Cambiar de software en tu peluquería sin perder clientes: la checklist completa

Cambiar de software en una peluquería da miedo por una sola razón: las fichas de tus clientes. Las citas se pueden volver a apuntar, los servicios se vuelven a crear en una tarde, pero una base de 600 clientes con sus teléfonos, sus correos y la fórmula de color de cada una no se reconstruye de memoria. Y la mayoría de los programas no te lo ponen fácil a la hora de salir, aunque te lo pusieran muy fácil al entrar.

Esta guía es una checklist en nueve pasos, pensada para una peluquería de 1 a 5 personas en España que viene de Booksy, Treatwell Pro, Fresha, Koibox, flowww, una hoja de Excel o la agenda de papel. Para cada proveedor hemos comprobado sus propias páginas de precios, condiciones y centros de ayuda el 6 de noviembre de 2026; cuando algo no está publicado, lo decimos tal cual: "no documentado públicamente". Y una aclaración honesta desde el principio: este blog es de ViteUneCoupe, un software de reservas gratis y sin comisiones para peluquerías. Te contamos exactamente qué permite y qué no al llegar, porque una migración que empieza con una promesa falsa acaba peor que la anterior.

Antes de empezar: decide qué no puedes perder

Antes de pedir ninguna exportación, haz una lista de lo que de verdad usas a diario. En una peluquería suele ser esto, por orden de importancia:

1. Clientes: nombre, apellidos, teléfono, correo. Sin esto no hay recordatorios ni reservas.
2. Notas técnicas: fórmulas de color, alergias y pruebas de sensibilidad, preferencias. Lo más valioso y lo más difícil de mover.
3. Citas futuras: todo lo que ya está reservado para las próximas semanas.
4. Catálogo de servicios: nombres, duraciones y precios.
5. Historial de visitas: qué se hizo, cuándo y por cuánto.
6. Reseñas y posición en un marketplace: solo si vienes de Treatwell, Booksy o Fresha.

Los tres primeros son imprescindibles: sin ellos, no cambies. Los tres últimos son deseables, y en el paso 8 verás cuáles se pueden recuperar de otra manera.

Paso 1: revisa tu contrato antes de anunciar nada

La primera sorpresa de muchas migraciones no es técnica, es contractual. Antes de decirle a nadie que te vas, lee lo que firmaste: duración mínima (la famosa permanencia), preaviso para no renovar y si lo pagado se devuelve. Lo que publican los proveedores habituales en España, comprobado el 6 de noviembre de 2026:

Tres consecuencias prácticas:

• Si tienes permanencia de 12 meses, calcula la fecha de fin y planifica la migración para que el arranque en paralelo (paso 6) caiga en el último mes pagado. Pagar dos programas un mes es aceptable; pagar uno sin usarlo durante ocho meses, no. Si la fecha queda lejos, puedes empezar igualmente con un plan gratuito para los clientes nuevos y mover el resto cuando toque.
• Si tu plan se renueva solo (el caso de Koibox, con 15 días naturales de aviso), pon la fecha límite en tu calendario ahora. Un aviso tardío es un año más pagado.
• Pide la baja por escrito (correo electrónico con acuse) aunque el proveedor te ofrezca un botón. Es tu prueba si la facturación continúa.

Si vienes de un marketplace y dudas entre quedarte o irte, los artículos sobre alternativas a Booksy para peluquerías y alternativas a Treatwell para peluquerías comparan las opciones con precios comprobados; esta guía da por hecho que ya has decidido cambiar.

Paso 2: exporta todo lo que puedas (y qué documenta cada proveedor)

La regla de oro: exporta mientras todavía tienes acceso. Treatwell lo escribe negro sobre blanco en su cláusula 10.8: inmediatamente después de la rescisión dejas de tener acceso a los servicios; puedes descargar antes cualquier dato, excepto las reseñas de clientes, y si no puedes, atención al cliente te los envía por correo "siempre que sea posible". Koibox, en su cláusula 5, exige lo mismo: el usuario debe descargar toda la información antes de que la cancelación surta efecto, y después Koibox la elimina. Nadie te va a avisar de que es tu última semana para hacerlo.

Qué pedir exactamente

Pide (o descarga) un fichero CSV o Excel con, como mínimo, una fila por cliente y estas columnas: nombre, apellidos, teléfono, correo, fecha de la última visita, notas. Si el programa guarda las fórmulas de color en un campo aparte, pide ese campo aparte. Pide también la lista de citas futuras con fecha, hora, servicio, empleada y cliente. Un PDF no sirve: no se puede importar en ningún sitio sin volver a teclearlo.

Qué permite cada programa

Un consejo que se repite en los comparadores independientes y que suscribimos: antes de firmar con el siguiente programa, pide una exportación de prueba. Un proveedor que te deja salir con un CSV en dos clics es un proveedor con el que puedes quedarte sin miedo.

Paso 3: RGPD, tú eres el responsable y el programa es tu encargado

Aquí hay una confusión muy extendida que conviene deshacer, porque cambia a quién le pides qué.

El artículo 20 es un derecho de tu cliente, no tuyo

El artículo 20 del RGPD (derecho a la portabilidad) da al interesado, es decir, a tu clienta, el derecho a recibir los datos que te ha facilitado "en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica" y a transmitirlos a otro responsable, cuando el tratamiento se basa en el consentimiento o en un contrato y se hace por medios automatizados. La Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) remite a ese artículo en su artículo 17 y, en el artículo 12, fija que el ejercicio de los derechos es gratuito para la persona. Según la AEPD, las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes.

Es decir: la portabilidad del artículo 20 es lo que tú tendrías que atender si una clienta te pidiera su ficha para llevársela a otra peluquería. No es la vía para sacar tu base de datos de Booksy o de Treatwell.

Lo que sí puedes exigir a tu proveedor: el artículo 28

Tu peluquería es el responsable del tratamiento de las fichas de sus clientes; el programa de gestión es un encargado del tratamiento que las trata por cuenta tuya. El artículo 28.3 g) del RGPD obliga al encargado, a elección del responsable, a suprimir o devolver todos los datos personales una vez terminada la prestación del servicio, y a suprimir las copias salvo que una ley exija conservarlas. Eso es lo que te da pie a pedir a tu proveedor, por escrito, la devolución de tus datos en un formato utilizable y la confirmación de su borrado cuando hayas terminado.

En la práctica, ese derecho se concreta en el contrato de encargo que firmaste (o aceptaste con un clic) al darte de alta. Si el formato de devolución no está especificado, pide el CSV igualmente: un fichero propietario que solo lee el programa del que te vas no es una devolución útil.

Lo que te toca a ti al mover las fichas

Cambiar de encargado no te exime de tus obligaciones como responsable. Tres cosas que sí dependen de ti:

• Minimización y conservación (artículo 5.1 e): importa solo lo necesario para la finalidad (gestionar citas y el servicio técnico) y no arrastres durante años datos de personas que no vuelven. El paso 4 es, además de una limpieza, una obligación.
• Información: tu cartel o tu política de privacidad nombra, o debería nombrar, a los encargados que tratan datos por tu cuenta. Al cambiar de programa, actualízala.
• Seguridad en el tránsito: el CSV con 600 teléfonos no viaja por WhatsApp ni se queda en un pendrive en el cajón. Impórtalo, comprueba y borra las copias intermedias.

Si quieres poner en orden toda la parte legal de tus fichas (bases jurídicas, alergias, plazos, qué firmar y qué no), está detallada en la guía sobre el RGPD y la ficha de clientes en la peluquería.

Paso 4: limpia la lista antes de importarla

Una migración es la mejor ocasión en años para dejar de arrastrar basura. Abre el CSV en una hoja de cálculo y, en una hora, haz esto:

• Borra los duplicados: la misma clienta con y sin acento, con el teléfono con y sin prefijo. Unifica el formato de los teléfonos (nueve dígitos, sin espacios) y pon los correos en minúsculas.
• Separa a los inactivos: quien no ha venido en 24 meses no tiene por qué entrar en el nuevo sistema. Guárdalos aparte si tienes una razón para ello; si no, no los importes.
• Completa el correo de los clientes habituales a los que les falte. Si tu nuevo programa envía recordatorios por correo (es el caso de ViteUneCoupe en el plan Standard), un cliente sin correo es un cliente sin recordatorio. Las próximas semanas, pídelo en el mostrador a cada cliente que pase.
• Marca las notas técnicas que de verdad usas. Una fórmula de 2019 sin fecha confunde más que ayuda.

Ejemplo hipotético: de una base exportada de 900 fichas, es habitual que menos de 500 correspondan a clientes vistos en los últimos dos años. Esos 500 son tu peluquería real. Importar 900 no la hace más grande, solo más lenta de buscar y más difícil de justificar ante una inspección.

Paso 5: vuelve a montar servicios y duraciones (no copies, revisa)

Ningún programa importa el catálogo de otro de forma fiable, y de todas formas no te interesa: tus duraciones las fijaste hace años y probablemente ya no cuadran. Antes de crear cada servicio en el nuevo sistema, responde a tres preguntas:

1. ¿Cuánto dura de verdad? Mira las últimas 20 citas de ese servicio en el programa antiguo. Si "corte y peinado" está en 30 minutos y siempre acaba en 45, la agenda online te generará solapamientos desde el primer día.
2. ¿Qué puede reservar el cliente solo? Un corte, sí. Una decoloración completa sin consulta previa, probablemente no: déjala como "solo por teléfono" o con una duración generosa.
3. ¿Precio cerrado o "desde"? Lo que publiques en la página de reservas es lo que el cliente espera pagar. Si depende del largo, créalo como variantes o indícalo en el nombre.

Haz este trabajo con cada empleada sentada a tu lado: cada una conoce sus tiempos. Es la parte de la migración que más mejora tu agenda, no un trámite.

Paso 6: dos semanas en paralelo

No apagues el programa antiguo el mismo día que enciendes el nuevo. Un arranque en paralelo de dos semanas, tres si tienes equipo, evita casi todos los desastres:

• Semana 0: importa o teclea los clientes activos, crea servicios, horarios y empleadas en el nuevo programa. Copia a mano las citas ya reservadas para las próximas 4 a 6 semanas (es tedioso, pero es la única forma segura: compruébalas una a una con la agenda antigua).
• Semanas 1 y 2: toda cita nueva se apunta solo en el nuevo programa. El antiguo queda en modo lectura: lo consultas, no lo alimentas. Cada mañana, alguien compara los dos para el día siguiente.
• Fin de la semana 2: última exportación del antiguo, por si una cita se quedó atrás, y baja por escrito (paso 1).

Un mes doble cuesta la cuota de los dos programas. Ejemplo hipotético: 34,99 € + IVA del antiguo y 0 € del plan gratuito del nuevo. Es, con diferencia, el seguro más barato de toda la operación.

Paso 7: avisa a tus clientes, nuevo enlace y guiones

Tus clientes no cambian de programa, cambian de costumbre. Lo que necesitan saber es una sola cosa: dónde reservar ahora. Prepara el enlace de la nueva página de reservas antes de anunciar nada y cámbialo en los cuatro sitios donde vive: el perfil de empresa de Google, el enlace de la biografía y el botón de Instagram, la respuesta automática de WhatsApp Business y tu web si la tienes.

Tres mensajes que funcionan, para que los adaptes:

• En el mostrador, al cobrar: "Hemos cambiado de agenda. A partir de ahora reservas aquí (le enseñas el enlace o un código QR), y te llega un correo con la cita. ¿Te apunto ya la próxima?"
• Por WhatsApp o correo, solo a clientes habituales: "Hola, María. Hemos cambiado nuestro sistema de citas. Tu cita del 18 a las 11:00 sigue en pie. Para las próximas, puedes reservar en [enlace] a cualquier hora. Gracias por tu confianza."
• Respuesta automática al teléfono o WhatsApp: "Ahora puedes reservar tú misma en [enlace], con hueco a la vista. Si prefieres hablar, te devolvemos la llamada cuando terminemos con la clienta."

Si una parte de tus clientes reservaba a través del marketplace del programa antiguo, cuenta con que necesitarán un empujón más. Cómo hacerlo sin perder a los habituales que llaman por teléfono, con guiones y un plan de 60 días, está en la guía para conseguir que tus clientes reserven online.

Un detalle legal que ahorra disgustos: avisar de un cambio en la forma de reservar a quien ya es cliente forma parte de la relación que ya tenéis. Convertir ese aviso en una promoción ("y además, 20 % en tu próximo color") lo convierte en comunicación comercial, con sus propias reglas. Separa las dos cosas.

Paso 8: lo que vas a perder (y cómo compensarlo)

Seamos claros: no todo se muda.

• Las reseñas del marketplace. Treatwell lo excluye expresamente de lo que puedes descargar (cláusula 10.8), y en general las reseñas de un marketplace pertenecen a esa plataforma. No se trasladan a otra ni a Google. Compensación: durante el mes anterior al cambio, pide a tus clientes satisfechos una reseña en tu perfil de empresa de Google, que sí es tuyo y no depende de ningún programa.
• La posición en el buscador del marketplace y los clientes nuevos que llegaban por ahí (a cambio del 25 % de la primera reserva en Treatwell o del 30 % de la primera visita en Booksy Boost, hasta 50 € + IVA, según sus páginas de precios). Compensación: tu enlace de reservas en Google e Instagram, y una política clara de recomendación entre clientas.
• El historial detallado de visitas si el nuevo programa no lo importa. Compensación: guarda la última exportación en un lugar seguro y cifrado durante el plazo que tu política de conservación establezca; para el día a día, una nota de "última visita y último servicio" en la ficha suele bastar.
• Las notas técnicas en campos estructurados: muchas importaciones las convierten en texto libre. Compensación: revisa las 50 fichas de tus mejores clientas a mano la primera semana.

Lo que no pierdes, si has seguido los pasos 2 y 3, es lo único que de verdad importa: a tus clientes y la forma de contactar con ellos.

Paso 9: un calendario realista

En total, entre seis y ocho semanas de trabajo intermitente para una peluquería pequeña, sin un solo día sin agenda.

Qué permite ViteUneCoupe cuando llegas (y qué no)

Como prometíamos, sin adornos. ViteUneCoupe es un programa de citas para peluquerías con un plan gratuito sin fecha de caducidad: reservas online ilimitadas con 0 % de comisión, siempre, página de reservas personalizada, catálogo de servicios con duraciones y precios, horarios por empleada, fichas de clientes y calendario. No pide tarjeta para empezar, así que puedes montar el paso 5 y 6 sin tocar el presupuesto. El plan Standard, desde 29 € sin IVA al mes y sin permanencia, añade los correos automáticos de confirmación, recordatorio y agradecimiento y la sincronización del calendario (ICS).

Lo que debes saber antes de migrar hacia ViteUneCoupe:

• No hay importación de CSV. Hoy los clientes se dan de alta de dos maneras: a mano desde el panel (nombre, apellidos, correo y teléfono) o automáticamente en su primera reserva online. Para una base de 300 clientes activos es una tarde de trabajo o dos; para 1.500 no es la herramienta adecuada todavía, y preferimos decirlo aquí que en el soporte.
• La ficha es de contacto, no técnica: no tiene campo de fórmulas de color ni de alergias. Si tu salón vive de las notas técnicas, necesitarás mantenerlas en otro sitio (y aplicarles el mismo RGPD).
• Tampoco hay exportación masiva de clientes por ahora. Lo decimos porque es exactamente lo que te hemos recomendado exigir a los demás.
• Sin SMS ni WhatsApp: los recordatorios son por correo. Sin TPV, facturación, cobro de señales ni pagos online. La protección contra plantones con huella bancaria llegará "próximamente" en el plan Standard + Anti No-Show, 49 € sin IVA al mes; no cuentes con ella para el día del cambio.

Para una peluquería de 1 a 3 personas que quiere salir de una cuota mensual o de una comisión y que vive de clientes que reservan solos, encaja. Para un salón grande con mucho historial técnico, un programa con importación y ficha técnica (Fresha o Koibox documentan la importación desde Excel, flowww la hace por ti) puede ser mejor destino, aunque cueste más. Lo importante es que elijas sabiéndolo.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi antiguo programa negarse a darme mis clientes?

No debería. Tu peluquería es el responsable del tratamiento y el programa es un encargado; el artículo 28.3 g) del RGPD le obliga, a tu elección, a devolver o suprimir los datos personales al terminar el servicio. Pídelo por escrito, en un formato utilizable (CSV o Excel), antes de dar de baja la cuenta, porque Treatwell y Koibox, por ejemplo, retiran el acceso en cuanto la rescisión surte efecto.

¿Tengo permanencia con Booksy, Treatwell, Fresha o Koibox?

Según sus páginas, comprobadas el 6 de noviembre de 2026: Booksy ("sin permanencia") y Fresha ("no hay compromiso mínimo") se cancelan en cualquier momento; Koibox depende de si pagas mensual o anual y se renueva salvo aviso con 15 días naturales; la página de precios de Treatwell Pro fija una duración mínima de 12 meses y sus condiciones un preaviso de 30 días. Lo que manda es el acuerdo que firmaste: léelo.

¿Puedo usar el derecho de portabilidad del RGPD para sacar mi base de datos?

No en tu nombre. El artículo 20 es un derecho de cada cliente sobre sus propios datos, no de la empresa sobre su fichero. Lo que te ampara frente a tu proveedor es la obligación de devolución del encargado (artículo 28) y tu contrato con él.

¿Cómo paso mis citas de Excel a un programa de citas?

Guarda la hoja con una columna por dato (nombre, apellidos, teléfono, correo, última visita, notas), limpia duplicados y teléfonos, y teclea o importa solo a los clientes activos de los últimos 12 a 24 meses. Las citas ya reservadas se copian a mano y se comprueban una a una. Durante dos semanas, apunta las nuevas solo en el programa y usa el Excel como copia de consulta.

¿Pierdo mis reseñas al dejar un marketplace?

Sí, en la práctica. Treatwell excluye las reseñas de los datos descargables y ninguna plataforma las traslada a otra. Pide reseñas en tu perfil de empresa de Google durante el mes anterior al cambio: ese perfil es tuyo y no depende del programa que uses.

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de software en una peluquería pequeña?

Entre seis y ocho semanas de trabajo intermitente, de las cuales dos en paralelo con el programa antiguo. La parte que más tiempo lleva no es la técnica, sino revisar duraciones de servicios con el equipo y dar de alta a los clientes activos, que son también las que más mejoran la agenda.