Message de rappel de rendez-vous coiffeur : 19 modèles prêts à l'emploi

Un bon message de rappel de rendez-vous, c'est trente secondes de travail qui peuvent sauver une heure de chiffre d'affaires. Pourtant, quand on cherche des exemples concrets pour un salon de coiffure, on tombe surtout sur deux ou trois modèles génériques recopiés d'un site à l'autre. Cet article prend le problème à l'envers : voici 19 modèles réellement utilisables, en version SMS et en version email, classés par situation, avec les règles de timing, de ton et de droit qui vont avec.

Ces modèles fonctionnent quel que soit votre outil : un SMS envoyé à la main depuis le téléphone du salon, votre logiciel actuel, ou un agenda en ligne gratuit pour votre salon qui automatise la partie email. Copiez, remplacez les crochets ([Prénom], [Salon], [date], [heure]...) par vos informations, et c'est parti.

Si vous lisez cet article parce que les absences vous coûtent cher, nous avons aussi détaillé le coût réel des rendez-vous non honorés en salon de coiffure et les solutions pour les réduire : le rappel n'est qu'une pièce du puzzle.

Les règles d'un bon message de rappel

Avant les modèles, quatre principes qui valent pour tous :

• Le bon timing : 24 à 48 heures avant le rendez-vous. Assez tôt pour que le client puisse encore annuler et que vous puissiez revendre le créneau, assez tard pour qu'il n'oublie pas entre-temps. Pour les prestations longues (couleur, balayage), un double rappel fonctionne bien : 48 h avant, puis le matin même.
• La personnalisation change tout. Un message qui contient le prénom du client, le nom du salon, la date, l'heure et si possible le nom du coiffeur ou de la coiffeuse est perçu comme une attention, pas comme un automatisme.
• Un SMS, c'est 160 caractères. Au-delà, le message est facturé en plusieurs segments. Détail peu connu : certains caractères accentués français (ê, â, ô, î, ë...) font basculer le SMS dans un autre encodage et la limite tombe alors à 70 caractères par segment. Les modèles ci-dessous évitent ces caractères quand c'est possible, par exemple en écrivant « en cas d'imprévu » plutôt que « en cas d'empêchement ».
• Toujours une porte de sortie. Chaque rappel doit dire comment annuler ou déplacer (numéro de téléphone ou lien). Un client qui peut annuler en dix secondes prévient ; un client qui doit chercher comment faire ne prévient pas.

À éviter : le ton culpabilisant avant le rendez-vous, les majuscules partout, les messages sans nom d'expéditeur, et les rappels envoyés la veille à 22 h.

Modèles de confirmation immédiate

À envoyer juste après la prise de rendez-vous. La confirmation rassure le client, fixe le rendez-vous noir sur blanc et sert de référence en cas de litige sur l'horaire.

SMS 1, sobre :

[Salon] : votre rendez-vous du [date] à [heure] est bien enregistré. En cas d'imprévu, merci de nous prévenir au [téléphone]. À bientôt !

SMS 2, avec le collaborateur :

Bonjour [Prénom], votre rendez-vous avec [coiffeur] le [date] à [heure] est confirmé. [Salon], [adresse]. Pour annuler ou déplacer : [téléphone].

Email 3 :

Objet : Votre rendez-vous du [date] est confirmé

Bonjour [Prénom],

Nous vous confirmons votre rendez-vous au salon [Salon] le [date] à [heure] pour votre [prestation], avec [coiffeur].

Un imprévu ? Vous pouvez annuler ou déplacer votre rendez-vous en répondant à cet email ou en nous appelant au [téléphone].

À très bientôt, L'équipe [Salon]

Modèles de rappel 24 à 48 heures avant

Le cœur du sujet. C'est ce message qui récupère les clients distraits et déclenche les annulations à temps.

SMS 4, la veille :

Bonjour [Prénom], petit rappel : rendez-vous demain à [heure] chez [Salon] pour votre [prestation]. Un imprévu ? Prévenez-nous au [téléphone].

SMS 5, 48 h avant :

[Salon] : nous vous attendons le [date] à [heure] pour votre [prestation]. Besoin de déplacer le rendez-vous ? Appelez-nous au [téléphone].

SMS 6, le matin du jour J (en complément, pour les créneaux sensibles) :

Bonjour [Prénom], c'est aujourd'hui ! Rendez-vous à [heure] chez [Salon] avec [coiffeur]. À tout à l'heure !

Email 7 :

Objet : Rappel : votre rendez-vous demain à [heure]

Bonjour [Prénom],

Nous vous attendons demain, [date], à [heure] au salon [Salon] pour votre [prestation].

Si vous avez un imprévu, merci de nous prévenir dès que possible au [téléphone] : cela nous permet de proposer le créneau à un autre client.

À demain, L'équipe [Salon]

Modèles avec demande de confirmation « répondez OUI »

Demander une réponse transforme un rappel passif en engagement actif. À réserver aux créneaux longs ou aux clients déjà absents par le passé : si vous le demandez à tout le monde, vous passerez vos journées à relancer.

SMS 8 :

Bonjour [Prénom], confirmez-vous votre rendez-vous du [date] à [heure] chez [Salon] ? Répondez OUI pour confirmer, ou appelez le [téléphone] pour déplacer.

SMS 9, avec relance annoncée :

[Salon] : rendez-vous le [date] à [heure]. Répondez OUI pour confirmer. Sans réponse de votre part demain, nous vous appellerons pour reconfirmer.

Attention : si vous envoyez vos SMS à la main depuis le téléphone du salon, la réponse arrive naturellement. Si vous passez par une plateforme d'envoi, vérifiez que la réception des réponses est incluse, ce n'est pas toujours le cas.

Modèles pour prestation longue : couleur, balayage, lissage

Une couleur ou un balayage mobilise un créneau de deux à quatre heures et des produits préparés à l'avance. Un retard de vingt minutes décale toute la journée : dites-le, gentiment mais clairement.

SMS 10 :

Bonjour [Prénom], rendez-vous le [date] à [heure] pour votre couleur (environ [durée]). Merci d'arriver à l'heure : les temps de pose sont calculés au plus juste. [Salon]

Email 11 :

Objet : Demain à [heure] : votre couleur chez [Salon]

Bonjour [Prénom],

Nous vous attendons demain à [heure] pour votre [prestation]. La prestation dure environ [durée], temps de pose compris.

Deux petites choses pour que tout se passe bien :

1. Merci d'arriver à l'heure : les temps de pose sont précis et un retard décale les rendez-vous suivants.
2. Si vous souhaitez un changement important (nouvelle couleur, grand changement de longueur), dites-le-nous dès maintenant en répondant à cet email : nous ajusterons la durée du créneau.

À demain, L'équipe [Salon]

Modèles de rappel avec politique d'annulation

Si votre salon applique un délai d'annulation ou demande un acompte, le rappel est le bon endroit pour le redire, factuellement, sans ton menaçant. Sur la différence entre acompte, arrhes et empreinte bancaire (et ce que la loi française en dit), nous avons écrit un guide complet sur l'acompte et l'empreinte bancaire en salon de coiffure.

SMS 12 :

[Salon] : rappel de votre rendez-vous le [date] à [heure]. Annulation sans frais jusqu'à 24 h avant au [téléphone]. Merci et à très vite !

SMS 13, si un acompte a été versé :

Bonjour [Prénom], votre rendez-vous approche : le [date] à [heure] chez [Salon]. En cas d'annulation à moins de 24 h, l'acompte versé reste acquis au salon.

Ce second message suppose que votre politique a été annoncée au moment de la réservation et acceptée par le client : un SMS ne crée pas une règle, il la rappelle.

Modèles après une absence

Le client n'est pas venu, sans prévenir. L'objectif du message n'est pas de punir : c'est de montrer que l'absence a été remarquée, et de garder la relation si le client a une vraie excuse.

SMS 14, bienveillant (première absence) :

Bonjour [Prénom], nous vous avons attendu aujourd'hui à [heure]. Nous espérons que tout va bien ! Pour reprendre rendez-vous : [téléphone]. [Salon]

SMS 15, plus ferme (absences répétées) :

Bonjour [Prénom], votre rendez-vous d'aujourd'hui n'a pas été honoré ni annulé. Le créneau était réservé pour vous. Pour reprendre rendez-vous : [téléphone]. [Salon]

Pour les clients coutumiers du fait, le message ne suffit plus : combinez-le avec une demande de confirmation systématique (modèles 8 et 9) ou un acompte à la réservation.

Modèles de remerciement après la visite

Le message d'après-visite ne prévient aucune absence, mais il fait revenir : il clôt la prestation sur une bonne note et c'est le moment idéal pour suggérer le prochain rendez-vous.

SMS 16 :

Merci de votre visite, [Prénom] ! Toute l'équipe de [Salon] espère que votre [prestation] vous plaît. À très bientôt !

Email 17 :

Objet : Merci de votre visite chez [Salon]

Bonjour [Prénom],

Merci d'être venu(e) au salon aujourd'hui ! Nous espérons que votre [prestation] vous plaît.

Petit conseil d'entretien : [conseil adapté à la prestation, par exemple le soin à utiliser ou le délai avant le prochain shampoing après une couleur].

Pour votre prochain rendez-vous, vous pouvez réserver directement en ligne : [lien de réservation].

À bientôt, L'équipe [Salon]

Modèles d'information : fermeture et congés

Prévenir des congés n'est pas de la publicité, c'est du service : cela évite les appels dans le vide et remplit les semaines avant la fermeture (voir aussi notre guide pour préparer les fêtes au salon).

SMS 18, congés annuels :

[Salon] : le salon sera fermé du [date] au [date]. Pensez à prendre rendez-vous avant notre départ : [lien de réservation] ou [téléphone]. À très vite !

SMS 19, fermeture exceptionnelle avec rendez-vous déplacé :

[Salon] : fermeture exceptionnelle le [date]. Votre rendez-vous doit être déplacé, nous vous appelons très vite pour convenir d'un nouveau créneau. Merci !

Et la relance des clients inactifs ? Attention, ce n'est plus un rappel

« Cela fait trois mois qu'on n'a pas vu Madame Martin, on lui envoie un petit message ? » Oui, mais ce message change de nature : ce n'est plus un message de service lié à un rendez-vous existant, c'est de la prospection commerciale. Et la prospection obéit à des règles précises.

Ce que prévoit la CNIL, vérifié sur son site en octobre 2026 (prospection par courrier électronique, prospection par SMS) :

• la prospection par email ou SMS vers des particuliers exige en principe le consentement préalable de la personne (une case à cocher non précochée, par exemple) ;
• il existe une exception pour les clients existants : vous pouvez prospecter sans consentement préalable une personne qui a déjà acheté chez vous, pour des produits ou services analogues à ceux qu'elle a déjà achetés, à condition qu'elle ait pu s'y opposer dès la collecte de son numéro ou de son email ;
• chaque message de prospection doit identifier l'expéditeur et offrir un moyen simple de s'opposer aux messages suivants (lien de désinscription dans un email, mention STOP dans un SMS).

Vos clientes et clients réguliers entrent généralement dans l'exception clients existants : une relance pour une prestation de coiffure adressée à quelqu'un qui vient déjà se faire coiffer chez vous reste dans le cadre, tant que la possibilité de refuser ces messages a été proposée et qu'elle est respectée. Pour la gestion propre de ces consentements dans votre fichier, voyez notre guide du fichier clients de salon de coiffure et du RGPD.

SMS de relance (prospection, avec opt-out) :

Bonjour [Prénom], cela fait un moment qu'on ne vous a pas vu chez [Salon] ! Envie de prendre soin de vos cheveux ? Réservez en ligne : [lien]. STOP au [numéro]

Email de relance (prospection, avec désinscription) :

Objet : [Prénom], vos cheveux se souviennent de nous ?

Bonjour [Prénom],

Votre dernière visite chez [Salon] remonte à [durée]. Si l'envie d'une coupe, d'un soin ou d'une couleur vous reprend, votre coiffeur ou coiffeuse préféré(e) vous attend.

Réservez votre créneau en deux minutes : [lien de réservation].

À bientôt, L'équipe [Salon]

[Lien de désinscription]

À l'inverse, la confirmation, le rappel et le message d'absence liés à un rendez-vous que le client a lui-même pris ne sont pas de la prospection : ce sont des messages de service nécessaires à l'exécution de la prestation demandée. Ils ne requièrent pas d'opt-in publicitaire. Restez simplement dans ce cadre : un rappel de rendez-vous qui glisse une promotion sur les colorations devient un message commercial.

Automatiser les emails plutôt que de tout taper à la main

Envoyer ces messages à la main fonctionne très bien pour un petit salon : dix minutes chaque soir pour les rappels du surlendemain, depuis le téléphone du salon. Mais c'est la première tâche qui saute les jours de bourre, précisément les jours où le planning est le plus rempli et où une absence coûte le plus cher.

Côté email, cette partie s'automatise entièrement. Avec ViteUneCoupe, la réservation en ligne est gratuite et sans commission (page de réservation, catalogue de prestations, plannings par collaborateur, fichier clients), et le plan Standard, à partir de 29 € HT par mois sans engagement, envoie automatiquement l'email de confirmation à la réservation, l'email de rappel avant le rendez-vous et l'email de remerciement après la visite. Vous n'avez rien à taper : le prénom, la date, l'heure et la prestation sont remplis depuis l'agenda.

Soyons transparents : ViteUneCoupe n'envoie pas de SMS, sur aucun plan. Si le SMS est indispensable pour votre clientèle, les modèles de cet article s'envoient à la main depuis le téléphone du salon, ou via le logiciel que vous utilisez déjà ; plusieurs outils du marché incluent des SMS payants, nous en parlons dans notre comparatif des alternatives à Planity pour coiffeur. Dans beaucoup de salons, la combinaison la plus simple reste : emails automatiques pour tout le monde, et un SMS manuel ciblé pour les prestations longues ou les clients déjà absents par le passé.

Questions fréquentes

Quand envoyer un SMS ou un email de rappel de rendez-vous ?

L'usage le plus répandu est 24 à 48 heures avant le rendez-vous : assez tôt pour revendre le créneau en cas d'annulation, assez tard pour éviter l'oubli. Pour une prestation longue comme une couleur, un second rappel le matin même est utile. Évitez les envois avant 9 h et après 20 h.

Un rappel de rendez-vous nécessite-t-il le consentement du client ?

Non. La confirmation et le rappel d'un rendez-vous que le client a lui-même pris sont des messages de service liés à l'exécution de la prestation, pas de la prospection commerciale. En revanche, une relance de client inactif ou un message promotionnel relèvent de la prospection : consentement préalable ou exception clients existants, avec possibilité de s'opposer à chaque message (règles détaillées sur le site de la CNIL).

Combien de caractères peut contenir un SMS de rappel ?

Un SMS simple contient 160 caractères. Au-delà, il est découpé et facturé en plusieurs segments. Attention aussi aux caractères accentués comme ê, â, ô ou ï : leur présence fait passer le message dans un encodage où la limite tombe à 70 caractères par segment. Les lettres é, è, à et ç, elles, ne posent pas de problème.

Que faire quand un client ne répond pas à la demande de confirmation ?

Annoncez la suite dans le message lui-même (« sans réponse de votre part demain, nous vous appellerons ») et tenez-vous-y : un appel la veille suffit souvent. Si le client reste injoignable et qu'il a déjà des absences à son actif, vous pouvez conditionner les prochains rendez-vous à un acompte, à condition que cette règle soit annoncée avant la réservation.

Vaut-il mieux un rappel par SMS ou par email ?

Le SMS est lu plus vite et convient aux messages courts et urgents ; l'email permet plus de contenu (consignes avant une couleur, conseils d'entretien, lien de réservation) et s'automatise à moindre coût. Les deux ne s'excluent pas : beaucoup de salons envoient l'email automatiquement à tous et réservent le SMS manuel aux créneaux sensibles.