Kundenkarte im Friseursalon: Farbrezeptur, Beratungsnotizen und Allergiehinweise richtig führen

Die Kundin vom letzten Farbtermin kommt wieder, aber die Kollegin, die sie gefärbt hat, hat heute frei. Ohne Kundenkarte beginnt jetzt das Raten: Welche Nuance war es, welcher Oxidant, wie lange hat es eingewirkt, und hat sie damals nicht etwas von einer empfindlichen Kopfhaut gesagt? Eine gut geführte Kundenkarte beantwortet diese Fragen in zehn Sekunden. Sie gehört zu den wenigen Werkzeugen im Friseursalon, die gleichzeitig Qualität sichern, Zeit sparen, die Kundenbindung stärken und Sie im Streitfall schützen.

Dieser Artikel ist ein Praxisleitfaden: welche vier Blöcke auf eine Kundenkarte gehören (Stammdaten und Terminhistorie, Technik mit Farbrezeptur, Vorlieben, Hinweise), wie Sie eine Rezeptur so notieren, dass jede Kollegin sie reproduzieren kann, was es mit den Warnhinweisen auf Haarfarben und dem Färben unter 16 auf sich hat, warum das Beratungsgespräch vor einer Färbung dokumentiert gehört, und eine Vorlage zum Übernehmen. Was die DSGVO von Ihrer Kundenkartei verlangt (Rechtsgrundlagen, Löschkonzept, Verarbeitungsverzeichnis, AV-Vertrag), steht nicht hier, sondern im Leitfaden zur Kundenkartei und DSGVO im Friseursalon; dieser Artikel verweist nur dort darauf, wo es für die Praxis zählt. Und weil die Terminhistorie das Rückgrat jeder Karte ist, zeigen wir auch ehrlich, welchen Teil davon ein kostenloses Buchungssystem ohne Provision wie ViteUneCoupe automatisch führt und welchen Teil Sie weiterhin selbst notieren.

Ein Hinweis vorab: Die rechtlichen Abschnitte sind eine sorgfältig recherchierte Orientierung für Friseursalons in Deutschland, keine Rechtsberatung. Alle Quellen wurden am 29. Oktober 2026 geprüft.

Was auf eine gute Kundenkarte im Friseursalon gehört

Eine Kundenkarte ist kein Tagebuch. Sie enthält, was die nächste Behandlung besser macht, und nichts, was Sie einer Kundin nicht vorlesen könnten (Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO: sie darf verlangen, ihre Karte zu sehen). Bewährt haben sich vier Blöcke:

Die Farbrezeptur: so notieren Sie sie reproduzierbar

"7.1 mit 6 %" reicht nicht. Eine Rezeptur, die eine Kollegin ohne Rückfrage nachmischen kann, enthält immer dieselben Angaben, in immer derselben Reihenfolge:

1. Ausgangszustand: Naturton, Weißanteil in Prozent, vorhandene Farbe an Längen und Spitzen, Haarstruktur (fein, normal, kräftig), Porosität, letzte chemische Behandlung.
2. Produkt: Marke und Serie, Nuancen mit Mengen in Gramm oder Millilitern, Mischverhältnis, Oxidant in Prozent (oder Volumen) und Menge. Der gesetzlich vorgeschriebene Aufdruck des Mischverhältnisses auf Profiprodukten hilft hier, mehr dazu unten.
3. Anwendung: Technik (Ansatz, Durchzug, Balayage, Foliensträhnen, Glossing), Einwirkzeit in Minuten, mit oder ohne Wärme, Reihenfolge bei mehreren Mischungen.
4. Ergebnis und Korrektur: Wie ist es geworden? Was beim nächsten Mal anders? ("Ansatz 5 Minuten kürzer, Spitzen vorpigmentieren"). Dieser letzte Punkt ist der wertvollste und wird am häufigsten vergessen.

Schreiben Sie die Rezeptur unmittelbar nach dem Anmischen auf, nicht am Abend. Zwei Zeilen am Farbtisch kosten 30 Sekunden; die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis kostet beim nächsten Termin eine halbe Stunde und manchmal das Ergebnis.

Die reale Dauer, nicht die geplante

Notieren Sie, wie lange der Termin wirklich gedauert hat, nicht, was im Kalender stand. Nach drei Besuchen wissen Sie, dass diese Kundin mit dichtem, langem Haar für ihren Ansatz plus Glossing 2 Stunden 20 braucht und nicht die 1 Stunde 45 aus dem Leistungskatalog. Genau diese Zahl gehört beim nächsten Online-Termin in die Buchung, sonst verschiebt sich der ganze Nachmittag. Wie Sie Dauern und Einwirkzeiten im Kalender sauber planen, erklärt der Artikel zu Farbterminen und Einwirkzeiten im Friseursalon.

Vorlieben und Beratungsnotizen: sachlich und konkret

Hier entsteht das Gefühl, gekannt zu werden, das Stammkundschaft ausmacht: "Pony immer auf Augenbrauenhöhe", "Scheitel links", "mag kein Gespräch beim Waschen", "kommt nur dienstags vormittags". Zwei Regeln: Schreiben Sie nur, was für die Leistung oder die Betreuung relevant ist, und schreiben Sie so, dass Sie es der Kundin zeigen könnten. "Schwierig, meckert immer" gehört nicht in die Karte, "wünscht ausdrückliche Rücksprache vor jedem Schnitt" schon. Welche Rolle diese Notizen für die Wiederbuchung spielen, zeigt der Beitrag zur Kundenbindung und Wiederbuchung im Friseursalon.

Produkte: Heimpflege und Verkauf

Welche Pflege die Kundin zu Hause nutzt, welches Produkt sie beim letzten Mal gekauft hat und was Sie empfohlen haben. Das macht die nächste Beratung glaubwürdig ("Wie kommen Sie mit der Silbermaske zurecht?") und verhindert, dass drei Kolleginnen dreimal dasselbe Shampoo empfehlen.

Allergiehinweise und Gesundheitsdaten: hier wird die Karte zum Schutz

Beim Thema Allergie laufen drei Dinge zusammen: die Warnhinweise, die der Hersteller auf jede Haarfarbe drucken muss, Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber der Kundin, und der Datenschutz, sobald Sie etwas über die Gesundheit einer Person notieren.

Was auf der Packung steht: die Warnhinweise der EU-Kosmetikverordnung

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel schreibt in Anhang III für oxidative Haarfärbemittel mit Stoffen wie p-Phenylendiamin oder Toluol-2,5-diamin feste Warnhinweise auf dem Etikett vor. Der Kern des Hinweises lautet (Anhang III, Einträge 8a und 9a, geprüft am 29. Oktober 2026 anhand einer konsolidierten deutschen Fassung):

Haarfärbemittel können schwere allergische Reaktionen hervorrufen. Dieses Produkt ist nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Temporäre Tätowierungen mit "schwarzem Henna" können das Allergierisiko erhöhen. Färben Sie Ihr Haar nicht, wenn Sie einen Ausschlag im Gesicht haben oder wenn Ihre Kopfhaut empfindlich, gereizt oder verletzt ist; wenn Sie schon einmal nach dem Färben Ihrer Haare eine Reaktion festgestellt haben; wenn eine temporäre Tätowierung mit "schwarzem Henna" bei Ihnen schon einmal eine Reaktion verursacht hat.

Die Fassung für Ihre Salonware beginnt mit "Nur für gewerbliche Verwendung", enthält dieselben Sätze zu Allergie, Alter und Hautzustand und endet mit "Geeignete Handschuhe tragen". Dazu kommt für beide Fassungen die Pflicht, das Mischverhältnis anzugeben. Für den Salon folgt daraus eine einfache Routine: Genau die vier Fragen aus dem Warnhinweis (Ausschlag oder gereizte Kopfhaut, frühere Reaktion auf Haarfarbe, Reaktion auf ein Henna-Tattoo, Alter) stellen Sie vor jeder Färbung einer neuen Kundin, und die Antworten landen in der Karte. Das Etikett richtet sich an den Anwender, also an Sie als Fachkraft. Die Kundin sieht die Packung im Salon nie; Sie sind die einzige Stelle, an der der Warnhinweis sie erreicht.

Haare färben unter 16: ein Warnhinweis, kein gesetzliches Verbot

"Dieses Produkt ist nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt" ist eine Bestimmung des Herstellers nach der Kosmetikverordnung, kein Gesetz, das Jugendlichen das Färben verbietet. Die Deutsche Handwerks Zeitung fasst die Position des Zentralverbands des Deutschen Friseurhandwerks so zusammen: Es gibt kein Verbot, aber aus Haftungsgründen rät der Verband, Minderjährige unter 16 nicht ohne Zustimmung der Eltern zu färben, und im Einzelfall nur auf ausdrücklichen Wunsch der Eltern, nach Aufklärung über das Risiko und mit schriftlicher Einwilligung, in der der vollständige Warnhinweis des Herstellers steht (DHZ, "Ab welchem Alter darf man sich die Haare färben?", Beitrag von 2020, geprüft am 29. Oktober 2026). Ist das Alter unklar, fragen Sie nach.

Für die Kundenkarte heißt das: Bei Kundinnen unter 16 gibt es entweder keine oxidative Färbung oder eine unterschriebene Einwilligung eines Erziehungsberechtigten, die bei der Karte abgelegt wird, mit Datum und Produktname. Tönungen und direktziehende Farben tragen je nach Inhaltsstoffen denselben Hinweis; lesen Sie das Etikett, nicht die Werbung.

Der Allergie-Selbsttest: warum das BfR abrät und was das für den Salon heißt

Viele Hersteller empfehlen 48 Stunden vor dem Färben eine Vorprobe auf der Haut. Das Bundesinstitut für Risikobewertung sieht das kritisch: In seiner Stellungnahme Nr. 015/2014 (geprüft am 29. Oktober 2026) weist es darauf hin, dass p-Phenylendiamin (PPD) in den angewandten Konzentrationen "auch bei einem Selbsttest zu einer Sensibilisierung führen kann", dass die doppelte Zahl der Hautkontakte das Risiko einer neuen Allergie erhöht und dass Verbraucher Symptome oft falsch einschätzen. Das BfR "empfiehlt Verbrauchern, selbst keine Allergietests durchzuführen". Die Stellungnahme richtet sich an Verbraucher, nicht an Friseure, und sie ist von 2014; eine neuere Bewertung des BfR zu diesem Punkt haben wir nicht gefunden.

Für Ihren Salon bedeutet das zweierlei. Erstens: Eine Vorprobe im Salon ist kein Freifahrtschein und ersetzt das Gespräch nicht. Zweitens: Wer schon einmal auf Haarfarbe, ein Henna-Tattoo oder dunkle Textil- und Lederfarbstoffe reagiert hat, gehört nicht unter die Farbe, sondern zum Hautarzt; dort wird eine PPD-Allergie diagnostiziert, nicht am Waschbecken. Notieren Sie in der Karte, dass Sie das empfohlen haben.

Das Beratungsgespräch dokumentieren: der Fall aus Brandenburg

Wie viel ein dokumentiertes Gespräch wert ist, zeigt ein Urteil des Amtsgerichts Brandenburg an der Havel vom 19. Dezember 2022 (Az. 34 C 20/20, geprüft am 29. Oktober 2026). Eine Kundin hatte nach ihrer Darstellung vor der Färbung auf eine Allergie gegen Ammoniak und Henna hingewiesen; zwei Tage später hatte sie Schwellungen im Gesicht und an den Augen und ein Ekzem auf der Kopfhaut. Das Gericht sah in der Färbung ein mangelhaftes Werk und eine fahrlässige Körperverletzung: Wer von einer Allergie erfährt, muss erkennen, dass die hochpotenten Kontaktallergene des Färbemittels eine Reaktion auslösen können, konkret aufklären und die Färbung im Zweifel ablehnen. Entscheidend für die Praxis: Die Beweislast dafür, dass ein ausreichendes Aufklärungsgespräch stattgefunden hat, legte das Gericht dem Salon auf. Die Mitarbeiterin als Zeugin konnte nur bestätigen, dass allgemein vor "Reizungen" und "Kribbeln" gewarnt worden war; das reichte nicht. Die Kundin erhielt Schmerzensgeld und Schadensersatz, im Tenor 2.500 Euro nebst Zinsen plus Anwaltskosten.

Drei Lehren für die Kundenkarte:

• Fragen Sie aktiv und notieren Sie die Antwort, auch wenn sie "nein" lautet: "[Datum], gefragt nach Allergien, Hautreaktionen, Henna-Tattoo: keine Angaben."
• Wird eine Allergie oder Unverträglichkeit genannt, dokumentieren Sie, worüber Sie aufgeklärt haben, welche Alternative Sie angeboten haben (ammoniakfreie Produkte lösen das PPD-Problem nicht) und was die Kundin entschieden hat. Lassen Sie sich die Entscheidung bei echten Risiken schriftlich bestätigen, oder lehnen Sie ab.
• Das Gedächtnis einer Kollegin ist kein Beleg. Eine datierte Notiz in der Karte mit Namenskürzel ist mehr wert als jede Erinnerung drei Jahre später.

Gesundheitsdaten sind Art.-9-Daten: Einwilligung einholen

Sobald Sie "allergisch gegen PPD" oder "Neurodermitis an der Kopfhaut" notieren, verarbeiten Sie Gesundheitsdaten, eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Dafür brauchen Sie in der Regel die ausdrückliche Einwilligung der Kundin, und Sie notieren nur, was für die Behandlung nötig ist. Wie die Einwilligung aussieht, wie lange die Notiz bleiben darf und wo sie gespeichert werden sollte, steht im DSGVO-Leitfaden zur Kundenkartei, der oben verlinkt ist. Im Alltag ist der Satz einfach: "Darf ich mir notieren, dass Sie auf Haarfarbe reagiert haben, damit die Kolleginnen das beim nächsten Mal wissen?" Fast jede Kundin sagt ja, und genau dieses Ja halten Sie mit Datum fest.

Vorlage: Kundenkarte für Ihren Friseursalon

Die folgende Vorlage können Sie als Karteikarte drucken, als Tabelle anlegen oder in das Notizfeld einer Software übernehmen. Der Block "Hinweise" wird nur mit Einwilligung befüllt.

Stammdaten Name, Telefon, E-Mail, Kundin seit, bevorzugte Mitarbeiterin, bevorzugte Tage und Zeiten, Einwilligung Werbe-E-Mails (ja/nein, Datum), Fotofreigabe (ja/nein, Datum)

Terminhistorie (eine Zeile pro Besuch) Datum, Leistung, Mitarbeiterin, reale Dauer, Preis, erschienen/abgesagt/nicht erschienen

Technik (ein Eintrag pro Farb- oder Umformungsbehandlung) Datum und Kürzel, Ausgangszustand (Naturton, Weißanteil, Längen/Spitzen, Struktur, letzte Chemie), Produkt mit Nuancen und Mengen, Mischverhältnis, Oxidant in Prozent und Menge, Technik, Einwirkzeit, Wärme ja/nein, Ergebnis, Korrektur fürs nächste Mal

Vorlieben Schnitt und Länge, Scheitel und Pony, Styling, Heimpflege und gekaufte Produkte, Gesprächsvorlieben, sonstige Wünsche

Hinweise (Einwilligung vom ..., Kürzel) Allergien und Unverträglichkeiten laut Kundin, Hautarzt-Empfehlung ausgesprochen am ..., Beratungsgespräch vor Färbung am ... (Inhalt, Entscheidung der Kundin), bei Personen unter 16: Einwilligung Erziehungsberechtigte vom ... (Produkt)

Ein Formulierungsvorschlag für die Zeile zum Beratungsgespräch, die Sie bei jeder neuen Farbkundin ausfüllen:

Am [Datum] vor der Färbung befragt zu: Hautausschlag oder gereizter Kopfhaut, früheren Reaktionen auf Haarfarbe, Reaktionen auf temporäre Henna-Tattoos, Alter unter 16. Antwort: [keine Angaben / folgende Angaben]. Über das Allergierisiko laut Herstellerhinweis informiert. Kürzel: [XY]

Wer Fotos vom Ergebnis in der Karte ablegen will, braucht dafür eine eigene Freigabe; die Vorlage dazu steht im Artikel zu Kundenfotos auf Social Media im Friseursalon.

Papier, Tabelle oder Software: wo die Karte lebt

Karteikasten. Funktioniert, solange der Salon klein ist und alle am selben Ort arbeiten. Nachteile: keine Suche, keine Sicherung, nur ein Exemplar, und bei einer Auskunftsanfrage wird abgeschrieben. Der Kasten gehört abschließbar an die Rezeption, nicht offen am Farbtisch.

Tabelle oder Notiz-App. Besser durchsuchbar, aber schnell unordentlich, und auf privaten Handys der Mitarbeiterinnen hat sie nichts verloren. Warum eine Kundenkartei im Salon und nicht in der Kontaktliste einer Angestellten liegen sollte, erklärt der Beitrag zu Kundendaten beim Mitarbeiterwechsel.

Buchungssoftware. Hier ist Ehrlichkeit angebracht, auch bei uns. Die Kundenkartei von ViteUneCoupe, die im kostenlosen Tarif enthalten ist, führt die Stammdaten (Name, Telefon, E-Mail, Kundin seit) und die komplette Terminhistorie automatisch: Datum, gebuchte Leistung, Mitarbeiterin, Status mit Zähler für nicht erschienene Termine, Preis, durchsuchbar nach Name, Telefon und E-Mail. Jeder Online- oder manuell eingetragene Termin landet dort ohne Zutun. Was sie nicht hat: ein Notizfeld für Farbrezepturen, Vorlieben oder Allergiehinweise und keine Einwilligungsvermerke. Diese Blöcke führen Sie weiterhin auf einer separaten Farb- und Beratungskarte, auf Papier oder digital. Die Terminhistorie aus der Software spart Ihnen dabei den aufwendigsten Teil der Pflege, und die Kundin kann ihre Termine selbst online buchen, ohne dass jemand am Telefon hängt.

Egal welches Medium: Für jede Software, die Kundendaten speichert, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Gesundheitsnotizen gehören nur dorthin, wo der Zugriff auf die Personen beschränkt ist, die sie für die Behandlung brauchen.

Die Routine: zwei Minuten pro Termin, sonst stirbt die Karte

Kundenkarten scheitern nicht an der Vorlage, sondern an der Disziplin. Was in Salons funktioniert:

1. Vor dem Termin (30 Sekunden): Karte aufrufen, letzte Rezeptur und Hinweise lesen, bei neuer Farbkundin den Fragenblock bereitlegen.
2. Am Farbtisch (30 Sekunden): Rezeptur beim Anmischen notieren, nicht später.
3. Nach dem Termin (60 Sekunden): reale Dauer, Ergebnis, Korrektur fürs nächste Mal, gekaufte Produkte, Folgetermin.
4. Übergabe im Team: Jede Technik-Zeile trägt ein Kürzel. Wer vertritt, liest die Karte vor dem Beratungsgespräch, nicht danach, und fragt die Kundin trotzdem: "Beim letzten Mal haben wir X gemacht, soll es so bleiben?"
5. Einmal im Jahr: Karten von Kundinnen, die lange nicht mehr da waren, nach Ihrem Löschkonzept aussortieren; Gesundheitsnotizen zuerst.

Ein gut geführter Technikblock ist auch ein Ausbildungsinstrument: Auszubildende lernen an echten Rezepturen und ihren Korrekturen mehr als an jeder Farbkarte des Herstellers.

Häufig gestellte Fragen

Was muss unbedingt auf die Kundenkarte im Friseursalon?

Kontaktdaten, die Terminhistorie mit Leistung und Mitarbeiterin, bei Farbkundinnen die vollständige Rezeptur (Ausgangszustand, Produkt mit Mengen, Mischverhältnis, Oxidant, Technik, Einwirkzeit, Ergebnis) sowie die realen Dauern. Allergiehinweise nur mit Einwilligung der Kundin und sachlich formuliert.

Darf ich Allergien in der Kundenkarte notieren?

Ja, mit ausdrücklicher Einwilligung, weil es Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO sind. Fragen Sie die Kundin, halten Sie ihr Ja mit Datum fest und notieren Sie nur, was für die Behandlung relevant ist. Details im Leitfaden zur Kundenkartei und DSGVO.

Darf ein Friseursalon Jugendlichen unter 16 die Haare färben?

Ein gesetzliches Verbot gibt es nicht, aber oxidative Haarfarben tragen nach der EU-Kosmetikverordnung den Hinweis, dass sie nicht für Personen unter 16 bestimmt sind. Der Zentralverband des Friseurhandwerks rät, nur mit schriftlicher Einwilligung der Eltern nach Aufklärung über das Risiko zu färben, oder gar nicht. Das ist eine Haftungsfrage, keine Rechtsberatung.

Muss ich vor jeder Färbung einen Allergietest machen?

Eine gesetzliche Pflicht zur Vorprobe im Salon gibt es nicht. Das Bundesinstitut für Risikobewertung rät Verbrauchern sogar vom Selbsttest ab, weil er selbst sensibilisieren kann. Wichtiger als der Test ist das dokumentierte Gespräch: nach Hautreaktionen, früheren Reaktionen auf Haarfarbe und Henna-Tattoos fragen, Antworten notieren, bei bekannten Reaktionen zum Hautarzt verweisen.

Wer muss im Streitfall beweisen, dass aufgeklärt wurde?

Nach dem Urteil des Amtsgerichts Brandenburg an der Havel vom 19. Dezember 2022 (Az. 34 C 20/20) trug der Salon die Beweislast für ein ausreichendes Aufklärungsgespräch. Eine datierte Notiz in der Kundenkarte mit Kürzel ist deshalb kein Papierkram, sondern Ihr wichtigstes Beweismittel. Dasselbe gilt bei einer Reklamation nach dem Farbtermin: Ohne Karte steht Aussage gegen Aussage.

Speichert ViteUneCoupe Farbrezepturen in der Kundenkartei?

Nein. Die kostenlose Kundenkartei von ViteUneCoupe führt Kontaktdaten und die vollständige Terminhistorie (Datum, Leistung, Mitarbeiterin, Status, Preis) automatisch. Farbrezepturen, Vorlieben und Allergiehinweise führen Sie auf einer separaten Farb- und Beratungskarte, nach der Vorlage in diesem Artikel.