Reglas de reserva online para tu peluquería: antelación, márgenes, horarios por empleado y plazo de cancelación
Martes, 8:52 de la mañana. Abres la agenda y hay un corte de caballero a las 9:00 que nadie ha visto, porque entró por el móvil a las 8:47 mientras subías la persiana. Más abajo, unas mechas reservadas para dentro de cuatro meses con Laura, que ese mes estará de vacaciones aunque todavía no lo hayas apuntado. Y a las 11:20, entre dos citas, un hueco de 20 minutos en el que no cabe ningún servicio. Ninguno de los tres casos es un fallo de la reserva online. Son reglas que faltan.
Una agenda online sin reglas ofrece cada minuto libre como si fuera reservable, y eso es justo lo que da miedo a muchas peluquerías cuando se plantean dejar que las clientas elijan hora solas. La buena noticia es que todo eso se configura: con cuánta antelación se puede reservar, hasta cuándo, con qué margen entre citas, con quién, qué servicios y hasta cuándo se puede cancelar. Esta guía repasa las seis reglas una a una, propone valores concretos para una peluquería de un sillón y para una de tres, y en cada regla dice con honestidad qué permite hoy un software de reservas gratis para peluquerías como ViteUneCoupe, qué se resuelve desde el catálogo de servicios y para qué haría falta otra herramienta.
Antes de empezar, dos límites de esta guía. Cómo nombrar los servicios, qué duración ponerles y qué dejar fuera de la reserva online lo cuenta el artículo sobre el catálogo de servicios para la reserva online. Y qué puedes exigir legalmente cuando una clienta cancela tarde o no aparece es tema de la política de cancelación de tu peluquería. Aquí hablamos de lo que hay en medio: las reglas con las que tu agenda decide qué huecos enseña y cuáles no.
Por qué las reglas de reserva deciden si la agenda online funciona
Al teléfono, las reglas las pone la persona que descuelga, y las pone distintas cada vez. Una compañera agobiada dice "sí, a las 9 todavía entra" y se arrepiente diez minutos después; otra deja un hueco de media hora entre dos cortes "por si acaso"; la tercera apunta a una clienta nueva un color completo de tres horas un sábado por la mañana sin haberle visto el pelo. La agenda online hace lo contrario: aplica las mismas reglas a todas las reservas, a cualquier hora, sin cansarse. Pero solo las reglas que tú le hayas puesto.
Por eso el primer día de la reserva online no es el día en que publicas el enlace, sino el día en que decides las reglas. Hacerlo con la agenda de las últimas cuatro semanas delante ayuda mucho: ahí están tus huecos reales, tus retrasos reales y tus citas de última hora reales.
Las seis reglas de un vistazo
| Regla | Responde a la pregunta | Valores habituales en peluquería | Qué pasa si falta |
|---|---|---|---|
| Antelación mínima | ¿Con cuánto margen puede entrar una reserva? | De 0 a 2 horas para cortes, 24 horas para color | Citas que nadie prepara, o huecos de tarde sin llenar |
| Antelación máxima | ¿Hasta cuándo puede reservar la clienta? | De 6 a 12 semanas | Reservas en semanas cuyos turnos y vacaciones no están decididos |
| Márgenes entre citas | ¿Cuánto aire queda entre dos citas? | De 5 a 15 minutos según el servicio | Retrasos en cadena, o huecos pequeños inservibles |
| Horarios por empleado | ¿Quién es reservable y cuándo? | Horario propio, pausas, ausencias | Reservas con la compañera que libra ese día |
| Servicios reservables online | ¿Qué se puede reservar sin hablar contigo? | Todo salvo lo que exige consulta previa | Colores de tres horas reservados sin diagnóstico |
| Plazo de cancelación | ¿Hasta cuándo puede cancelar o cambiar la cita sola? | 24 o 48 horas | Cancelaciones tardías que no se vuelven a cubrir |
La tercera columna recoge valores que se repiten en la práctica de las peluquerías y en la documentación de los programas de reservas; no es una estadística. Qué valores te convienen depende de tu equipo, de tu mezcla de servicios y de tu clientela, y de eso van las secciones siguientes.
Antelación mínima: ¿con cuánto margen pueden reservar online?
La antelación mínima es el tiempo que tiene que pasar entre el momento en que la clienta reserva y el inicio de la cita. Con antelación cero, una clienta puede reservar a las 8:47 para las 9:00. Con 24 horas, el hueco de mañana a las 10:00 deja de aparecer hoy a partir de las 10:00.
Qué valor poner
Hay dos intereses enfrentados, y los dos son legítimos. Por un lado, cada cita de última hora es facturación que de otra forma no existiría: la clienta que a las 16:30 se decide a cortarse el pelo a las 17:00 no te va a llamar mañana. Por otro, una cita de la que te enteras cinco minutos antes puede pillarte sin el producto preparado, con la compañera en la pausa de la comida o con un color a medias en el otro sillón.
La respuesta buena depende del servicio, no de la peluquería:
- Cortes, peinados, corte de caballero: de 0 a 2 horas. Son servicios cortos, sin preparación de producto, y los huecos de última hora casi siempre se llenan con ellos. Una peluquera sola suele preferir una o dos horas de margen para no verse sorprendida en mitad de un secado; una peluquería con recepción puede dejarlo a cero.
- Corte con color o mechas: de 4 a 24 horas, para que haya tiempo de comprobar el stock de producto y de encajar la exposición del color en la agenda del día.
- Decoloraciones, correcciones de color, recogidos de evento: al menos 24 horas, y casi siempre mejor fuera de la reserva online, como veremos más adelante.
Si tu programa solo permite un valor para toda la peluquería, elige el de tu servicio más frecuente (en la mayoría de peluquerías, el corte) y quita de la reserva online los servicios largos que no quieres recibir de un día para otro.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
ViteUneCoupe no tiene antelación mínima configurable. La página de reservas enseña todos los huecos libres que quedan por delante, incluidos los del mismo día: si son las 8:47 y el hueco de las 9:00 está libre, la clienta puede reservarlo. Para la mayoría de peluquerías pequeñas es más ventaja que problema, porque las citas de última hora son casi siempre servicios cortos y cada hueco lleno cuenta. Lo que no quieras recibir sin aviso no se gestiona con una antelación, sino desde el catálogo: el servicio se marca como "no disponible" para la reserva online y se deja reservable solo una consulta previa corta. Y una costumbre que cuesta cero: mirar la agenda al abrir y al volver de comer, para que la cita que entró a las 8:47 no pase desapercibida. Si usas el plan Standard, el correo de confirmación que recibe la clienta llega al instante, y la invitación ICS añade la cita al calendario del móvil de la clienta (Apple, Google u Outlook), con el aviso nativo de su teléfono.
Antelación máxima: ¿hasta cuándo pueden reservar?
La antelación máxima (algunos programas la llaman "horizonte de reserva" o "ventana de reserva") limita hasta qué fecha se muestran huecos libres. Demasiado corta, y tu clienta de siempre que se apunta el color cada ocho semanas no encuentra nada; demasiado larga, y el sistema reparte citas en meses para los que no has decidido ni turnos ni vacaciones.
Entre seis y doce semanas, y por qué
En peluquería, seis a doce semanas cubre el ritmo habitual de visita (cada cuatro a ocho semanas para corte, color o mechas), permite que la clienta habitual reserve la siguiente cita en el sillón antes de irse, y se queda dentro del periodo para el que conoces de verdad los horarios del equipo. Si organizas los turnos por trimestres, acopla el horizonte a eso.
Más importante que la cifra exacta son dos hábitos. El primero: apuntar vacaciones, días de formación y cierres por festivo antes de que el horizonte los alcance; si no, alguien reservará en tu semana de cierre de agosto. Cómo avisar a las clientas y qué bloquear antes de irte lo detalla el artículo sobre cerrar por vacaciones la peluquería. El segundo: identificar a las clientas que planifican a muy largo plazo y ofrecerles la siguiente cita en el sillón, en lugar de abrir el horizonte a todo el mundo por ellas.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
ViteUneCoupe no limita la antelación máxima. La clienta avanza semana a semana en la página de reservas y ve cada día en que la peluquería está abierta y la profesional elegida está disponible. El horizonte, por tanto, lo marcan tus registros: lo que esté apuntado como ausencia de una empleada o como cierre temporal de la peluquería no es reservable; todo lo demás, sí. La consecuencia práctica es sencilla: apunta los cierres y las vacaciones conocidas lo antes posible, porque la página de reservas refleja el cambio al momento.
Márgenes entre citas: la diferencia entre un hueco útil y un hueco perdido
Entre dos citas siempre pasa algo que no se cobra: despedir, cobrar, limpiar el sillón, barrer, respirar. Si planificas cero minutos para eso, cada cita empieza con retraso y una sola clienta que llegue diez minutos tarde desordena la tarde entera. Como orientación de la práctica, después de un corte bastan 5 o 10 minutos; después de un color largo, con lavado y limpieza de lavacabezas, es más realista contar 15.
Tres formas de meter margen en la agenda
- Dentro de la duración del servicio. Si un corte de señora te lleva 50 minutos reales, en el catálogo pones 60. El margen se aplica solo a cada reserva, sin ninguna función especial. Inconveniente: la clienta ve la duración más larga.
- Tiempo oculto después del servicio. Algunos programas bloquean automáticamente unos minutos tras cada cita que la clienta no ve. Fresha, por ejemplo, documenta en su centro de ayuda en español un "tiempo adicional" por servicio con dos tipos: "Bloqueado", en el que la profesional no puede recibir otra cita y que "no es visible para los clientes", y "Procesando", pensado para la exposición del color, durante el cual la profesional sí puede aceptar otra cita (centro de ayuda de Fresha, "Añadir tiempo adicional a servicios y citas", comprobado el 6 de noviembre de 2026). Cómodo, pero no todos los programas lo tienen.
- Bloques fijos de absorción. Un bloque de 15 minutos a primera hora de la tarde, reservado a mano, absorbe los retrasos de la mañana y, si no hace falta, se queda libre para quien entre sin cita. Cómo combinar esos bloques con una agenda online lo cuenta el artículo sobre peluquería con cita o sin cita.
El caso especial del color merece su propio artículo: cómo dividir la cita en aplicación, exposición y acabado, y cómo encajar un corte durante la exposición, está en la guía sobre el tiempo de color en la agenda de la peluquería.
El problema de los 20 minutos en los que no cabe nada
Los márgenes son huecos queridos. Los no queridos son esos agujeros que aparecen cuando las clientas eligen horas de inicio libremente: una cita termina a las 10:50, la siguiente empieza a las 11:15 y los 25 minutos de en medio no sirven para ningún servicio. Un ejemplo hipotético, para hacerse una idea: si en una peluquería de tres sillones se pierden dos huecos de ese tipo por sillón y día, son seis medias horas diarias, el equivalente a tres cortes de 25 € que nunca se facturan, unos 75 € de ingresos al día o cerca de 1.600 € al mes en 22 días laborables. Es facturación, no beneficio: el producto que no gastas lo ahorras, pero el sueldo de la hora vacía lo pagas igual.
Dos medidas sencillas reducen mucho esos agujeros, tenga o no tu programa un "optimizador de huecos": poner duraciones en múltiplos de 15 minutos (30, 45, 60, 90) para que las citas encajen unas con otras, y repasar la víspera los huecos del día siguiente para llenarlos por teléfono o con la siguiente cita de una clienta habitual. Si el hueco aparece por una cancelación de última hora, el plan para cubrirlo está en el artículo sobre llenar los huecos de las cancelaciones.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
ViteUneCoupe propone horas de inicio en una rejilla de 15 minutos y bloquea por cada cita exactamente la duración que has puesto en el catálogo. No hay tiempo oculto después del servicio ni optimizador de huecos: el margen lo metes en la duración (opción 1) o lo bloqueas como ausencia (opción 3). Sí hay una ayuda contra la fragmentación: cuando la clienta elige "cualquier profesional", el sistema asigna la cita a la persona en cuya agenda genera menos tiempo muerto, es decir, lo más pegada posible a las citas que ya existen. Si elige a una profesional concreta, manda la agenda de esa persona sin optimización.
Horarios por empleado: solo se reserva a quien está en la peluquería
La regla más importante es la que menos se ve: solo debe ser reservable online quien de verdad va a estar ese día en el salón. Parece obvio, pero falla por un error muy repetido: se configuran los horarios de apertura de la peluquería y nada más, y luego sorprende que una clienta haya reservado con la compañera que libra los miércoles.
Cuatro niveles que necesita cualquier agenda
- Horario de apertura de la peluquería, como marco exterior, incluida la pausa de mediodía si cerráis: dos franjas (de 9:30 a 14:00 y de 16:00 a 20:00) en lugar de una sola, para que nadie reserve a las 15:00.
- Horario de cada empleada por día de la semana, también con varias franjas al día: la compañera a media jornada que solo viene por las mañanas, la que libra los lunes, la que los sábados termina a las 14:00. La jornada máxima y los descansos de las empleadas los fija el convenio y la ley, y además debes registrar cada día su jornada: lo explica el artículo sobre el registro horario en la peluquería.
- Ausencias: vacaciones, baja, formación, una tarde de médico. Día completo o parcial, y apuntadas cuanto antes.
- Cierres temporales de toda la peluquería: festivos locales, la semana de agosto, la mañana de la reforma.
A eso se suma una decisión por persona: ¿debe aparecer en la lista de profesionales que la clienta puede elegir? La aprendiz de primer año, la compañera recién incorporada en periodo de prueba o la peluquera que alquila un sillón y lleva su propia agenda quizá no deban salir. Y la opción "cualquier profesional" sigue siendo importante para las clientas nuevas y las que se deciden en el último momento y no tienen peluquera de referencia.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
Aquí ViteUneCoupe cubre los cuatro niveles, y en el plan gratuito: horario de apertura de la peluquería por día de la semana con varias franjas, horario de cada empleada por día de la semana también con varias franjas, ausencias por empleada (día completo o por horas, con el motivo para tus registros) y cierres temporales de la peluquería, completos o parciales. Solo se ofrece la intersección: un hueco aparece online cuando la peluquería está abierta, la profesional trabaja, no hay ninguna ausencia apuntada y ninguna otra cita se solapa. A quien no deba ser reservable la sacas de la página pública con el interruptor "empleado activo", y las clientas eligen a una persona concreta o "cualquier profesional". Cuando das de alta a una empleada nueva, su horario se crea copiando el de apertura de la peluquería; luego lo ajustas.
Qué servicios se reservan online (y cuáles no)
Que un servicio esté en el catálogo no significa que deba poder reservarse sin hablar contigo. Hay tres grupos de servicios que casi todas las peluquerías prefieren dejar fuera de la reserva online, o detrás de una consulta previa:
- Los que no se pueden presupuestar sin ver el pelo: correcciones de color, decoloración completa, cambios de color radicales. Ni la duración ni el precio se conocen de antemano.
- Los de evento: recogidos de novia e invitadas, con prueba previa y a menudo con señal. Tienen su propia lógica de reserva.
- Los de riesgo documentado: alisados y decoloraciones en las que haces prueba de sensibilidad y pides consentimiento por escrito.
La solución más elegante no es bloquear a la clienta, sino bloquear el servicio: esos tratamientos no aparecen online, pero sí aparece una "consulta de color" de 15 minutos, gratuita o no, que la clienta puede reservar sola. Quien la reserva sale de ella como clienta conocida, con duración y precio pactados, y la cita larga la apuntas tú. Qué nombre poner a cada servicio, qué duración y cómo tratar las variantes por largo de pelo lo desarrolla el artículo del catálogo de servicios, ya enlazado más arriba.
Algunos programas van más allá y permiten limitar quién reserva: Fresha, por ejemplo, documenta cómo limitar la disponibilidad online de un servicio a determinadas fechas o a determinados días y horas de la semana (centro de ayuda de Fresha, "Limitar la disponibilidad de servicios online", comprobado el 6 de noviembre de 2026), lo que sirve, por ejemplo, para que los colores largos solo se reserven por las mañanas.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
En ViteUneCoupe cada servicio tiene dos casillas: "activo" y "disponible". Un servicio activo pero no disponible sigue en el catálogo y en tu agenda interna, pero no aparece en la página de reservas; las citas de ese servicio las creas tú desde el calendario después de la consulta. No hay una restricción por días u horas para un servicio concreto ni un bloqueo de clientas nuevas o de clientas concretas: si necesitas eso, es una función que hoy tendrías que buscar en otra herramienta. En la reserva online se piden nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono, y nada más; para una cita no hace falta más, y por el principio de minimización de datos tampoco conviene pedir más.
Plazo de cancelación online: hasta cuándo puede cambiar la cita sola
El plazo de cancelación (en algunos programas "plazo mínimo para cancelar" o "límite de cancelación") marca hasta qué momento antes de la cita la clienta puede anularla o cambiarla por su cuenta, desde el correo o la página de reservas. Pasado ese plazo, solo puede hacerlo hablando con la peluquería.
Qué plazo tiene sentido
El plazo tiene dos caras. Es la frontera hasta la que una cancelación no te hace daño porque todavía puedes cubrir el hueco, y es la frontera a partir de la cual cancelar exige una llamada, lo que sube el listón para anular a la ligera. Lo habitual son 24 o 48 horas: la más corta encaja con los cortes, que se vuelven a vender la víspera; la más larga, con los colores largos, donde un bloque de tres horas liberado es más difícil de recolocar. Si tu programa solo admite un plazo para toda la peluquería, pon 24 horas y compénsalo con un recordatorio más temprano para los servicios largos; el momento y el tono de esos mensajes están en el artículo sobre los recordatorios de cita para peluquerías.
Y hazlo visible: en la confirmación, en el recordatorio y en la página de reservas. Un plazo del que la clienta se entera en el momento de querer cancelar genera enfado, no compromiso.
El plazo del programa no es tu política de cancelación
Son dos cosas distintas. El plazo configurado en el programa solo decide hasta cuándo la clienta puede tocar la cita por su cuenta. Si puedes cobrar algo por una cancelación tardía o por un plantón es una cuestión de derecho de consumo, y esas condiciones tienen que estar informadas antes de que la clienta reserve. La Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (texto refundido, Real Decreto Legislativo 1/2007) exige que, antes de que el consumidor quede vinculado por el contrato, el empresario le facilite información "relevante, veraz y suficiente" sobre sus características principales, entre ellas "el precio total, incluidos todos los impuestos y tasas" (artículo 60.1 y 60.2 c); y en los contratos a distancia, que es lo que es una reserva online, el artículo 97.1 añade, entre otros puntos, las condiciones y el plazo del derecho de desistimiento cuando exista y "la existencia y las condiciones de los depósitos u otras garantías financieras" (texto consolidado en el BOE, última actualización del 4 de noviembre de 2026, comprobado ese mismo día). Esto es una orientación editorial, no asesoramiento jurídico: la redacción concreta, dónde mostrarla y qué puedes exigir sin tener la tarjeta de la clienta lo trata la guía sobre la política de cancelación, enlazada al principio. Y si vas a cobrar una señal, hay reglas propias que conviene conocer antes de escribir nada en la página de reservas.
Cómo lo hace ViteUneCoupe
ViteUneCoupe no tiene plazo de cancelación configurable ni un enlace de autoservicio con el que la clienta cancele o cambie la cita sola. Las cancelaciones y los cambios pasan por ti: la clienta te llama o te escribe, tú cancelas o mueves la cita en el calendario y el hueco vuelve a aparecer al instante en la página de reservas. Es más trabajo manual que en los programas con autocancelación, y hay que decirlo así; a cambio, cada cancelación es un contacto personal breve, algo que algunas peluquerías valoran. ViteUneCoupe no cobra penalizaciones automáticas ni señales en ningún plan. La protección contra plantones con preautorización bancaria llegará con el plan Standard + Anti No-Show, a 49 € sin IVA al mes; está anunciada como "próximamente" y hoy no se puede contratar. Koibox, por citar un programa español, indica en su página de reserva online que permite configurar "el plazo de antelación con el que pueden reservar y cancelar la cita" y una señal al reservar (koibox.cloud, reserva de cita online, comprobado el 6 de noviembre de 2026); el funcionamiento exacto y los valores admitidos no están documentados públicamente.
Cómo interactúan las reglas con los plantones y con las clientas de siempre
Ninguna regla vive sola. Estas son las interacciones que más se notan en el día a día:
- Antelación mínima y plantones. Las citas reservadas con mucha antelación se olvidan más; las de última hora, casi nunca. Un margen mínimo muy largo no reduce los plantones, los desplaza: la clienta que quería venir hoy y no ha podido reservar puede que no vuelva a intentarlo. Las medidas que sí funcionan contra las ausencias, de la confirmación al recordatorio y a la huella bancaria, están ordenadas en la guía sobre plantones en la peluquería.
- Antelación máxima y clientas habituales. Un horizonte de ocho semanas y la pregunta "¿te apunto ya la próxima?" al cobrar hacen más por la fidelidad que un horizonte de seis meses: la clienta se va con su hueco reservado y recibirá su recordatorio cuando toque.
- Plazo de cancelación y recordatorio. El recordatorio debe llegar antes de que venza el plazo, no después. Con 24 horas de plazo, un recordatorio 48 horas antes deja a la clienta un día entero para avisar sin fricción. Si el recordatorio llega cuando ya no puede cancelar sola, lo que ganas en compromiso lo pierdes en plantones silenciosos.
- Horarios por empleado y huecos. Cuantas más profesionales reservables, más fácil es que "cualquier profesional" encaje la cita sin fragmentar agendas. Una peluquería que obliga a elegir persona pierde esa ventaja.
- Servicios reservables y clientas nuevas. Bloquear a las clientas nuevas protege a las habituales, pero deja fuera justo al público para el que existe la reserva online: quien busca peluquería desde el móvil a las once de la noche y reserva donde puede hacerlo al momento. Bloquear el servicio imprevisible, y no a la persona, mantiene la puerta abierta.
Valores recomendados para una peluquería de un sillón y para una de tres
Dos configuraciones de partida, con el razonamiento, para ajustarlas después con tu agenda real. Son recomendaciones editoriales, no normas.
Peluquera sola, un sillón
| Regla | Valor de partida | Por qué |
|---|---|---|
| Antelación mínima | 1 a 2 horas en cortes; 24 horas en color | Nadie atiende el móvil mientras tienes las manos en un tinte; una hora te da tiempo de ver la cita al terminar la clienta anterior |
| Antelación máxima | 8 semanas | Cubre el ritmo de visita y te deja apuntar la siguiente cita en el sillón |
| Márgenes | 10 minutos dentro de la duración de cada servicio | Cobras, limpias y recibes tú sola; sin margen, el retraso se acumula todo el día |
| Horarios | Tu horario real, con la pausa de la comida como franja cerrada | Si abres de 9:30 a 14:00 y de 16:30 a 20:00, dos franjas, no una |
| Servicios online | Cortes, peinados, color de raíz, mechas en clientas conocidas; el resto tras consulta | Un color completo de tres horas de una desconocida ocupa media jornada tuya |
| Plazo de cancelación | 24 horas, con recordatorio a 48 horas | Un hueco de corte se vuelve a vender la víspera; el recordatorio llega cuando todavía puede avisar |
Para una peluquera que trabaja sola hay una guía dedicada a montar la agenda en una tarde: agenda online para peluquera autónoma.
Peluquería con tres sillones y recepción
| Regla | Valor de partida | Por qué |
|---|---|---|
| Antelación mínima | 0 horas en cortes; 4 horas en color; 24 horas en servicios largos | Hay alguien mirando la agenda; una cita de última hora en un sillón libre es facturación pura |
| Antelación máxima | 12 semanas, o un trimestre si planificas turnos así | Las habituales reservan lejos; los turnos están decididos para ese plazo |
| Márgenes | 5 minutos tras cortes, 15 tras color, dentro de la duración; un bloque de 15 minutos a las 16:00 por sillón | La recepción absorbe parte del margen; el bloque de la tarde recoge los retrasos de la mañana |
| Horarios | Horario propio por persona, con medias jornadas, libranzas y ausencias; aprendiz no reservable | La clienta solo debe poder elegir a quien está |
| Servicios online | Casi todo, con consulta previa para correcciones, decoloraciones y novias | Con tres sillones, un color largo se absorbe mejor; lo imprevisible sigue fuera |
| Plazo de cancelación | 24 horas en cortes, 48 en color si el programa lo permite por servicio; si no, 24 para todo | Un bloque de tres horas liberado la víspera se recoloca peor que un corte |
En los dos casos, hay una comprobación que vale más que cualquier tabla: reservar desde el móvil como si fueras una clienta desconocida, tres veces. Una cita para hoy, una para dentro de tres meses y una con la compañera que libra ese día. Cada una de las tres reservas tiene que enseñar exactamente lo que has decidido.
Lista de comprobación: las reglas en 30 minutos
- Decide la antelación mínima por servicio si el programa lo permite; si no, quita de la reserva online los servicios largos que no quieres recibir de un día para otro.
- Pon la antelación máxima entre seis y doce semanas y apunta todas las ausencias y cierres conocidos hasta ese horizonte.
- Elige el plazo de cancelación (24 o 48 horas) y escríbelo en la confirmación, en el recordatorio y en la página de reservas, con la política completa que explique qué pasa si se incumple.
- Mete los márgenes en las duraciones y redondea a múltiplos de 15 minutos.
- Revisa el horario de cada persona: pausas, libranzas, medias jornadas, quién aparece como reservable.
- Marca los servicios que exigen consulta como no disponibles online y crea la consulta como servicio propio.
- Haz las tres reservas de prueba desde el móvil.
- Vuelve a mirar a las cuatro semanas: qué huecos siguen apareciendo, qué regla era demasiado estricta, qué citas siguen entrando por teléfono y por qué. Si todavía estás decidiendo dónde publicar el enlace y cómo acostumbrar a las clientas, el paso previo está en la guía sobre cómo implantar la cita online en la peluquería.
Preguntas frecuentes
¿Qué antelación mínima debo poner en la reserva online de mi peluquería?
Depende del servicio, no de la peluquería. Para cortes y peinados, entre cero y dos horas: cada cita de última hora es facturación que no existiría de otra forma. Para color y mechas, entre cuatro y veinticuatro horas, para preparar producto y encajar la exposición. Para correcciones de color, decoloraciones y recogidos de evento, lo más prudente es no ofrecerlos online y reservar en su lugar una consulta previa. Si el programa solo admite un valor global, elige el de tu servicio más frecuente.
¿Con cuánta antelación deberían poder reservar las clientas?
Entre seis y doce semanas: cubre el ritmo normal de visita, permite reservar la siguiente cita en el sillón y se queda dentro del periodo para el que conoces los turnos y las vacaciones del equipo. Más importante que la cifra es apuntar ausencias y cierres antes de que el horizonte los alcance. ViteUneCoupe no limita la antelación máxima: es reservable todo lo que no esté apuntado como ausencia o cierre temporal.
¿Cómo evito los huecos pequeños entre citas reservadas online?
Pon duraciones en múltiplos de 15 minutos, incluye el margen dentro de la duración y repasa la víspera los huecos del día siguiente para llenarlos con la siguiente cita de una clienta habitual. Algunos programas tienen un optimizador que solo ofrece horas de inicio que no dejan huecos inservibles. ViteUneCoupe no lo tiene, pero cuando la clienta elige "cualquier profesional" asigna la cita a la persona en cuya agenda genera menos tiempo muerto.
¿El plazo de cancelación del programa es lo mismo que mi política de cancelación?
No. El plazo del programa solo decide hasta cuándo la clienta puede cancelar o cambiar la cita por su cuenta. Si puedes cobrar algo por una cancelación tardía o un plantón es una cuestión de derecho de consumo: las condiciones, incluido el precio total y la existencia de depósitos, tienen que estar informadas antes de que la clienta reserve, y una cláusula desproporcionada no vale. Esto no es asesoramiento jurídico; revisa la redacción con tu asesoría antes de publicarla.
¿Pueden las clientas cancelar su cita solas en ViteUneCoupe?
Hoy no. La clienta avisa por teléfono o por correo, tú cancelas o mueves la cita en el calendario y el hueco vuelve a estar disponible online al momento. Los correos de confirmación, recordatorio y agradecimiento están en el plan Standard, desde 29 € sin IVA al mes y sin permanencia; ViteUneCoupe no envía SMS ni mensajes de WhatsApp y no cobra señales ni penalizaciones automáticas en ningún plan.
¿Y si mi peluquería está en Canarias?
ViteUneCoupe trabaja con la hora peninsular, la misma que Europa/París todo el año. Si tu peluquería está en Canarias, donde el reloj va una hora por detrás de la península, haz una reserva de prueba desde el móvil y comprueba que la hora que ve la clienta coincide con la tuya antes de publicar el enlace.