Friseursoftware wechseln in Österreich: Terminsystem und Registrierkasse ohne Datenverlust umziehen

Die Terminsoftware nervt seit Monaten, die Kasse hängt an einem Vertrag, der sich immer wieder von selbst verlängert, und die Kundenkartei mit zehn Jahren Farbrezepturen liegt irgendwo in der Cloud eines Anbieters, den Sie eigentlich verlassen wollen. Viele Saloninhaberinnen und Saloninhaber in Österreich kennen genau dieses Gefühl und bleiben trotzdem, weil der Wechsel nach Risiko klingt: Was, wenn Kundendaten verloren gehen? Was, wenn das Finanzamt bei der Registrierkasse Fragen stellt?

Der Umstieg ist in Österreich tatsächlich etwas anspruchsvoller als anderswo, weil er zwei Seiten hat. Auf der einen Seite steht die Terminsoftware mit Kalender, Online-Buchung und Kundenkartei, für die DSGVO und das österreichische Datenschutzgesetz gelten. Auf der anderen Seite steht die Registrierkasse, die der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und der Bundesabgabenordnung (BAO) unterliegt und beim Tausch eigene Formalitäten verlangt: Schlussbeleg, Meldung über FinanzOnline, Startbeleg der neuen Kasse. Beides lässt sich sauber planen, und beides muss nicht am selben Tag passieren.

Dieser Leitfaden führt Sie durch beide Seiten. Für die Terminsoftware zeigt er, welche Daten Sie exportieren, mit welchem Recht Sie sie vom alten Anbieter verlangen und wie Sie den Nachfolger risikofrei parallel testen, etwa mit einer kostenlosen Terminsoftware ohne Vertragsbindung, die Sie einfach neben dem alten System laufen lassen. Für die Kasse fasst er zusammen, was RKSV und BAO beim Wechsel wirklich verlangen, geprüft am 30. Oktober 2026 im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) und bei der WKO. Wer die allgemeine Vorgehensweise mit Vertragsprüfung und Auftragsverarbeitungsvertrag nachlesen will, findet sie in unserem Leitfaden zum Friseursoftware-Wechsel ohne Datenverlust, der für Deutschland geschrieben ist; hier geht es ausschließlich um die österreichische Rechtslage und die in Österreich tätigen Anbieter.

Ein Hinweis vorab: Dieser Artikel ist sorgfältig recherchierte Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Gerade den Kassenwechsel sollten Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater abstimmen.

Warum der Softwarewechsel in Österreich zwei Seiten hat

In vielen Salons stecken beide Funktionen in einem Produkt: Die Terminsoftware hat ein Kassenmodul, oder die Kasse hat einen Terminplaner. Rechtlich sind es trotzdem zwei verschiedene Dinge mit zwei verschiedenen Regelwerken:

Die wichtigste Konsequenz: Sie können die Terminsoftware wechseln und die Kasse behalten, oder umgekehrt. Wer beides auf einmal tauschen will, sollte die Termine trotzdem entkoppeln, damit nicht an einem Montagmorgen gleichzeitig der Kalender leer ist und der Bondrucker schweigt. Wann die Registrierkassenpflicht für Ihren Salon überhaupt greift und was eine RKSV-konforme Kasse können muss, haben wir im Beitrag zur Registrierkassenpflicht im Friseursalon in Österreich zusammengefasst. Wie Sie Kasse und Terminsoftware dauerhaft sinnvoll kombinieren, ist ein Thema für sich; hier konzentrieren wir uns auf den Wechsel.

Schritt 1: Verträge und Kündigungsfristen beider Systeme prüfen

Bevor Sie irgendetwas Neues anlegen, holen Sie beide Verträge hervor. Als Unternehmerin oder Unternehmer schließen Sie Softwareverträge nicht als Verbraucher: Die Schutzregeln des Konsumentenschutzgesetzes, etwa zu automatischen Verlängerungen, gelten für Ihren Salonvertrag nicht unmittelbar. Es zählt, was im Vertrag und in den AGB steht. Drei Fragen entscheiden über Ihren Zeitplan: Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung.

Die Bedingungen der in Österreich verbreiteten Terminsysteme unterscheiden sich deutlich. Was die Anbieter öffentlich dokumentieren, jeweils geprüft am 30. Oktober 2026 auf den eigenen Seiten:

Quellen: Treatwell Connect Preise, Salonkee Preise, Shore AGB, Shore Preise, eTermin Preise, Calendall Preise.

"Nicht dokumentiert" heißt nicht schlecht. Es heißt nur, dass Sie die Frage vor der Unterschrift schriftlich stellen müssen. Dasselbe gilt für Ihren Kassenvertrag: Dort kommen zur Softwaregebühr oft Signaturkosten pro Jahr dazu, die im Voraus bezahlt werden; prüfen Sie, bis wann die Signatureinheit bezahlt ist, und legen Sie den Kassenwechsel möglichst auf dieses Datum. Einen vollständigen Marktüberblick mit Preisen und Provisionen finden Sie im Vergleich der Terminsoftware für Friseursalons in Österreich.

Kündigen Sie noch nicht. Notieren Sie den letztmöglichen Kündigungstermin beider Verträge, planen Sie rückwärts und kündigen Sie erst, wenn der Export in Ihren Händen ist.

Schritt 2: Kundenkartei und Termine exportieren, mit Recht

Ihre Kundenkartei ist das wertvollste Kapital des Salons und zugleich der Teil, bei dem beim Wechsel am meisten schiefgeht. Fordern Sie beim Altanbieter einen vollständigen Export an, bevor Sie kündigen, und prüfen Sie ihn sofort.

Welche Felder Sie brauchen

• Kundendaten: Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Einwilligungen (etwa für Terminerinnerungen oder Newsletter) und die Beratungsnotizen, allen voran Farbrezepturen mit Mischverhältnis und Einwirkzeit.
• Termine: alle zukünftigen Termine mit Datum, Uhrzeit, Leistung, Mitarbeiterin und Kundin. Die Terminhistorie ist als Archiv wertvoll, muss aber nicht ins neue System.
• Leistungen und Dauern: Ihr Leistungskatalog mit Preisen und vor allem mit den tatsächlichen Dauern pro Leistung, inklusive Einwirk- und Pufferzeiten. Diese Zahlen haben Sie über Jahre optimiert; nichts ist ärgerlicher, als sie im neuen System aus dem Gedächtnis neu zu schätzen.
• Mitarbeiterpläne und Öffnungszeiten: Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubstage der nächsten Monate.
• Offene Gutscheine und Guthaben: Nummer, Restwert, Ausstellungsdatum. Sie sind Verbindlichkeiten, die Sie auch nach dem Wechsel einlösen müssen.

Bitten Sie um ein maschinenlesbares Format (CSV oder Excel). Öffnen Sie die Datei sofort: Stimmt die Anzahl der Kundinnen ungefähr? Werden Umlaute korrekt dargestellt? Sind die Notizen dabei oder nur die Stammdaten? Ein lückenhafter Export fällt besser jetzt auf als nach der Kündigung, wenn der Zugang gesperrt ist. Die Shore-AGB zeigen, warum das Timing entscheidend ist: Dort endet mit der Vertragslaufzeit auch der Zugriff auf die Daten, und eine Herausgabe über die Exportfunktion hinaus schuldet der Anbieter nicht.

Mit welchem Recht Sie den Export verlangen

Datenschutzrechtlich sind Sie als Salon der Verantwortliche für die Kundendaten, der Softwareanbieter ist Ihr Auftragsverarbeiter. Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO verpflichtet den Auftragsverarbeiter, nach Abschluss der Dienstleistung alle personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl zu löschen oder zurückzugeben und bestehende Kopien zu löschen, soweit kein Unionsrecht oder nationales Recht eine Speicherung verlangt. Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) konkretisiert das: Lesen Sie den Abschnitt zur Beendigung, bevor Sie den Support anschreiben, und zitieren Sie ihn.

Zwei Missverständnisse, die beim Wechsel oft auftauchen:

1. Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit) ist nicht Ihr Hebel gegenüber dem Anbieter. Es ist ein Recht Ihrer Kundinnen und Kunden Ihnen gegenüber. Ihr Anspruch auf den Export stützt sich auf den Vertrag, den AV-Vertrag und Art. 28 DSGVO.
2. Das österreichische DSG ersetzt die DSGVO nicht, es ergänzt sie. Das Datenschutzgesetz regelt unter anderem die Zuständigkeit der Datenschutzbehörde und die Strafbestimmungen; die Pflichten des Auftragsverarbeiters stehen in der DSGVO selbst.

Während des Umzugs brauchen Sie mit beiden Anbietern einen AV-Vertrag: mit dem alten, solange er Ihre Daten speichert, mit dem neuen, sobald er sie verarbeitet. Schicken Sie den Export nicht unverschlüsselt per E-Mail durch die Gegend und löschen Sie lokale Kopien nach dem Umzug, oder archivieren Sie sie verschlüsselt. Was in eine Beratungsnotiz gehört, wann Sie eine Einwilligung brauchen und wie ein Löschkonzept aussieht, steht im Leitfaden zur Kundenkartei nach DSGVO und DSG in Österreich.

Datenminimierung: Der Umzug ist der beste Moment zum Aufräumen

Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Kundinnen, die seit fünf Jahren nicht mehr da waren, müssen nicht ins neue System. Übernehmen Sie, was zur aktiven Kundenbeziehung gehört, und archivieren oder löschen Sie den Rest nach Ihrem Löschkonzept.

Verwechseln Sie das nicht mit der Kassenseite: Die 7-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO gilt für Bücher, Aufzeichnungen und Belege, also für das Datenerfassungsprotokoll und die Belege Ihrer Registrierkasse, nicht für die Farbrezeptur einer Kundin in der Terminsoftware. Eine Kundenkartei dürfen Sie bereinigen, das Kassenjournal nicht.

Schritt 3: Die neue Terminsoftware parallel einrichten

Der sicherste Wechsel ist der, bei dem beide Systeme einige Wochen nebeneinander laufen. Der Ablauf, der sich in der Praxis bewährt:

1. Neues System einrichten: Leistungskatalog mit den exportierten Dauern und Preisen anlegen, Mitarbeiterpläne und Öffnungszeiten hinterlegen, Buchungsseite personalisieren. Rechnen Sie mit zwei bis vier Stunden.
2. Selbst testen: Buchen Sie sich als Testkundin einen Termin, verschieben Sie ihn, stornieren Sie ihn. Lassen Sie eine Mitarbeiterin dasselbe tun.
3. Zukünftige Termine übertragen: Tragen Sie die bereits gebuchten Termine aus dem Export in den neuen Kalender ein. Ein kleiner Salon braucht dafür ein bis zwei Stunden, und die Übertragung ist gleichzeitig eine Kontrolle der Exportdaten.
4. Stichtag festlegen: Ab diesem Tag laufen neue Buchungen nur noch über das neue System; die Online-Buchung im Altsystem wird deaktiviert, der alte Kalender bleibt bis zum Vertragsende als Nachschlagewerk lesbar.
5. Team schulen: Jede Mitarbeiterin legt einmal einen Termin an, verschiebt ihn und storniert ihn. Zehn Minuten Übung ersparen Wochen an Rückfragen.

Wer bisher mit einem Papier-Terminbuch gearbeitet hat und den Wechsel zur Kasse zum Anlass nimmt, auch den Kalender zu digitalisieren, findet die Umstellung Schritt für Schritt im Beitrag vom Papier-Terminbuch zum digitalen Terminkalender.

In eigener Sache, mit offenen Karten: ViteUneCoupe ist ein reines Online-Terminbuchungstool eines französischen Anbieters, auf Deutsch verfügbar. Es ist keine Registrierkasse, erfüllt die RKSV nicht und behauptet das auch nicht; Ihre Kasse bleibt, wo sie ist. Erinnerungen verschickt es per E-Mail, nicht per SMS. Dafür ist die Kernfunktion dauerhaft kostenlos: unbegrenzte Online-Buchungen mit 0 % Provision, eigene Buchungsseite, Leistungskatalog, Mitarbeiterpläne, Kundenkartei und Kalender. Genau deshalb eignet es sich als Parallelsystem: Sie richten es ein, während der alte Vertrag ausläuft, ohne doppelte Kosten und ohne neue Bindung. Gefällt es nicht, löschen Sie das Konto. Der Standard-Tarif mit E-Mail-Bestätigungen, Erinnerungen und Kalender-Synchronisation kostet 29 € zzgl. USt. pro Monat und ist monatlich kündbar. Einen Knopfdruck-Import aus jedem beliebigen Altsystem gibt es nicht: Leistungen, Zeiten und Team tragen Sie selbst ein, Ihre Kundinnen legen ihr Profil bei der ersten Online-Buchung neu an, und die exportierte Kartei behalten Sie daneben als Archiv.

Schritt 4: Kundschaft informieren und den Buchungslink überall austauschen

Der schönste neue Kalender nützt nichts, wenn Ihre Kundinnen weiter den alten Link anklicken. Rund um den Stichtag:

• Google Unternehmensprofil: Tauschen Sie den Terminlink im Profil aus. In Österreich suchen viele Kundinnen "Friseur + Bezirk" direkt in Google Maps; der Link dort ist oft der meistgeklickte Buchungsweg. Prüfen Sie auch, ob der Altanbieter dort noch einen eigenen Button hinterlegt hat.
• Instagram und Facebook: Link in der Bio, "Termin buchen"-Button, Story-Highlight mit dem neuen Weg.
• Website: alle Buttons und eingebetteten Widgets des Altsystems ersetzen; ein vergessenes Widget bucht sonst weiter in den alten Kalender.
• Im Salon: ein Kartenaufsteller mit QR-Code an der Kasse, ein Satz beim Verabschieden: "Wir haben ein neues Buchungssystem, Ihren nächsten Termin können Sie direkt hier online buchen."
• E-Mail-Signatur und Google-Bewertungsantworten: kleine Kanäle, die man leicht vergisst.

Kundinnen mit bereits gebuchten Terminen brauchen nichts zu tun, ihre Termine wurden übernommen. Sagen Sie das aktiv, das nimmt Verunsicherung. Wer seine Stammkundschaft erstmals an die Online-Buchung heranführen will, findet im Beitrag zum Umgewöhnen der Kundschaft auf die Online-Buchung die passenden Formulierungen.

Die Kassenseite: Registrierkasse wechseln, ohne die RKSV zu verletzen

Jetzt zur zweiten Seite. Wer die Registrierkasse tauscht, nimmt rechtlich eine Sicherheitseinrichtung außer Betrieb und eine neue in Betrieb. Die RKSV regelt beides genau. Die folgenden Punkte haben wir am 30. Oktober 2026 in der geltenden Fassung der RKSV im RIS nachgelesen.

Schlussbeleg der alten Kasse (§ 17 Abs. 8 RKSV)

Bei einer planmäßigen Außerbetriebnahme der Registrierkasse müssen Sie einen Schlussbeleg mit Betrag Null erstellen. Der Schlussbeleg ist auszudrucken und gemäß § 132 BAO aufzubewahren, also sieben Jahre. Erstellen Sie ihn als allerletzten Beleg des letzten Verkaufstags, nachdem der Monatsbeleg erstellt ist, und heften Sie ihn zu den Kassenunterlagen.

Meldung der Außerbetriebnahme über FinanzOnline (§ 17 Abs. 1 RKSV)

Jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung ist über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt "ohne unnötigen Aufschub" bekannt zu geben. Eine fixe Tagesfrist nennt die Verordnung für die planmäßige Außerbetriebnahme nicht; Steuerberatungskanzleien empfehlen, die Meldung innerhalb weniger Tage zu erledigen. Die WKO weist darauf hin, dass für die Meldung alternativ das Formular RK1 genutzt werden kann, wenn FinanzOnline nicht zumutbar ist. Melden Sie die Kasse am Tag des Schlussbelegs oder am Folgetag ab und speichern Sie die Bestätigung aus FinanzOnline.

Neuanmeldung und Startbeleg der neuen Kasse (§ 16 und § 6 RKSV)

Die neue Registrierkasse und ihre Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit melden Sie über FinanzOnline an (§ 16 Abs. 1). Die Inbetriebnahme besteht aus der Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls und dem ersten signierten Beleg mit Betrag Null, dem Startbeleg (§ 6 Abs. 1). Diesen Startbeleg prüfen Sie mit der BMF Belegcheck-App; laut WKO gilt die Kasse erst dann als komplett angemeldet und manipulationssicher. Moderne Kassensysteme für Österreich führen Sie durch diese Schritte; Ihr neuer Kassenanbieter sollte Ihnen die Reihenfolge schriftlich geben.

Planen Sie dafür einen Tag ohne Kundschaft ein, etwa den Sonntag oder Montag vor dem Stichtag. Bis der Startbeleg geprüft ist, dürfen Sie mit der neuen Kasse keine echten Barumsätze erfassen, und die alte haben Sie bereits mit dem Schlussbeleg geschlossen. Dazwischen liegt im Idealfall kein einziger Verkauf.

Datenerfassungsprotokoll: exportieren, sichern, sieben Jahre aufbewahren

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der alten Kasse ist der Kern Ihrer Kassenaufzeichnungen. Die RKSV verlangt, dass es jederzeit auf einen externen Datenträger im vorgeschriebenen Exportformat (eine JSON-Struktur, beschrieben in der Anlage zur RKSV) exportiert werden kann, und dass es zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar gesichert wird (§ 7 Abs. 3). Nach § 132 BAO bewahren Sie Bücher und Aufzeichnungen sieben Jahre auf; die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist.

Konkret vor dem Kassenwechsel:

• Vollständigen DEP-Export ziehen, nachdem Schlussbeleg und letzter Monatsbeleg erstellt sind, und auf zwei getrennten Medien speichern (etwa verschlüsselter USB-Stick plus Ablage bei der Steuerberatung).
• Alle Monatsbelege und Jahresbelege der alten Kasse als Ausdruck oder PDF sichern.
• Lesbarkeit sicherstellen: § 132 Abs. 3 BAO verpflichtet Sie, auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereitzustellen, um die Daten lesbar zu machen. Fragen Sie den alten Kassenanbieter, ob und wie lange Sie nach Vertragsende noch lesenden Zugriff oder ein Leseprogramm haben.
• Nichts importieren wollen: Das DEP der alten Kasse gehört ins Archiv, nicht in die neue Kasse. Die neue Kasse beginnt mit ihrem eigenen Startbeleg bei Null.

Monatsbeleg und Jahresbeleg beim Wechsel

Zu jedem Monatsende ermittelt die Kasse die Zwischenstände des Umsatzzählers und speichert sie als Monatsbeleg; der Dezember-Monatsbeleg ist zugleich der Jahresbeleg, der ausgedruckt, geprüft und nach § 132 BAO aufbewahrt wird (§ 8 RKSV). Laut WKO muss die Prüfung des Jahresbelegs mit der Belegcheck-App oder seine Übermittlung an das BMF spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erledigt sein.

Für den Wechsel heißt das: Wenn Sie die alte Kasse mitten im Jahr stilllegen, erstellen Sie den letzten Monatsbeleg und den Schlussbeleg und bewahren beide auf. Wenn Sie zum Jahreswechsel tauschen, erzeugt die alte Kasse ihren Dezember-Monatsbeleg, der zugleich Jahresbeleg ist; prüfen Sie ihn bis zum 15. Februar mit der App, bevor Sie die Kasse endgültig aus der Hand geben. Die neue Kasse liefert dann im folgenden Dezember ihren ersten eigenen Jahresbeleg. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie beide Kassen im selben Jahr in der Buchhaltung geführt werden.

Der Zeitplan: Monatsende oder Quartalsende als Stichtag

Beide Seiten lassen sich in einem Plan zusammenführen. Der beste Stichtag für die Kasse ist ein Monatsende, besser noch ein Quartalsende: Der letzte Monatsbeleg der alten Kasse fällt dann mit einem natürlichen Abschnitt in der Buchhaltung und mit der vierteljährlichen DEP-Sicherung zusammen, und die Umsatzsteuervoranmeldung des Quartals kommt aus einer einzigen Kasse. Die Terminsoftware wechseln Sie am besten zwei bis vier Wochen vorher, damit nicht beides an einem Tag passiert.

Die Fragenliste an den neuen Anbieter

Stellen Sie diese Fragen schriftlich und heben Sie die Antworten auf. Sie verhindern, dass Sie beim nächsten Wechsel vor denselben Problemen stehen.

An den Anbieter der Terminsoftware:

1. In welchem Format kann ich Kundendaten, Termine und Leistungen jederzeit selbst exportieren (CSV, Excel)? Sind Beratungsnotizen und Einwilligungen enthalten?
2. Kostet der Export etwas, und wie lange nach Vertragsende habe ich noch Zugriff?
3. Welche Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung gilt, und wo steht das in den AGB?
4. Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, wo finde ich ihn, und wo stehen die Server?
5. Bestätigen Sie die Löschung meiner Daten nach Vertragsende schriftlich?
6. Gibt es einen Import aus meinem konkreten Altsystem, und kann ich ihn vorher mit einer Testdatei sehen?

An den Kassenanbieter:

1. Ist die Kasse ausdrücklich RKSV-konform für Österreich, und bestätigen Sie das schriftlich?
2. Führt mich die Kasse durch Anmeldung über FinanzOnline, Startbeleg und Belegcheck?
3. Wie exportiere ich das Datenerfassungsprotokoll, und wie lange habe ich nach Vertragsende noch lesenden Zugriff darauf?
4. Welche Signaturkosten fallen pro Jahr an, und wann werden sie fällig?
5. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten für Software und Signatureinheit?

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Terminsoftware und Registrierkasse gleichzeitig wechseln?

Nein. Beide Systeme unterliegen verschiedenen Regeln und lassen sich getrennt wechseln. Sinnvoll ist, die Terminsoftware zwei bis vier Wochen vor der Kasse umzustellen, damit Kalender und Kasse nicht am selben Tag neu sind. Wer nur mit der Terminsoftware unzufrieden ist, kann die Kasse ohne Weiteres behalten; ein reines Buchungstool wie ViteUneCoupe lässt sich neben jeder RKSV-Kasse betreiben.

Darf der alte Anbieter meine Kundendaten nach der Kündigung behalten?

Grundsätzlich nicht. Als Auftragsverarbeiter muss er nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO nach Abschluss der Dienstleistung die Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben und bestehende Kopien löschen, es sei denn, eine gesetzliche Pflicht verlangt die Speicherung. Fordern Sie die Löschung an und lassen Sie sie sich bestätigen. Sichern Sie den Export aber vorher: Manche AGB, etwa die von Shore, beenden den Zugriff mit dem Vertragsende.

Was passiert mit dem Datenerfassungsprotokoll der alten Registrierkasse?

Es bleibt sieben Jahre aufbewahrungspflichtig nach § 132 BAO, zusammen mit Schlussbeleg, Monats- und Jahresbelegen. Exportieren Sie es vor der Außerbetriebnahme vollständig im RKSV-Exportformat, sichern Sie es auf zwei getrennten Medien und stellen Sie sicher, dass Sie es lesbar machen können. In die neue Kasse wird es nicht importiert; die beginnt mit ihrem eigenen Startbeleg.

Muss ich die Außerbetriebnahme der Kasse dem Finanzamt melden?

Ja. Nach § 17 Abs. 1 RKSV ist jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt ohne unnötigen Aufschub bekannt zu geben, und nach § 17 Abs. 8 erstellen Sie bei planmäßiger Außerbetriebnahme einen Schlussbeleg mit Betrag Null, den Sie ausdrucken und sieben Jahre aufbewahren. Die neue Kasse melden Sie nach § 16 RKSV an und prüfen ihren Startbeleg mit der Belegcheck-App.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Kassenwechsel?

Ein Monatsende, idealerweise ein Quartalsende: Der letzte Monatsbeleg der alten Kasse fällt dann mit der vierteljährlichen DEP-Sicherung und einem Abschnitt in der Buchhaltung zusammen. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist ebenfalls sauber, verlangt aber, dass Sie den Jahresbeleg der alten Kasse bis zum 15. Februar prüfen. Vermeiden Sie Wechsel in der Ballsaison oder vor Weihnachten, wenn der Salon voll ist.

Kann ich die neue Terminsoftware testen, bevor ich den alten Vertrag kündige?

Ja, und das ist der sicherste Weg. Viele Anbieter bieten 14 bis 30 Tage Testphase. Bei ViteUneCoupe ist die Kernversion dauerhaft kostenlos und ohne Vertragsbindung: Sie richten Buchungsseite, Leistungen und Team ein und nehmen echte Buchungen an, während das alte System weiterläuft. Der Standard-Tarif mit E-Mail-Erinnerungen und Kalender-Synchronisation kostet danach 29 € zzgl. USt. pro Monat, monatlich kündbar.