RGPD en Belgique : le fichier clients de votre salon de coiffure

Nom, numéro de GSM, historique des visites, formule de la coloration : le fichier clients de votre salon de coiffure est rempli de données personnelles, et le RGPD s'applique donc à votre salon, que vous soyez seule dans un salon de quartier à Namur ou à la tête d'une équipe à Bruxelles. Jusque-là, rien de spécifiquement belge : le règlement est européen.

La suite, en revanche, change tout : la plupart des guides en français sur le sujet sont écrits pour la France et citent la CNIL, le Code de la consommation français ou des référentiels qui n'ont aucune valeur juridique en Belgique. Chez nous, l'autorité compétente est l'Autorité de protection des données (APD), le RGPD est complété par la loi belge du 30 juillet 2018, et les règles sur les emails promotionnels viennent du Code de droit économique. Ce guide reprend les obligations point par point, avec les sources belges.

Il est publié par ViteUneCoupe, logiciel de réservation pour salons de coiffure, dont la version gratuite inclut un fichier clients avec historique des rendez-vous. Les règles ci-dessous valent pour tous les salons belges, quel que soit l'outil, cahier papier compris.

Le RGPD s'applique-t-il à votre salon belge ?

Oui, dès que vous conservez des informations sur des personnes identifiables : un prénom associé à un numéro de GSM suffit. La taille ne change rien, le règlement s'applique à l'indépendant complémentaire comme au groupe de salons. Le texte de référence reste le RGPD lui-même, complété en Belgique par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Ce qu'un salon détient typiquement : coordonnées, historique des rendez-vous et des prestations, notes techniques (formule de couleur, oxydant, temps de pose), notes libres, parfois des photos avant/après. Deux points de vigilance valent partout en Europe et donc aussi en Belgique : une note du type "allergie au PPD" touche à la santé, donc au régime renforcé des données sensibles, et une photo conservée dans la fiche n'autorise pas sa publication sur Instagram, ce sont deux accords distincts. Nous détaillons cet inventaire dans notre guide général du fichier clients et du RGPD, rédigé pour la France : les principes européens y sont les mêmes, mais les références légales et les durées qui suivent sont, elles, bien belges.

Les bases légales, version belge

Chaque usage de données doit reposer sur une base légale. Pour un salon de coiffure belge, trois cas couvrent presque tout :

• L'exécution de la prestation : prendre un rendez-vous, retrouver la formule de la dernière couleur, prévenir la cliente si vous devez déplacer le rendez-vous. Aucun consentement spécifique n'est nécessaire, c'est la relation commerciale elle-même.
• L'obligation légale : conserver les documents fiscaux et comptables. Depuis le 1er janvier 2023, la loi du 20 novembre 2022 a porté le délai de conservation des livres et factures à 10 ans pour la TVA et l'impôt sur les revenus, comme l'explique cette analyse de droitbelge.be (le délai purement comptable reste de 7 ans, mais en pratique le fisc impose le rythme).
• Le consentement : envoyer des promotions, publier une photo, noter une information de santé. Il doit être libre, spécifique, éclairé et donné par un geste actif.

Combien de temps conserver les fiches de vos clientes ?

C'est ici que beaucoup de salons belges appliquent sans le savoir une règle française. Le fameux repère "3 ans après le dernier contact" vient d'un référentiel de la CNIL : c'est une recommandation française, qui n'a aucune valeur contraignante en Belgique. L'APD, elle, n'a pas publié de durée chiffrée pour les fichiers clients : la règle belge est celle du RGPD lui-même, vous ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire à la finalité, et c'est à vous de fixer et de documenter une durée cohérente.

En pratique, pour un salon :

Le bon réflexe est simple : une à deux fois par an, triez le fichier sur la date de dernier rendez-vous et supprimez ou anonymisez les fiches dormantes au-delà de la durée que vous avez choisie. Les pièces comptables partent en archivage séparé jusqu'à l'échéance fiscale. Et si vous changez de logiciel, exportez votre fichier avant de résilier : c'est à la fois une précaution commerciale et une obligation de maîtrise de vos données.

Le registre des traitements, vu par l'APD

Le registre des activités de traitement est la pièce centrale de votre conformité : un document interne qui liste ce que vous faites des données, pourquoi, combien de temps, et qui y a accès. L'APD le présente comme un outil de contrôle qu'elle peut demander à tout moment, sur sa page consacrée au registre des activités de traitement (constaté en octobre 2026).

L'exemption prévue pour les entreprises de moins de 250 personnes est plus étroite qu'il n'y paraît : elle ne couvre pas les traitements non occasionnels, et la gestion d'un fichier clients en est un. Un salon de coiffure belge doit donc tenir un registre, mais le vôtre tiendra sur quelques fiches : gestion des clients et rendez-vous, comptabilité, prospection si vous en faites, personnel si vous employez. Pour vous aider, l'APD publie un vade-mecum pour les PME qui déroule la démarche pas à pas, en français et pensé pour des structures sans juriste.

Emails promotionnels : la règle belge du soft opt-in

C'est la différence belge la plus concrète pour un salon. L'envoi de publicité par email est encadré par l'article XII.13 du Code de droit économique : consentement préalable, libre, spécifique et informé. Mais l'arrêté royal du 4 avril 2003 prévoit une exception taillée pour les commerçants, dite "soft opt-in". Vous pouvez envoyer des promotions à vos clientes existantes sans consentement préalable si trois conditions sont réunies en même temps :

1. vous avez obtenu leur adresse email directement, dans le cadre de la vente d'un produit ou d'un service (un rendez-vous payé au salon, par exemple) ;
2. vous ne promouvez que des produits ou services analogues à ceux que vous fournissez vous-même (une offre coloration à une cliente coloration, oui ; revendre votre fichier, jamais) ;
3. chaque message offre une possibilité de s'opposer, simple et sans frais.

Pour tout le reste (prospects qui n'ont jamais été clients, jeux-concours, listes achetées), c'est consentement préalable obligatoire. L'APD a détaillé l'ensemble dans sa recommandation 01/2020 sur le marketing direct et rappelle sur sa page vos obligations RGPD en marketing direct que la base juridique doit être choisie et documentée dès le départ.

Distinction capitale, et souvent confondue : les messages de service ne sont pas du marketing. La confirmation du rendez-vous, le rappel la veille, le message qui prévient d'un changement d'horaire relèvent de l'exécution de la prestation, pas de la prospection. Ce sont précisément ces rappels de rendez-vous qui réduisent les absences. Dans ViteUneCoupe, les confirmations, rappels et remerciements par email du plan Standard (dès 29 € HTVA/mois, sans engagement) sont des notifications liées au rendez-vous : pas besoin d'opt-in marketing pour les envoyer.

Droits des clientes et sécurité : l'essentiel

Vos clientes peuvent demander l'accès à leur fiche (notes libres comprises, n'y écrivez rien que vous ne pourriez montrer), sa rectification, sa suppression ou une copie portable de leurs données. Le RGPD vous laisse un mois pour répondre. En cas de refus ou de silence, c'est auprès de l'APD qu'une cliente belge peut introduire une plainte, pas auprès de la CNIL.

Côté sécurité, les réflexes d'un salon tiennent en cinq lignes : un identifiant par collaborateur plutôt qu'un compte partagé, des mots de passe sérieux, des sauvegardes (un cahier papier unique peut disparaître avec le sac dans lequel il se trouvait), des appareils qui se verrouillent, et la coupure des accès le jour où un collaborateur quitte le salon. En cas de violation sérieuse (vol ou fuite du fichier), le RGPD prévoit une notification à l'autorité, donc à l'APD, dans les 72 heures lorsque la violation présente un risque pour les personnes.

Votre logiciel de réservation est votre sous-traitant

Dès que le fichier clients vit dans un logiciel, l'éditeur traite des données pour votre compte : c'est un sous-traitant au sens du RGPD, et vous restez responsable du fichier. Trois questions à poser, que vous choisissiez un outil dans notre comparatif des logiciels de réservation pour salons belges ou que vous vérifiiez votre prestataire actuel :

1. Où sont hébergées les données ? Un hébergement dans l'Union européenne évite d'avoir à encadrer des transferts hors UE. Les données des salons ViteUneCoupe sont hébergées en Europe.
2. Pouvez-vous récupérer votre fichier ? Export complet des coordonnées et de l'historique, à tout moment, y compris pour partir. Un prestataire qui verrouille votre fichier vous met en difficulté vis-à-vis de vos propres obligations. Chez ViteUneCoupe, le fichier clients appartient au salon, version gratuite comprise, et il n'y a aucune commission sur vos rendez-vous.
3. Qui parle à vos clientes ? Certaines plateformes s'intercalent entre le salon et sa clientèle. Si vous facturez un jour des arrhes ou un acompte pour limiter les absences, les données de paiement ajoutent encore une couche de responsabilité : nous avons traité le cadre belge dans notre article sur l'acompte et l'annulation de rendez-vous en Belgique.

Questions fréquentes

Faut-il déclarer son fichier clients à l'APD ?

Non. Comme partout en Europe depuis mai 2018, il n'y a plus de déclaration préalable des fichiers. La logique du RGPD est la responsabilité : vous tenez votre registre des traitements, vous informez vos clientes, vous sécurisez les données et vous pouvez le démontrer si l'APD vous le demande.

La règle des "3 ans après le dernier rendez-vous" s'applique-t-elle en Belgique ?

Pas en tant que telle : ce repère vient d'un référentiel de la CNIL, autorité française. En Belgique, aucune durée chiffrée n'est imposée pour un fichier clients : vous fixez une durée cohérente avec votre activité et vous la documentez dans votre registre. Trier les fiches dormantes après 2 ou 3 ans reste une pratique saine et facile à justifier.

Combien de temps un salon belge doit-il garder ses factures ?

10 ans pour les besoins de la TVA et de l'impôt sur les revenus, depuis la loi du 20 novembre 2022 applicable aux périodes à partir du 1er janvier 2023. Archivez-les séparément du fichier clients courant : la cliente qui demande la suppression de sa fiche ne peut pas exiger la destruction des factures que le fisc vous impose de garder.

Puis-je envoyer une promotion par email à mes clientes sans leur consentement ?

Oui, grâce au soft opt-in belge, si les trois conditions de l'arrêté royal du 4 avril 2003 sont réunies : adresse obtenue directement lors d'une vente, promotion limitée à vos services analogues, et possibilité de se désinscrire simplement et sans frais dans chaque message. Pour toute personne qui n'est pas déjà cliente, le consentement préalable reste la règle.

Un rappel de rendez-vous compte-t-il comme du marketing ?

Non. Confirmer un rendez-vous, le rappeler la veille ou prévenir d'un changement d'horaire relève de l'exécution de la prestation : ces messages de service ne nécessitent pas d'opt-in marketing. Une relance du type "on ne vous a plus vue depuis 3 mois, -10 %" est en revanche de la prospection, soumise aux règles ci-dessus.