mit einer +41-Nummer einen Termin buchen, verschieben, stornieren, und die Bestätigungsmail lesen. Eine Mitarbeiterin macht dasselbe.
  4. Zukünftige Termine übertragen: von Hand aus dem Export in den neuen Kalender. Ein kleiner Salon braucht ein bis zwei Stunden; es ist zugleich die Kontrolle, ob die Kundinnen im neuen System richtig angelegt sind.
  5. Stichtag festlegen: ab diesem Tag laufen neue Buchungen nur noch im neuen System; die Online-Buchung im Altsystem wird deaktiviert, der alte Kalender bleibt bis zum Vertragsende zum Nachschlagen offen.
  6. Datenschutzerklärung anpassen: Der neue Anbieter ist ein neuer Auftragsbearbeiter, und wenn seine Server im Ausland stehen, ist das eine Bekanntgabe ins Ausland nach Art. 16 DSG. EU- und EWR-Staaten gelten laut Anhang 1 der Datenschutzverordnung als Länder mit angemessenem Schutz, für die USA nur Anbieter mit Zertifizierung unter dem Data Privacy Framework. Fragen Sie, wo gehostet wird, und schreiben Sie es in Ihre Datenschutzerklärung.

In eigener Sache, mit offenen Karten: ViteUneCoupe eignet sich für genau diese Parallelphase, weil die kostenlose Version weder Vertrag noch Kreditkarte verlangt und zeitlich unbegrenzt läuft: unbegrenzte Online-Buchungen mit 0 % Provision, eine Buchungsseite auf Deutsch mit Preisen in Franken, Leistungskatalog, Mitarbeiterpläne, Kundenkartei mit +41-Nummern und Terminkalender. Was es für einen Schweizer Salon nicht kann, sagen wir gleich dazu: Die Rechnung für den Standard-Tarif (29 € zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Vertragsbindung, mit E-Mail-Bestätigung, Erinnerung und Dankesmail sowie Kalender-Synchronisation per ICS) kommt in Euro, Erinnerungen gehen per E-Mail und nicht per SMS, es gibt keine Kasse und keine TWINT-Anbindung, und die Daten liegen bei Scaleway in Frankreich (siehe Impressum), also im EU-Raum. Und es gibt keinen Import einer Kundenliste per Datei: Sie legen Ihre Kundinnen von Hand an, oder sie legen sich bei der ersten Online-Buchung selbst an, während die exportierte Kartei daneben als Archiv bleibt. Für einen Salon mit 400 aktiven Kundinnen ist das ein Nachmittag Arbeit; für einen mit 2'000 ist es ein Grund, einen Anbieter mit Datenübernahme zu wählen oder die Kartei bewusst neu aufzubauen. Export und Löschung Ihrer Daten erhalten Sie auf Anfrage beim Support. Welche kostenlosen Schweizer Alternativen es daneben gibt und was "gratis" bei jedem bedeutet, steht im Beitrag zur kostenlosen Coiffeur-Software in der Schweiz.

Der neue Kalender nützt nichts, wenn die Kundschaft weiter den alten Link klickt. Rund um den Stichtag, in dieser Reihenfolge:

  • Google-Unternehmensprofil: Terminlink austauschen. Viele Kundinnen suchen "Coiffeur Winterthur" direkt in Google Maps; der Link dort ist oft der meistgeklickte Buchungsweg. Prüfen Sie auch, ob der alte Anbieter dort noch einen eigenen Buchungsbutton hinterlegt hat.
  • Instagram und Facebook: Link in der Bio, Story mit dem neuen Weg, Highlight "Termin buchen".
  • Website: jeden Button und jedes eingebettete Widget des Altsystems ersetzen. Ein vergessenes Widget bucht weiter in den alten Kalender.
  • Im Salon: Kartenaufsteller mit QR-Code an der Kasse und am Spiegel, ein Satz beim Verabschieden: "Wir haben ein neues Buchungssystem, Ihren nächsten Termin buchen Sie direkt hier."
  • E-Mail an die Stammkundschaft: einmal, kurz, mit Abmeldelink, nur an die in Schritt 3 bereinigte Liste.
  • Alte Plattform: Nach der Kündigung prüfen, ob Ihr Profil auf dem Marktplatz (Treatwell, Fresha, Salonkee) wirklich verschwunden ist, sonst landen Buchungsanfragen weiter dort.

Wie Sie die Buchungsseite so einrichten, dass die Kundschaft sie von Anfang an benutzt, zeigt der Beitrag zur Online-Terminbuchung im Coiffeursalon in der Schweiz.

Schritt 6: Die ersten 30 Tage

  • Woche 1: Jeden Morgen den neuen Kalender mit der Liste der übertragenen Termine abgleichen. Jede Mitarbeiterin legt einmal einen Termin an, verschiebt ihn und storniert ihn.
  • Woche 2: Die ersten Online-Bucherinnen fragen, ob alles verständlich war. Missverständliche Leistungsnamen ("Farbe kurz" oder "Ansatz") sofort umbenennen.
  • Woche 3: Letzten Export aus dem Altsystem ziehen und verschlüsselt archivieren, Umsatzberichte als PDF für die zehn Jahre ablegen.
  • Woche 4: Alten Vertrag kündigen (falls nicht schon geschehen), Löschung der Kundendaten beim alten Anbieter anfordern und die Bestätigung aufbewahren, Zahlungsdaten beim alten Anbieter entfernen.

Nach einem Monat ist der Umzug Routine. Und beim nächsten Mal wissen Sie, was Sie bei der Auswahl zuerst fragen: nicht "Wie komme ich rein?", sondern "Wie komme ich wieder raus?".

Die Checkliste für den Umzug

Wann Was Erledigt
8 Wochen vor dem Stichtag Vertrag und AGB lesen, Kündigungsfrist, Form und automatische Verlängerung notieren ☐
8 Wochen Nachfolger auswählen, Export-Weg und Hosting-Land schriftlich bestätigen lassen ☐
6 Wochen Vollständigen Export anfordern: Stammdaten, Einwilligungen, Notizen, Termine, Leistungen, Gutscheine, Umsatzberichte ☐
6 Wochen Export prüfen: Anzahl, Umlaute, Notizen, Spalte für Einwilligungen ☐
5 Wochen Liste bereinigen (24-Monate-Regel), Dubletten zusammenführen, Archiv verschlüsseln ☐
4 Wochen Neues System einrichten: Leistungen mit Dauern, Team, Öffnungszeiten, Buchungsseite ☐
4 Wochen Auftragsbearbeitungsvereinbarung mit dem neuen Anbieter, Datenschutzerklärung anpassen ☐
3 Wochen Testbuchungen mit +41-Nummer: buchen, verschieben, stornieren, Bestätigungsmail prüfen ☐
2 Wochen Zukünftige Termine von Hand übertragen, Team schulen ☐
Stichtag Online-Buchung im Altsystem deaktivieren, Link in Google-Profil, Instagram, Website und QR-Aufsteller austauschen ☐
Stichtag E-Mail an die bereinigte Stammkundschaft mit Abmeldelink (UWG Art. 3 lit. o) ☐
Woche 1 bis 4 Kalender täglich abgleichen, Feedback einholen, letzten Export archivieren ☐
Vertragsende Kündigung fristgerecht in der verlangten Form, Löschbestätigung einholen, Marktplatzprofil prüfen ☐
10 Jahre Umsatzberichte, Quittungen und Gutscheinverkäufe lesbar aufbewahren (Art. 958f OR) ☐

Häufig gestellte Fragen

Darf der alte Anbieter meine Kundendaten nach der Kündigung behalten?

Der Anbieter ist Auftragsbearbeiter nach Art. 9 DSG und darf die Daten nur in Ihrem Auftrag bearbeiten. Was mit ihnen nach Vertragsende geschieht, regelt Ihr Vertrag; der EDÖB empfiehlt, die Löschung oder Rückgabe nach Beendigung ausdrücklich zu vereinbaren. Fordern Sie die Löschung schriftlich an und lassen Sie sie bestätigen. Exportieren Sie aber vorher: Bei Treatwell (Ziffer 10.8) und Shore (Ziffer II.14) endet der Zugang mit dem Vertrag.

Kann ich mich auf Art. 25 DSG berufen, um meine Kundenkartei vom Anbieter zu bekommen?

Nein. Das Auskunftsrecht nach Art. 25 und das Recht auf Datenherausgabe nach Art. 28 DSG stehen der betroffenen Person zu, also Ihrer Kundin gegenüber Ihrem Salon. Sie selbst sind Verantwortlicher, nicht betroffene Person. Ihr Anspruch auf den Export ergibt sich aus Vertrag, AGB und Auftragsbearbeitungsvereinbarung. Deshalb lohnt es sich, den Exportweg vor der Unterschrift schriftlich festzuhalten.

Muss ich die Terminhistorie zehn Jahre aufbewahren?

Nicht die Terminhistorie als solche. Art. 958f OR verlangt die Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren ab Ende des Geschäftsjahres. Quittungen, Tagesabschlüsse, Umsatzberichte und Gutscheinverkäufe aus Ihrer Software sind solche Belege: Exportieren Sie sie als PDF, bevor der Zugang endet. Wer mit einer Kundin wann welche Farbe hatte, dürfen Sie bereinigen, sobald es für die Kundenbeziehung nicht mehr nötig ist.

Nur den Kundinnen mit bestehender Kundenbeziehung, die beim Erfassen ihrer Daten auf die Ablehnungsmöglichkeit hingewiesen wurden, mit korrektem Absender und einem Abmeldelink in der Nachricht (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG). Kundinnen mit einem bereits gebuchten Termin informieren Sie ohnehin einzeln. Adressen ohne Kundenbeziehung oder ohne Einwilligung bleiben aussen vor.

Wie lange dauert der Wechsel der Coiffeur-Software?

Die reine Einrichtung eines neuen Systems dauert bei einem kleinen Salon wenige Stunden, die manuelle Übertragung der Kundinnen je nach Grösse einen Nachmittag bis mehrere Tage. Die meiste Zeit kostet die Restlaufzeit des alten Vertrags: null Tage bei Posea oder agenda.ch, 30 Tage bei Treatwell, bis zu dreizehn Monate bei Shore im Jahresvertrag. Planen Sie sechs bis acht Wochen Parallelbetrieb, dann ist der Umzug ohne Datenverlust zu schaffen.

Kann ich das neue System testen, bevor ich kündige?

Ja, und das ist der sicherste Weg. Klara bietet einen Monat gratis, danach läuft das Abo automatisch weiter; Posea und agenda.ch sind jederzeit kündbar. ViteUneCoupe ist in der kostenlosen Version dauerhaft gratis und ohne Vertrag: Sie richten Buchungsseite, Leistungen und Team ein und nehmen echte Buchungen an, während das alte System weiterläuft. Gefällt es nicht, löschen Sie das Konto und haben ausser Zeit nichts verloren.

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