Ficha de cliente para peluquería: plantilla completa y cómo usarla en el sillón

"¿Qué fórmula le pusimos a Carmen en septiembre?" Si la respuesta está en la cabeza de la compañera que hoy libra, en una libreta con la tinta corrida o en un "creo que era un 7.3 con 20 volúmenes", lo que te falta es una ficha de cliente. No hace falta un CRM ni un programa caro: hace falta una plantilla clara, el hábito de rellenarla en dos minutos y un sitio donde se pueda buscar.

Esta guía te da la plantilla completa de ficha de cliente para peluquería, bloque a bloque, con un ejemplo rellenado, el truco para completarla mientras la clienta sigue en el sillón, qué apuntar y qué no apuntar nunca, y cómo decidir entre papel, hoja de cálculo y programa de citas. La parte de la ficha que va ligada a cada cita (nombre, contacto, historial de servicios) la lleva sola un software de reservas gratis para peluquerías como ViteUneCoupe; la ficha técnica de color, que ningún programa rellena por ti, la vemos aquí con todo detalle. Las obligaciones legales (qué datos puedes guardar, cuánto tiempo, qué tienes que informar) tienen su propia guía sobre el RGPD y la ficha de clientes en la peluquería; aquí solo aparecen donde cambian lo que escribes.

Para qué sirve una ficha de cliente en una peluquería

Una ficha de cliente hace cuatro cosas que la memoria no hace:

• Repetir un resultado. El color que gustó se repite porque está escrito con marca, tono, oxidante y tiempo, no porque alguien se acuerde.
• Trabajar con seguridad. La fecha de la última prueba de sensibilidad, una reacción anterior o un alisado reciente son datos que cambian lo que puedes hacer hoy con ese pelo.
• Dar continuidad. Si la peluquera habitual está de baja o de vacaciones, otra persona del equipo puede atender a la clienta sin empezar de cero.
• Defenderte si hay un problema. Ante una queja por un tinte, la ficha con la fórmula, la prueba de sensibilidad y las observaciones es tu mejor documento. Cómo gestionar ese momento lo explica la guía sobre una reclamación por un tinte en la peluquería.

Y una quinta, que es la que fideliza: la clienta nota cuando llegas al sillón sabiendo que la última vez quiso conservar el largo, que tiene prisa los jueves y que su hija se casa en junio.

Plantilla de ficha de cliente para peluquería: los nueve bloques

La plantilla se divide en nueve bloques. No todos se rellenan en cada visita: los dos primeros se escriben una vez y se corrigen de tanto en tanto; los demás crecen cita a cita.

1. Identidad y contacto: el mínimo

Nombre y apellidos, móvil, correo electrónico, cómo prefiere que le avises (correo, llamada) y la peluquera habitual. Con eso basta para citarla, recordarle la cita y encontrarla en un buscador. Si quieres felicitarle el cumpleaños, apunta día y mes: el año no te hace falta. No pidas el DNI ni la dirección salvo que vayas a emitirle una factura completa, y no guardes "por si acaso" datos que no usas: el RGPD exige que los datos sean "adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario" (artículo 5.1 c, texto en el BOE, comprobado el 6 de noviembre de 2026).

2. Preferencias: lo que no quiere tener que repetir

Es el bloque que más se agradece y el que menos peluquerías rellenan. Una lista corta de casillas y una línea libre:

• Raya (lado, centro), flequillo (sí, no, abierto), largo mínimo que no quiere perder.
• Cómo se peina en casa: secado natural, secador, plancha a diario, rizo definido.
• Lavado: temperatura del agua, cuero cabelludo sensible, le gusta el masaje largo o corto.
• Durante la cita: prefiere hablar, leer o mirar el móvil; café, agua o nada.
• Tiempo: suele tener prisa, viene con niños, necesita que la cita acabe a una hora.

Con esta lista, cualquier persona del equipo puede atenderla como si la conociera de años.

3. Historial de servicios

Fecha, servicio, quién lo hizo, precio e incidencias (llegó 20 minutos tarde, cambió la cita dos veces, no vino). Este bloque es el que un programa de citas rellena solo, porque cada reserva ya tiene fecha, servicio, peluquera y precio. En papel, es una línea por visita. Lo importante no es el dato aislado, sino el ritmo que se ve al leerlo: retoca raíz cada cinco semanas, corta cada ocho, en verano desaparece dos meses.

4. Ficha técnica de color: la fórmula exacta

Aquí se decide si el color de hoy es igual al que gustó. La ficha técnica de color es un bloque aparte dentro de la ficha de cliente, con una entrada por cada servicio técnico:

Dos reglas que lo cambian todo. Primera: apunta lo que hiciste de verdad, no lo que pensabas hacer. Si al final añadiste 10 g de un corrector o alargaste cinco minutos, eso es la fórmula. Segunda: la línea "próxima vez" vale más que el resto de la ficha, porque convierte cada visita en una mejora sobre la anterior. Y si los tiempos de exposición te desordenan la agenda, hay un artículo sobre cómo organizar el tiempo de color en la agenda de la peluquería.

5. Prueba de sensibilidad y avisos técnicos

Este bloque va antes de la fórmula, no después, porque decide si hay coloración. Las sustancias de los tintes de oxidación están reguladas en la Unión Europea, y el etiquetado de estos productos tiene que llevar advertencias como "Los colorantes del pelo pueden causar reacciones alérgicas graves. Lea y siga las instrucciones. Este producto no está destinado a utilizarse en personas menores de 16 años", además de la indicación de no utilizar el tinte si la persona ha tenido alguna reacción tras una coloración o tras un tatuaje temporal de henna negra (Reglamento (UE) 1197/2013, que modifica el anexo III del Reglamento 1223/2009 sobre productos cosméticos, texto en el BOE, comprobado el 6 de noviembre de 2026). La prueba de sensibilidad en sí (normalmente 48 horas antes de cada aplicación, en una zona pequeña de piel) la fijan las instrucciones de cada fabricante: sigue las del producto que uses, que la AEMPS recuerda que hay que leer "prestando atención a todas las advertencias y precauciones" (buenas prácticas de uso de cosméticos).

En la ficha apunta, por tanto:

• Fecha de la última prueba de sensibilidad, producto probado, resultado y quién la hizo.
• Si alguna vez ha tenido picor, enrojecimiento o hinchazón después de un tinte, y con qué producto.
• Si se ha hecho un tatuaje temporal de henna negra.
• Avisos técnicos que condicionan el trabajo: alisado o permanente reciente, henna en el pelo, tinte doméstico en los últimos meses.

Ojo con el alcance: "reacción al tinte en 2024" es un dato relativo a la salud, y el RGPD define esos datos como los "relativos a la salud física o mental de una persona física" (artículo 4.15). Escribe lo justo para trabajar con seguridad, nada más, y mira en la guía del RGPD cómo tratarlo. Para servicios con más riesgo (decoloraciones fuertes, alisados), además de la ficha conviene un documento firmado: lo explica la guía sobre el consentimiento informado en la peluquería.

6. Productos en casa y recomendaciones

Qué champú y mascarilla usa, si se plancha a diario, si se ha teñido en casa desde la última visita. No es para vender: es diagnóstico. Un tinte de supermercado, restos de henna o un producto con metales cambian cómo reacciona el pelo a tu fórmula. Después, una línea con lo que le recomendaste y lo que se llevó. En la siguiente visita sabrás si le funcionó, y la venta de producto sale sola, sin presionar.

7. Notas de conversación: con cabeza

"Su hija se casa en junio", "empieza en un trabajo nuevo en septiembre", "le gusta el café con leche". Dos líneas al terminar la cita, y en la siguiente visita preguntas por la boda. Esto fideliza más que cualquier descuento.

La regla para este bloque: escribe como si la clienta fuera a leer la ficha, porque puede pedirla. El RGPD le reconoce el derecho de acceso a sus datos, y una nota tipo "pesada" o "siempre regatea" no la querrías explicar. Nada de opiniones, nada de comentarios sobre otras clientas, nada de problemas familiares o de salud que no cambien cómo trabajas su pelo.

8. Fotos: solo con permiso

Una foto del resultado, junto a la fórmula, vale más que tres líneas de descripción, sobre todo en mechas y balayage. Pero una foto es un dato personal: pide permiso antes de hacerla, apunta en la ficha que lo tienes y guárdala en el sistema de la peluquería, no en el móvil personal de cada peluquera. Usarla en Instagram es otra cosa y necesita otro permiso, el que se explica en la guía sobre publicar fotos de clientas en las redes sociales de la peluquería.

9. Próxima cita y seguimiento

El último bloque se rellena al cobrar: ritmo de retoque ("raíz cada cinco semanas"), fecha propuesta y si la cita quedó reservada o solo apuntada como idea. Proponer la siguiente cita en el sillón es la forma más barata de llenar la agenda, y el resto de técnicas (correo de agradecimiento, aviso a las ocho semanas, recuperar a quien lleva meses sin venir) están en la guía sobre cómo fidelizar a las clientas de la peluquería.

Ejemplo de ficha rellenada

Un ejemplo hipotético, con nombres inventados, en una peluquería de barrio de Zaragoza con dos peluqueras:

Laura G. · móvil y correo apuntados · avisos por correo · habitual: Marta · alta 12/02

Preferencias: raya al lado izquierdo, flequillo abierto, no bajar de los hombros. Secador en casa, plancha dos veces por semana. Agua templada, cuero cabelludo sensible. Prefiere leer. Los jueves sale a las 18:00 en punto.

Historial: 12/02 corte + color (Marta, 62 €) · 20/03 retoque raíz (Marta, 38 €) · 24/04 retoque raíz + mechas (Lucía, 85 €, llegó 15 min tarde) · 05/06 corte (Marta, 24 €) · 03/10 retoque raíz + babylights (Marta, 85 €).

Ficha técnica (03/10, Marta): base 6, 40 % canas en sienes, medios porosos. Raíz: 7.3 + 7.0 a partes iguales, 60 g, 20 vol. 1:1,5, 35 min; estirado a medios 10 min. Babylights frontal: polvo decolorante 20 vol., 40 min, nivel 9; matiz 9.1 tono sobre tono 15 min. Resultado: cobertura buena, un punto cálido. Próxima vez: 7.1 en lugar de 7.0.

Prueba de sensibilidad: 01/10, producto de la gama permanente usada, sin reacción, la hizo Marta. Sin reacciones anteriores. Sin henna.

Productos: champú de supermercado, mascarilla de la peluquería. Recomendado protector térmico; se lo llevó el 03/10.

Notas: su hija se casa en junio; quiere un color "que se vea cuidado" en las fotos.

Próxima cita: retoque de raíz en cinco semanas, reservada el 07/11 a las 16:30.

Toda la ficha cabe en una cara. Y se lee en treinta segundos antes de que Laura se siente.

Cómo rellenar la ficha en el sillón en dos minutos

Una ficha que se rellena "luego" no se rellena. El método que funciona reparte el trabajo en tres momentos cortos:

1. Antes de que se siente (30 segundos). Lee la ficha: preferencias, "próxima vez" de la última fórmula, notas. Llegas al sillón sabiendo qué preguntar.
2. Mientras mezclas (1 minuto). Escribe la fórmula en el momento de pesarla, con los gramos reales, y el tiempo cuando pongas el reloj. Es la única forma de que lo escrito sea lo que hiciste.
3. Al cobrar (30 segundos). Tres líneas: resultado y "próxima vez", una nota de conversación, la siguiente cita.

Tres hábitos de equipo que lo mantienen vivo: la ficha la escribe quien hizo el servicio, no la recepción; las abreviaturas se acuerdan y se apuntan en una hoja a la vista (R = raíz, MP = medios y puntas, TsT = tono sobre tono); y una vez a la semana alguien dedica diez minutos a revisar las fichas del día con la fórmula vacía.

¿Ficha en papel, hoja de cálculo o programa de citas?

Las tres opciones funcionan si se usan. Lo que cambia es lo que cuesta buscar, compartir y proteger:

Lo que mejor funciona en una peluquería pequeña es un reparto claro: los bloques 1, 3 y 9 (contacto, historial, próxima cita) en el programa de citas, porque ahí se generan solos; la ficha técnica de color donde el programa te lo permita y, si no, en una ficha de papel o una hoja controlada, con el mismo nombre que en el programa para encontrarla al instante. Si todavía lo llevas todo en una libreta, la guía para pasar de la agenda de papel a una agenda online explica cómo hacer el cambio sin perder el histórico.

Sea cual sea el soporte, recuerda que una ficha de cliente es un fichero de datos personales: tiene que estar fuera de la vista de otras clientas, con acceso solo para quien lo necesita, y el equipo tiene que saber que esas fichas son de la peluquería, no de cada peluquera.

Qué no apuntar nunca en una ficha de cliente

Tan importante como la plantilla es la lista de lo que se queda fuera:

• Datos de salud que no cambian cómo trabajas su pelo. Una reacción a un tinte, sí; medicación, diagnósticos o "está pasando una depresión", no.
• Opiniones. "Difícil", "tacaña", "pesada". Hechos sí ("cambió la cita dos veces"), juicios no.
• Datos de otras personas. Lo que te cuenta de su vecina, de su marido o de otra clienta no va en su ficha ni en ninguna.
• Documentos que no necesitas. DNI, dirección sin motivo, fotos sin permiso.
• Copias en móviles personales. Fotos de clientas en el WhatsApp de cada peluquera, listas de teléfonos en el móvil de una empleada. Cuando esa persona se va, los datos se van con ella.

El motivo no es solo legal, aunque el RGPD exige minimizar los datos y conservarlos "no más tiempo del necesario" (artículo 5.1 e). Es práctico: una ficha corta y limpia se lee en treinta segundos; una ficha llena de ruido no la lee nadie. Qué plazo de conservación fijar, qué informar en el alta y cómo atender una petición de acceso o de borrado está en la guía del RGPD enlazada al principio.

La ficha de cliente en ViteUneCoupe: qué hace y qué no

ViteUneCoupe es un software de reservas para peluquerías con un plan gratuito sin límite de tiempo: reservas online ilimitadas con 0 % de comisión, siempre, página de reservas propia, catálogo de servicios, horarios del equipo, calendario y una base de datos de clientes con buscador. La ficha de cada clienta guarda su nombre y apellidos, móvil y correo, y el historial se rellena solo con cada cita, reservada online o apuntada desde la agenda: fecha y hora, servicio, peluquera, estado (confirmada, cancelada, no acudió) y precio, con el recuento de citas confirmadas y de plantones. Es decir, los bloques 1, 3 y 9 de esta plantilla, sin escribir nada.

Lo que no tiene, dicho claramente: hoy la ficha de ViteUneCoupe no incluye un campo de notas, de fórmula de color ni de fotos. La ficha técnica (bloques 4 a 8) la llevas aparte, en una ficha de papel o una hoja de cálculo, con el mismo nombre de clienta que en el programa. Los recordatorios y el correo de agradecimiento después de la cita, que ayudan a que la clienta vuelva, van en el plan Standard, desde 29 € sin IVA al mes y sin permanencia. Si lo que necesitas es una ficha con notas, fotos y consentimientos firmados dentro del mismo programa, otros programas españoles como Koibox lo ofrecen en sus fichas de cliente; a cambio, suelen reservar la reserva online de la clienta para sus planes de pago.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos debe tener la ficha de un cliente de peluquería?

Lo mínimo: nombre y apellidos, móvil, correo y peluquera habitual. Lo útil: preferencias, historial de servicios, ficha técnica de color, fecha y resultado de la prueba de sensibilidad, productos que usa en casa, dos líneas de conversación y la próxima cita. Lo que no: DNI, dirección sin motivo, datos de salud que no afecten al servicio y opiniones.

¿Qué se apunta en la ficha técnica de color?

Fecha y peluquera, diagnóstico (base, canas, estado del pelo), técnica, marca y gama, tonos con gramos, oxidante en volúmenes y proporción, tiempos de exposición, decoloración y matiz si los hay, resultado y qué cambiarías la próxima vez. Siempre lo que hiciste de verdad, escrito mientras mezclas.

¿Hay que anotar la prueba de sensibilidad en la ficha?

Sí: fecha, producto, resultado y quién la hizo. El etiquetado europeo de los tintes de oxidación advierte de reacciones alérgicas graves y pide leer y seguir las instrucciones, y son las instrucciones del fabricante las que fijan la prueba (normalmente 48 horas antes). La ficha es tu prueba de que se hizo.

¿Puedo guardar las alergias de una clienta en su ficha?

Puedes guardar lo necesario para trabajar con seguridad, por ejemplo una reacción anterior a un tinte, porque es información que cambia lo que puedes hacer. Es un dato relativo a la salud según el RGPD, así que apunta solo lo imprescindible, limita quién lo ve y sigue las pautas de la guía sobre el RGPD y la ficha de clientes.

¿Puedo hacer fotos a mis clientas para la ficha?

Sí, con su permiso, apuntándolo en la ficha y guardando la foto en el sistema de la peluquería, no en móviles personales. Publicarla en redes sociales necesita un permiso aparte y por escrito.

¿Cuánto tiempo guardo la ficha de una clienta que ya no viene?

El RGPD no fija un número de años: pide no conservar los datos más tiempo del necesario para la finalidad. Lo práctico es fijar un plazo por escrito (por ejemplo, un tiempo razonable desde la última visita), aplicarlo cada año y borrar antes si la clienta lo pide. La guía del RGPD para la ficha de clientes entra en el detalle.